安全保衛(wèi)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全保衛(wèi)工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效防范各類安全事故和風(fēng)險(xiǎn)，保障公司人員、財(cái)產(chǎn)及運(yùn)營(yíng)秩序的安全，特制定本安全保衛(wèi)檔案制度。本制度旨在通過(guò)對(duì)安全保衛(wèi)工作相關(guān)文件、資料、記錄等進(jìn)行系統(tǒng)、全面的管理，為公司安全決策提供依據(jù)，為安全保衛(wèi)工作的持續(xù)改進(jìn)提供支持。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的安全保衛(wèi)檔案管理工作。涵蓋公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)、員工宿舍等各類場(chǎng)所的安全保衛(wèi)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映安全保衛(wèi)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理與安全保衛(wèi)工作相關(guān)的各類文件、資料和記錄，保證檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，分類清晰，便于查詢和使用。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、敏感信息的安全保衛(wèi)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.規(guī)范化原則：遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）安全保衛(wèi)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定安全保衛(wèi)檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.定期對(duì)安全保衛(wèi)檔案進(jìn)行分類、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理。5.對(duì)涉及安全保衛(wèi)工作的重大事件、重要決策等檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，及時(shí)更新和補(bǔ)充相關(guān)信息。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門安全保衛(wèi)相關(guān)文件、資料和記錄的收集、整理，并定期移交至安全保衛(wèi)部門。2.配合安全保衛(wèi)部門做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對(duì)本部門產(chǎn)生的安全保衛(wèi)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案整齊有序。3.做好檔案的存儲(chǔ)、保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為檔案查閱人員提供服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類安全保衛(wèi)檔案分為以下幾類：1.安全管理制度類：包括公司安全保衛(wèi)工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。2.安全檢查記錄類：涵蓋日常安全檢查、專項(xiàng)安全檢查、季節(jié)性安全檢查等各類檢查記錄。檢查記錄應(yīng)包括檢查時(shí)間地點(diǎn)、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改情況等詳細(xì)信息。3.安全培訓(xùn)記錄類：包含公司組織的各類安全保衛(wèi)培訓(xùn)活動(dòng)記錄，如培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、培訓(xùn)效果評(píng)估等。4.安全設(shè)施設(shè)備檔案類：記錄公司安全設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、安裝、維護(hù)、維修等情況，包括設(shè)備清單、技術(shù)資料、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。5.安全事件檔案類：對(duì)公司發(fā)生的各類安全事件進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、原因分析、處理結(jié)果等。對(duì)于重大安全事件，還應(yīng)包括事件報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告、責(zé)任認(rèn)定等相關(guān)文件。6.人員信息檔案類：涉及公司安全保衛(wèi)人員的基本信息、培訓(xùn)記錄、考核情況、獎(jiǎng)懲記錄等。7.外來(lái)人員與車輛管理檔案類：記錄外來(lái)人員和車輛進(jìn)入公司的登記信息、出入時(shí)間、事由等，以及相關(guān)的審批文件。8.安全保衛(wèi)工作會(huì)議記錄類：包括公司安全保衛(wèi)工作會(huì)議、專題會(huì)議等的會(huì)議紀(jì)要、決議等文件。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位字母表示，如“AZ”表示安全管理制度類，“BJ”表示安全檢查記錄類等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從“0001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2023年的安全管理制度文件，其編號(hào)為“2023AZ0001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的安全保衛(wèi)相關(guān)文件、資料和記錄收集齊全，確保無(wú)遺漏。2.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門的安全檢查通知、行業(yè)協(xié)會(huì)的安全標(biāo)準(zhǔn)文件等，應(yīng)及時(shí)收集并移交至安全保衛(wèi)部門。3.安全保衛(wèi)部門應(yīng)定期主動(dòng)收集各類安全保衛(wèi)檔案，確保檔案的及時(shí)歸檔。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持完整性，對(duì)文件資料進(jìn)行排序、編號(hào)、編目等處理。對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和查詢追溯。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、類別、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將檔案按照編號(hào)順序裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。3.將檔案存放在專門的檔案庫(kù)房或檔案柜中，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）保管期限安全保衛(wèi)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)分為以下三類：1.永久保管：涉及公司重大安全決策、重要安全事件、長(zhǎng)期有效的安全管理制度等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：一般安全檢查記錄、安全培訓(xùn)記錄、安全設(shè)施設(shè)備檔案等，保管期限為[X]年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.短期保管：外來(lái)人員與車輛管理檔案等，保管期限為[X]年。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案不受損壞。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境。溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全保衛(wèi)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱安全保衛(wèi)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案按時(shí)歸還。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損、拆卷等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理借閱注銷手續(xù)。（三）保密要求1.對(duì)于涉及公司機(jī)密、敏感信息的安全保衛(wèi)檔案，查閱和借閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在查閱和借閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容可能涉及保密事項(xiàng)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)提醒查閱和借閱人員注意保密，并采取相應(yīng)的防范措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定程序1.定期對(duì)已到保管期限的安全保衛(wèi)檔案進(jìn)行鑒定，由安全保衛(wèi)部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。在銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。3.銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門備案。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立安全保衛(wèi)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便公司內(nèi)部人員查詢和使用檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容準(zhǔn)確錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于檔案信息的變更，如保管期限調(diào)整、內(nèi)容補(bǔ)充等，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行修改。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行