物品檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司物品檔案的管理，確保物品檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于物品的合理使用、維護(hù)、調(diào)配和處置，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、設(shè)備器材等各類物品檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：物品檔案應(yīng)如實(shí)反映物品的原始信息、使用情況、維護(hù)記錄等。2.完整性原則：涵蓋物品從采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、使用、維護(hù)、調(diào)配到報(bào)廢等全過(guò)程的相關(guān)資料。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免錯(cuò)誤記錄導(dǎo)致管理混亂。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的物品檔案信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、物品檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.固定資產(chǎn)：?jiǎn)蝺r(jià)在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用年限超過(guò)一年的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。2.低值易耗品：?jiǎn)蝺r(jià)未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但使用年限在一年以內(nèi)的物品，如辦公家具、小型工具等。3.辦公用品：日常辦公所需的各類用品，如文具、紙張、耗材等。4.設(shè)備器材：用于生產(chǎn)、研發(fā)、檢測(cè)等工作的專業(yè)性設(shè)備和器材。（二）編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，確保物品編號(hào)的唯一性。編號(hào)應(yīng)包含物品類別代碼、年份代碼、順序號(hào)等信息。2.例如，固定資產(chǎn)編號(hào)為：G20XXXXXX，其中“G”代表固定資產(chǎn)類別，“20XX”表示購(gòu)置年份，“XXXX”為順序號(hào)。3.低值易耗品編號(hào)為：D20XXXXXX，辦公用品編號(hào)為：B20XXXXXX，設(shè)備器材編號(hào)為：S20XXXXXX，依此類推。三、物品檔案的內(nèi)容（一）固定資產(chǎn)檔案1.采購(gòu)文件：包括采購(gòu)合同、發(fā)票、采購(gòu)申請(qǐng)審批表等。2.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收單等，記錄物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。3.入庫(kù)憑證：入庫(kù)單，注明入庫(kù)日期、存放地點(diǎn)等。4.使用部門(mén)及責(zé)任人：明確使用該固定資產(chǎn)的部門(mén)和具體責(zé)任人。5.維護(hù)保養(yǎng)記錄：包括定期維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修記錄等，記錄維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維修情況等。6.調(diào)配記錄：如有調(diào)配情況，記錄調(diào)配日期、調(diào)入調(diào)出部門(mén)、物品編號(hào)等。7.報(bào)廢處置記錄：報(bào)廢申請(qǐng)審批表、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。（二）低值易耗品檔案1.采購(gòu)文件：采購(gòu)合同、發(fā)票、采購(gòu)申請(qǐng)審批表等。2.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收單。3.入庫(kù)憑證：入庫(kù)單。4.領(lǐng)用記錄：領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量等。5.報(bào)廢處置記錄：報(bào)廢申請(qǐng)審批表、報(bào)廢處理記錄。（三）辦公用品檔案1.采購(gòu)文件：采購(gòu)合同、發(fā)票、采購(gòu)申請(qǐng)審批表等。2.入庫(kù)憑證：入庫(kù)單。3.領(lǐng)用記錄：領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量等。4.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄：定期盤(pán)點(diǎn)記錄，確保辦公用品數(shù)量準(zhǔn)確。（四）設(shè)備器材檔案1.采購(gòu)文件：采購(gòu)合同、發(fā)票、采購(gòu)申請(qǐng)審批表等。2.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收單。3.安裝調(diào)試記錄：記錄設(shè)備器材的安裝調(diào)試過(guò)程、調(diào)試結(jié)果等。4.操作手冊(cè)：設(shè)備器材的操作說(shuō)明書(shū)、使用指南等。5.維護(hù)保養(yǎng)記錄：定期維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修記錄等。6.使用記錄：使用時(shí)間、使用人員、使用情況等。7.升級(jí)改造記錄：如有升級(jí)改造，記錄改造內(nèi)容、改造時(shí)間、改造效果等。8.報(bào)廢處置記錄：報(bào)廢申請(qǐng)審批表、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。四、物品檔案的建立與收集（一）采購(gòu)環(huán)節(jié)采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)物品后，應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)合同、發(fā)票、采購(gòu)申請(qǐng)審批表等相關(guān)文件提交給檔案管理部門(mén)。（二）驗(yàn)收環(huán)節(jié)驗(yàn)收部門(mén)完成驗(yàn)收工作后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收單等驗(yàn)收記錄提交給檔案管理部門(mén)。（三）入庫(kù)環(huán)節(jié)倉(cāng)庫(kù)管理人員在物品入庫(kù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)入庫(kù)單，并將入庫(kù)單提交給檔案管理部門(mén)。（四）使用環(huán)節(jié)使用部門(mén)及責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)記錄物品的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等，并定期將相關(guān)記錄提交給檔案管理部門(mén)。（五）其他環(huán)節(jié)對(duì)于物品的調(diào)配、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)文件和記錄，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)整理并提交給檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物品檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所收集的檔案資料，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。五、物品檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員收到物品檔案資料后，應(yīng)按照物品類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。3.檢查檔案資料的完整性，對(duì)于缺失的資料應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通補(bǔ)充。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊、美觀。（二）歸檔1.根據(jù)物品檔案的分類，將整理好的檔案資料分別歸入相應(yīng)的檔案柜或電子檔案庫(kù)中。2.在檔案柜或電子檔案庫(kù)中建立索引目錄，便于快速查找和檢索檔案資料。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。六、物品檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.對(duì)檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，并按照檔案類別、年份等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引目錄，方便快速檢索。3.對(duì)于重要的物品檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)可以采用磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種介質(zhì)，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。七、物品檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物品檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《物品檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上人員有權(quán)查閱本部門(mén)及下屬部門(mén)的物品檔案。3.其他人員查閱物品檔案需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《物品檔案查閱申請(qǐng)表》，提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱物品檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《物品檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上人員有權(quán)借閱本部門(mén)及下屬部門(mén)的物品檔案。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.其他人員借閱物品檔案需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)《物品檔案借閱申請(qǐng)表》，提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，如涉及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的，借閱人員需將申請(qǐng)表提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。4.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱日期、借閱人員、借閱檔案清單、歸還日期等。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案資料。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案資料的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。如需延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)延期，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。7.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、物品檔案的保密管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的物品檔案信息予以保密。2.對(duì)檔案保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。4.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱和借閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。（二）保密責(zé)任1.查閱和借閱物品檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.如因工作需要對(duì)外提供物品檔案信息的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與接收方簽訂保密協(xié)議。3.如發(fā)現(xiàn)物品檔案信息泄露的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門(mén)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)泄露信息的責(zé)任人員，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。九、物品檔案的銷毀（一）銷毀條件1.物品已達(dá)到報(bào)廢年限且無(wú)使用價(jià)值。2.物品因損壞、丟失等原因無(wú)法繼續(xù)使用且無(wú)修復(fù)價(jià)值。3.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因不再需要的物品。（二）銷毀流程1.使用部門(mén)或保管部門(mén)填寫(xiě)《物品檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀物品的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交給檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)銷毀的物品檔案進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)符合銷毀條件后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.