檔案開放制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案開放工作，保障檔案信息的合理利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展、決策支持、歷史研究等方面的作用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部所有涉及檔案管理與開放的部門、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理和信息公開的法律法規(guī)，確保檔案開放工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開放過程中，始終將檔案信息安全和保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：以滿足公司/組織內(nèi)部工作需求、社會(huì)合理利用為導(dǎo)向，促進(jìn)檔案資源的有效開發(fā)和利用。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案開放工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案開放工作有序進(jìn)行。二、檔案開放的范圍與條件（一）開放范圍1.歷史檔案：反映本公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等具有歷史價(jià)值的檔案。2.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織日常業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.人事檔案：在符合相關(guān)規(guī)定和程序的前提下，涉及員工基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等部分可開放的內(nèi)容。4.其他檔案：經(jīng)公司/組織研究決定可以開放的其他各類檔案。（二）開放條件1.檔案形成已滿一定期限，且不屬于國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的保密范圍。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已完成或處理完畢，不存在影響檔案開放的敏感信息。3.經(jīng)過必要的整理、鑒定和審核程序，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整、可用。三、檔案開放的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體及方式1.公司/組織內(nèi)部部門因工作需要申請(qǐng)檔案開放的，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案開放申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)開放檔案的名稱、數(shù)量、用途以及查閱時(shí)間等信息。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因申請(qǐng)檔案開放的，需提交正式的申請(qǐng)函，說明申請(qǐng)目的、所需檔案內(nèi)容以及保密承諾等，并填寫《檔案開放申請(qǐng)表》。3.申請(qǐng)方式可采用紙質(zhì)申請(qǐng)或電子申請(qǐng)，通過公司/組織指定的檔案管理部門或系統(tǒng)進(jìn)行提交。（二）審批流程1.初審：檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料的完整性、合規(guī)性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)主體資格、申請(qǐng)用途合理性、檔案是否符合開放條件等。如初審?fù)ㄟ^，進(jìn)入復(fù)審環(huán)節(jié)；如初審不通過，應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)主體并說明原因。2.復(fù)審：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及保密管理部門負(fù)責(zé)人組成復(fù)審小組，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行全面審查。復(fù)審小組應(yīng)綜合考慮檔案內(nèi)容的敏感性、對(duì)公司/組織正常運(yùn)營(yíng)的影響以及潛在風(fēng)險(xiǎn)等因素，做出復(fù)審決定。3.審批決定：根據(jù)復(fù)審結(jié)果，由公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)做出最終審批決定。審批通過的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為申請(qǐng)主體提供檔案查閱服務(wù)；審批不通過的，應(yīng)向申請(qǐng)主體說明理由，并告知其申訴渠道。四、檔案開放的查閱與利用（一）查閱場(chǎng)所與方式1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案的，應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行。查閱場(chǎng)所應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保查閱環(huán)境安全、舒適。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，原則上應(yīng)在檔案管理部門查閱。如有特殊情況需要在其他場(chǎng)所查閱的，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。3.查閱方式可分為現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)制查閱等。現(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序；復(fù)制查閱時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和保密要求，按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并由檔案管理人員對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和蓋章確認(rèn)。（二）利用限制與要求1.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、標(biāo)注、損毀、抽取、撤換或丟失檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得將檔案信息用于申請(qǐng)用途以外的其他目的，不得擅自向第三方提供檔案信息。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度的要求進(jìn)行管理和利用，嚴(yán)格限制查閱范圍和使用方式。4.利用檔案形成的相關(guān)記錄，如查閱登記表、復(fù)制清單等，應(yīng)妥善保存，以備查考。五、檔案開放的安全與保密管理（一）安全保障措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。2.采用先進(jìn)的檔案信息安全技術(shù)手段，如加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取、篡改或丟失。3.定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并按照規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）保密管理要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及保密信息的檔案，應(yīng)設(shè)置專門的保管區(qū)域，實(shí)行專人專管。查閱利用此類檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并采取必要的保密措施，如限定查閱人員范圍、使用保密設(shè)備等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案開放過程的保密監(jiān)督，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案開放的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案開放工作監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等組成聯(lián)合監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案開放工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案開放申請(qǐng)與審批程序的執(zhí)行情況、查閱利用過程的合規(guī)性、安全保密措施的落實(shí)情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。3.對(duì)檔案開放工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反制度規(guī)定的行為，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督與評(píng)估1.積極接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門以及社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)整改存在的問題。2.定期委托專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案開放工作進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果不斷完善檔案開放制度和工作流程，提高檔案開放工作水平。七、檔案開放的信息化管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、流程控制、安全審計(jì)等功能，確保檔案開放工作的信息化、規(guī)范化。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)與公司/組織內(nèi)部其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與協(xié)同，提高工作效率和決策支持能力。（二）電子檔案開放管理1.制定電子檔案開放的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案的開放范圍、條件、申請(qǐng)審批流程以及查閱利用方式等。2.在確保電子檔案信息安全和保密的前提下，為用戶提供便捷的電子檔案查閱利用服務(wù)。如采用在線查閱、遠(yuǎn)程傳輸?shù)确绞?，滿足不同用戶的需求。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。電子檔案的開放利用應(yīng)與元數(shù)據(jù)的管理相結(jié)合，保證檔案信息的可追溯性。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度應(yīng)根