檔案制度建設(shè)方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案制度建設(shè)方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門(mén)應(yīng)確保本部門(mén)形成的檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門(mén)移交檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案的損壞、丟失和霉變。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作，按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，并做好檔案銷毀的登記工作。4.積極為公司各部門(mén)和員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，根據(jù)公司需要，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司決策提供依據(jù)。6.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種門(mén)類和載體的材料。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等個(gè)人檔案。4.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案等專業(yè)檔案。5.公司的工程檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等項(xiàng)目檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，制成材料和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求。3.電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，以維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌為出發(fā)點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明，并永久保存銷毀清冊(cè)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制、摘錄檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位或個(gè)人借閱公司檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，方可借閱。3.外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供服務(wù)，并進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)形成的檔案向檔案管理部門(mén)移交。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)等處理，確保檔案的規(guī)范管理。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）主要任務(wù)1.對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.數(shù)據(jù)采集階段：組織開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作，采集檔案數(shù)據(jù)。3.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段：按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。4.系統(tǒng)測(cè)試與上線階段：對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。測(cè)試通過(guò)