施工現(xiàn)場檔案制度一、總則（一）目的為加強施工現(xiàn)場檔案管理，確保檔案資料的真實、完整、準確、有效和及時歸檔，提高項目管理水平，為項目建設(shè)、運營及后續(xù)維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有施工現(xiàn)場的檔案管理工作，包括新建、改建、擴建等各類工程項目。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映施工現(xiàn)場的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋施工全過程的各類文件、資料，確保無遺漏。3.準確性原則：數(shù)據(jù)、信息準確無誤，表述清晰規(guī)范。4.及時性原則：隨工程進度同步整理、歸檔，不得積壓。5.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）項目經(jīng)理職責(zé)1.全面負責(zé)施工現(xiàn)場檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作與項目施工同步推進。2.審核檔案管理工作計劃與方案，保障其符合項目整體要求。3.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時解決存在的問題。（二）項目技術(shù)負責(zé)人職責(zé)1.指導(dǎo)檔案管理人員收集、整理、分類工程技術(shù)資料，確保資料的準確性和完整性。2.對重要技術(shù)文件、變更資料等進行審核把關(guān)，保證其符合技術(shù)規(guī)范和要求。3.參與檔案的歸檔工作，提供技術(shù)方面的支持與指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)制定檔案管理工作計劃，明確各階段檔案管理工作任務(wù)和要求。2.按照檔案管理規(guī)范，及時收集、整理、分類、編目、裝訂施工現(xiàn)場各類檔案資料。3.建立檔案臺賬，對檔案的收、發(fā)、存情況進行詳細記錄，確保檔案資料可追溯。4.負責(zé)檔案的存儲保管，保證檔案存放安全，防止損壞、丟失。5.為項目各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記手續(xù)。（四）各部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門：負責(zé)提供施工技術(shù)文件、圖紙、變更通知等資料，并確保其準確性和完整性。2.物資設(shè)備部門：提供物資采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備運行記錄等檔案資料。3.質(zhì)量安全部門：整理質(zhì)量檢驗報告、安全檢查記錄、事故處理文件等相關(guān)檔案。4.施工班組：負責(zé)及時提交施工過程中的原始記錄、施工日志等資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、工程變更文件、施工日志等。3.工程質(zhì)量文件：原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.工程安全文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報告及處理文件等。5.工程進度文件：工程進度計劃、進度報表、工程延期申請及批復(fù)等。6.工程造價文件：工程預(yù)算書、工程結(jié)算書、費用變更文件等。7.工程合同文件：工程總承包合同、分包合同、采購合同、租賃合同等。8.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“工程名稱分類代碼流水號”的形式。例如：[項目名稱]QT001，其中“QT”為前期文件分類代碼，001為流水號。具體分類代碼如下：1.工程前期文件（QT）2.施工技術(shù)文件（JS）3.工程質(zhì)量文件（ZL）4.工程安全文件（AQ）5.工程進度文件（JD）6.工程造價文件（ZC）7.工程合同文件（HT）8.工程竣工驗收文件（YS）流水號按照檔案形成的先后順序依次編排。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門及人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料，并定期移交檔案管理人員。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于外來文件，如設(shè)計變更通知、監(jiān)理指令等，應(yīng)及時簽收、登記，并交檔案管理人員統(tǒng)一管理。（二）整理方法1.按照檔案分類標準，對收集到的資料進行分類。2.同一類別的檔案資料，按照時間順序或重要程度進行排序。3.對每份檔案資料進行編號，并編制目錄清單附于卷首。4.對破損、褪色的檔案資料進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案資料進行審核，確保資料齊全、完整、準確。2.將審核合格的檔案資料按照類別、年度、項目進行裝訂成冊，并裝入檔案盒。3.在檔案盒上標明檔案類別、項目名稱、年度、起止日期、保管期限等信息。4.將裝訂好的檔案資料存入檔案庫，并按照檔案編號順序上架排列。（二）保管期限1.永久保存：工程前期文件、工程竣工驗收文件等重要檔案資料。2.長期保存（1020年）：施工技術(shù)文件、工程質(zhì)量文件、工程安全文件等對工程建設(shè)有重要參考價值的數(shù)據(jù)資料。3.短期保存（5年以下）：工程進度文件、工程造價文件等時效性較強的資料。（三）保管環(huán)境1.檔案庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架上，避免直接接觸地面和墻壁。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，在檔案庫內(nèi)查找相應(yīng)檔案資料，并在指定地點供查閱人員查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞，嚴禁擅自將檔案帶出檔案庫。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案資料的完整性和準確性。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱申請表進行審核，確保借閱理由合理、借閱期限符合規(guī)定。3.借閱人員需在檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫1.利用信息化技術(shù)，建立施工現(xiàn)場檔案信息數(shù)據(jù)庫，將各類檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便檔案管理人員和相關(guān)人員進行操作和使用。（二）檔案數(shù)字化處理1.對重要的紙質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化處理，通過掃描、圖像處理等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲在檔案信息數(shù)據(jù)庫中。2.數(shù)字化處理后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進行分類、編號、存儲。3.建立電子檔案備份制度，定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息化安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.采取防火墻、加密技術(shù)、防病毒軟件等安全措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且確無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)，且無利用價值的。3.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員定期對到期檔案進行清查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)項目技術(shù)負責(zé)人審核、項目