部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為部門各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門各科室及全體員工在工作中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本部門檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)部門檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作的組織實(shí)施。3.對各科室檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。5.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。對破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。5.積極為部門各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。6.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）各科室職責(zé)1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保本科室檔案的及時(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，做好本科室檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，保證檔案的規(guī)范整理。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)交檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔，不得自行留存或銷毀。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件材料。3.各類會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要以及會(huì)議形成的決議、決定等。4.業(yè)務(wù)工作中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、技術(shù)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查研究報(bào)告等。5.人事檔案，包括員工的入職登記表、履歷表、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄、工資變動(dòng)等資料。6.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。8.其他與本部門工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的材料，保證收集的檔案質(zhì)量。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。對于重要文件的復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。（三）整理原則1.文件材料應(yīng)按照形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件的歷史原貌，便于保管和利用。3.分類應(yīng)科學(xué)合理，層次分明，便于查找和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，采用“件”裝盒的整理方法。每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。對每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件盒脊背和備考表，將整理好后的文件裝入檔案盒。2.人事檔案整理：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將員工檔案材料進(jìn)行分類整理。分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料與培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料、工資任免出國材料等十大類，按照檔案編號(hào)順序排列，裝入檔案袋，并填寫檔案目錄。3.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。賬簿應(yīng)按年度整理，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度等內(nèi)容。報(bào)表應(yīng)按年度整理，加具封面，注明單位名稱、報(bào)表名稱以及所屬年度等內(nèi)容。將整理好的財(cái)務(wù)檔案分別裝入檔案盒，并填寫檔案目錄。4.設(shè)備檔案整理：按照設(shè)備型號(hào)進(jìn)行分類，將設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等相關(guān)材料集中在一起，建立設(shè)備檔案卷，編寫卷內(nèi)目錄，逐份材料編號(hào)、裝訂，裝入檔案盒。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因意外事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和利用。3.對重要的實(shí)物檔案，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，應(yīng)設(shè)立專門的陳列室或?qū)９襁M(jìn)行保管，并做好登記和標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括：本部門制定的重要規(guī)章制度、年度工作總結(jié)、長遠(yuǎn)規(guī)劃、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料；上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本部門主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件；反映本部門主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料；重要的合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案等。3.保管期限為30年的檔案主要包括：本部門一般性的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料；上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本部門主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的一般性文件；業(yè)務(wù)工作中形成的重要文件材料；人事檔案中的部分重要考核材料等。4.保管期限為10年的檔案主要包括：本部門一般性的文件材料；上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本部門主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的一般性文件；業(yè)務(wù)工作中形成的一般性文件材料；人事檔案中的部分一般性考核材料等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.對電子檔案要定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本部門的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各科室負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式特征，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史聯(lián)系、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔保管。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本部門員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要，依法查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：本部門員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、年度、保管期限、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。外單位借閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照本部門員工借閱檔案的程序辦理借閱手續(xù)。司法機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員協(xié)助查閱、借閱，并做好登記工作。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為部門各項(xiàng)工作提供便捷的信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：選用適合本部門檔案管理需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全措施，