檔案制度宣講總則目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案信息的可靠性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)保持其完整性和系統(tǒng)性，全面反映公司/組織工作的各個(gè)方面，避免出現(xiàn)檔案缺失或不連貫的情況。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管。檔案管理部門(mén)職責(zé)檔案管理部門(mén)的設(shè)置公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。檔案管理部門(mén)的職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理：負(fù)責(zé)收集公司/組織各部門(mén)形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案的保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.檔案的鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行銷毀。5.檔案的統(tǒng)計(jì)與利用：建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和水平。7.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案工作：對(duì)公司/組織內(nèi)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門(mén)檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，確保各部門(mén)檔案工作符合公司/組織檔案管理制度的要求。檔案的分類與編號(hào)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政類檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、質(zhì)量管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目類檔案：針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類項(xiàng)目，設(shè)立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像類檔案：包括公司/組織的照片、錄音、錄像等聲像資料，記錄公司/組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等情況。5.實(shí)物類檔案：如公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。檔案編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：檔案編號(hào)采用層次編碼法，由全宗號(hào)、年度號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、保管期限號(hào)、件號(hào)或卷號(hào)等組成。2.全宗號(hào)：為公司/組織的唯一標(biāo)識(shí)代碼，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.類別號(hào)：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用大寫(xiě)字母或數(shù)字表示各類檔案的類別，如“A”表示行政類檔案，“B”表示業(yè)務(wù)類檔案等。5.項(xiàng)目號(hào)：針對(duì)項(xiàng)目類檔案，按照項(xiàng)目名稱或項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行編制，以便區(qū)分不同項(xiàng)目的檔案。6.保管期限號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案的保管期限，如“10”表示保管期限為10年，“30”表示保管期限為30年，“永久”表示永久保存。7.件號(hào)或卷號(hào)：對(duì)于以件為單位整理的檔案，編每件檔案的順序號(hào)；對(duì)于以卷為單位整理的數(shù)據(jù)，編每卷檔案的順序號(hào)。例如，一份行政類檔案的編號(hào)為：[全宗號(hào)][2023][A][001][30][001]，表示該檔案屬于公司/組織全宗，形成于2023年，行政類檔案，順序號(hào)為001，保管期限為30年，該件檔案在該類別中的順序號(hào)為001。檔案的收集與整理檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告、成果等。4.反映公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)的相關(guān)材料。檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案材料的齊全和真實(shí)。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)采取多種方式進(jìn)行收集，如原件收集、復(fù)印件收集、電子文檔收集等。3.在檔案收集過(guò)程中，要注意對(duì)檔案材料的完整性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充或更正。同時(shí)，要對(duì)檔案材料進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)材料，確保檔案材料的質(zhì)量。檔案整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：對(duì)每一份檔案或每一卷檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面或卷皮上標(biāo)注編號(hào)、類別、年度、保管期限等信息。3.編目裝訂：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用。檔案的保管檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜及防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備、照明設(shè)備等。檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。同時(shí)，要定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題及時(shí)處理。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并異地存放。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.聲像類檔案保管：聲像類檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在專門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄索引。對(duì)于照片檔案，應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片進(jìn)行歸檔，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息；對(duì)于錄音、錄像檔案，應(yīng)標(biāo)注內(nèi)容摘要、錄制時(shí)間、錄制人員等信息。4.實(shí)物類檔案保管：實(shí)物類檔案應(yīng)妥善保管，存放在專門(mén)的展示柜或倉(cāng)庫(kù)中，并建立實(shí)物檔案清單。對(duì)實(shí)物類檔案要定期進(jìn)行檢查，確保實(shí)物的安全和完整。檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、30年等。2.確定檔案保管期限的原則：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。3.檔案保管期限的調(diào)整：隨著時(shí)間的推移和公司/組織工作的發(fā)展，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：檔案對(duì)公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)具有重要影響，或反映公司/組織的重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等，應(yīng)列為重要檔案，予以長(zhǎng)期保存。2.完整性標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容完整，能夠全面反映公司/組織某一時(shí)期或某一業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌，應(yīng)予以保留；對(duì)于內(nèi)容不完整、無(wú)法反映主要情況的檔案，可考慮銷毀。3.現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)：檔案在當(dāng)前或今后一段時(shí)間內(nèi)仍具有利用價(jià)值，能夠?yàn)楣?組織的各項(xiàng)工作提供參考和依據(jù)，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，可進(jìn)行鑒定銷毀。檔案銷毀程序1.提出銷毀意見(jiàn)：檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審查，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)銷：檔案銷毀時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。檔案的統(tǒng)計(jì)與利用檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。3.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)報(bào)送，為公司/組織的檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。檔案利用1.利用范圍：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。2.利用方式：檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。3.利用登記：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考。檔案信息化建設(shè)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門(mén)提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司/組織的信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化過(guò)程應(yīng)確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡(jiǎn)便、功能完善等特點(diǎn)。3.數(shù)據(jù)安全與備份：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。同時(shí)，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。檔案信息化建設(shè)實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟