民進支部檔案制度一、總則（一）目的為加強民進支部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和交流，充分發(fā)揮檔案在支部各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民進支部全體成員及涉及支部工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指民進支部在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：支部檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映支部工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止失密、泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理小組成立以支部主委為組長，副主委為副組長，各委員為成員的檔案管理小組，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督支部檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案利用登記工作。。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理。6.積極開展檔案編研工作，為支部工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級民進組織下發(fā)的各類文件、通知、通報等。2.支部工作計劃、總結(jié)、報告、決議、紀要等。3.支部組織建設(shè)、會員發(fā)展、會員名冊等相關(guān)材料。4.支部開展的各類會議記錄、活動方案、活動照片、視頻等。5.會員的提案、建議、調(diào)研報告等。6.支部與其他單位的往來文件、信函、協(xié)議等。7.支部獲得的榮譽證書、獎牌等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和個人應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員，不得積壓。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為綜合類、組織建設(shè)類、會議活動類、會員工作類、宣傳信息類、參政議政類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，以便查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準確，編號清晰，編目齊全。2.檔案應(yīng)按照類別順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、編號、年度等信息。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類進行存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進行命名和標注。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映支部主要職能活動和歷史面貌的，對支部工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：反映支部一般工作活動，在較長時間內(nèi)對支部工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至5年。3.短期保管的檔案：反映支部局部工作活動，在較短時間內(nèi)對支部工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（四）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本支部成員因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本支部檔案的，須經(jīng)支部主委批準。(二)查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)檔案管理人員審核后，報支部主委批準。3.檔案管理人員根據(jù)批準的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱范圍1.本支部成員因特殊原因需要借閱檔案的，須經(jīng)支部主委批準。2.外單位因工作需要借閱本支部檔案的，須經(jīng)支部主委批準，并辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.經(jīng)檔案管理人員審核后報支部主委批準。3.檔案管理人員根據(jù)批準的申請表，辦理借閱登記手續(xù)，向借閱人提供檔案，并明確告知借閱人應(yīng)遵守的借閱規(guī)定。4.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）查閱、借閱規(guī)定1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上圈劃、涂改、污損。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員，不得轉(zhuǎn)借他人。4.對涉及機密的檔案，查閱、借閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定，由檔案管理小組負責(zé)組織，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。2.鑒定依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合支部工作實際，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)支部主委審核批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)進行信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享。3.加強檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高信息化管理能力。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.采取必要的安全