電站檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電站檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在電站生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電站內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要借閱電站檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)遵循必要、合理、安全的原則，不得隨意擴(kuò)大借閱范圍，不得損害電站利益和檔案的保密性、完整性。3.借閱檔案必須履行相應(yīng)的審批手續(xù)，明確借閱責(zé)任，確保檔案按時(shí)歸還。二、檔案借閱范圍（一）電站建設(shè)檔案包括電站規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、工程建設(shè)項(xiàng)目審批文件、施工圖紙、竣工圖、工程竣工驗(yàn)收文件等，主要供電站建設(shè)管理部門、工程技術(shù)人員以及相關(guān)審計(jì)、監(jiān)督部門查閱，用于工程建設(shè)的參考、審核、驗(yàn)收等工作。（二）設(shè)備檔案涵蓋電站各類設(shè)備的選型、采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、故障維修記錄、設(shè)備更新改造資料等，為設(shè)備管理部門、運(yùn)行人員、檢修人員提供設(shè)備技術(shù)支持和維護(hù)依據(jù)，同時(shí)也可供設(shè)備供應(yīng)商在售后服務(wù)時(shí)查閱相關(guān)資料。（三）生產(chǎn)運(yùn)行檔案包含電站運(yùn)行操作規(guī)程、運(yùn)行日志、發(fā)電生產(chǎn)報(bào)表、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄、電量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、安全生產(chǎn)管理制度、事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等，主要供運(yùn)行部門、安全管理部門、調(diào)度部門等相關(guān)人員查閱，用于指導(dǎo)生產(chǎn)運(yùn)行、分析生產(chǎn)數(shù)據(jù)、保障安全生產(chǎn)以及應(yīng)對(duì)突發(fā)事故。（四）財(cái)務(wù)檔案涉及電站財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等，供財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門以及有財(cái)務(wù)工作需要的其他部門查閱，用于財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)審計(jì)等工作。（五）人力資源檔案包括員工招聘資料、勞動(dòng)合同、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案、薪酬福利資料、人事任免文件等，為人力資源管理部門以及相關(guān)部門在人員管理、調(diào)配、培訓(xùn)、考核等方面提供依據(jù)。三、借閱審批流程（一）電站內(nèi)部人員借閱1.借閱人填寫(xiě)《電站檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，借閱人持表前往檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，對(duì)借閱檔案進(jìn)行核對(duì)，并登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、檔案名稱及數(shù)量等。4.借閱人在檔案管理人員的監(jiān)督下，當(dāng)面清點(diǎn)所借檔案，并在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。檔案管理人員將檔案交予借閱人，并告知借閱期間應(yīng)遵守的相關(guān)規(guī)定。（二）外部單位人員借閱1.外部單位因工作需要借閱電站檔案時(shí)，需提前向電站相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明借閱檔案的具體內(nèi)容、用途、借閱期限等，并加蓋單位公章。2.電站相關(guān)業(yè)務(wù)部門收到申請(qǐng)函后，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核通過(guò)后，將申請(qǐng)函及相關(guān)材料轉(zhuǎn)至檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請(qǐng)函后，進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審查借閱單位的資質(zhì)、借閱目的的合法性以及對(duì)檔案安全的保障措施等。如審核通過(guò)，報(bào)電站分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門通知借閱單位前來(lái)辦理借閱手續(xù)。借閱單位需填寫(xiě)《電站檔案借閱申請(qǐng)表》，并按照內(nèi)部人員借閱審批流程，依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門登記等環(huán)節(jié)，完成借閱手續(xù)辦理。四、借閱期限（一）一般檔案借閱期限1.對(duì)于一般性的檔案資料，如電站建設(shè)檔案中的部分參考文件、設(shè)備檔案中的一般性技術(shù)資料、生產(chǎn)運(yùn)行檔案中的部分統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。延期最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）特殊檔案借閱期限1.涉及電站核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密、重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等特殊檔案，借閱期限根據(jù)具體情況由檔案管理部門與借閱人協(xié)商確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.在特殊情況下，如需長(zhǎng)期借閱特殊檔案，借閱人必須提出詳細(xì)的借閱計(jì)劃和保密措施，經(jīng)電站領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理長(zhǎng)期借閱手續(xù)。長(zhǎng)期借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)月，期滿后如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。五、借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、摘抄、復(fù)制、涂改、污損、銷毀檔案。2.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得將檔案帶出電站規(guī)定的借閱場(chǎng)所（如因特殊工作需要帶出，必須經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施）。3.在借閱期間，借閱人應(yīng)保持檔案的整潔、完整，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如未能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明原因，辦理延期手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期不還的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）檔案使用規(guī)范1.借閱人只能在規(guī)定的用途范圍內(nèi)使用所借檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非規(guī)定用途。2.在查閱檔案過(guò)程中，如需對(duì)檔案進(jìn)行摘錄、復(fù)制，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。摘錄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.借閱人在使用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始記錄，不得隨意更改檔案內(nèi)容。如確需對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)注、批注等操作，應(yīng)在征得檔案管理部門同意后，使用鉛筆或其他可擦除的工具進(jìn)行，并在歸還檔案時(shí)恢復(fù)原狀。（三）檔案歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借檔案完整、無(wú)損地歸還至檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容及完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，在借閱登記簿上注銷借閱記錄。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門說(shuō)明情況，并配合檔案管理部門進(jìn)行調(diào)查處理。如因借閱人的原因?qū)е聶n案損壞或丟失，借閱人應(yīng)按照檔案的重要程度和修復(fù)成本，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償標(biāo)準(zhǔn)由電站根據(jù)實(shí)際情況另行制定。六、檔案查閱場(chǎng)所及設(shè)施（一）查閱場(chǎng)所1.電站應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為借閱人提供安全、安靜、整潔的查閱環(huán)境。查閱室應(yīng)配備必要的辦公桌椅、照明設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等，以滿足借閱人查閱檔案的基本需求。2.查閱室應(yīng)與檔案庫(kù)房相對(duì)獨(dú)立，并有明顯的標(biāo)識(shí)和安全防護(hù)設(shè)施，以確保檔案在查閱過(guò)程中的安全。同時(shí)，查閱室應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，防止檔案丟失、損壞或被非法獲取。（二）查閱設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案查閱的實(shí)際需求，配備相應(yīng)的查閱設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，方便借閱人查閱、復(fù)制檔案資料。2.對(duì)于一些特殊的檔案資料，如紙質(zhì)檔案中的珍貴文件、電子檔案中的加密文件等，檔案管理部門應(yīng)提供專門的查閱工具和技術(shù)支持，確保借閱人能夠安全、準(zhǔn)確地查閱檔案內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)限制這些特殊檔案資料的查閱權(quán)限，避免信息泄露。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.電站檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。在檔案借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉及電站商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，檔案管理部門應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理、限制查閱權(quán)限等措施，確保檔案信息的安全。同時(shí)，應(yīng)與借閱人簽訂保密協(xié)議，明確借閱人的保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱場(chǎng)所，應(yīng)設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒借閱人注意保護(hù)檔案信息。借閱人在查閱檔案時(shí)，不得在查閱場(chǎng)所大聲談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案信息透露給其他無(wú)關(guān)人員。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房及查閱場(chǎng)所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)和查閱。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房及查閱場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。同時(shí)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保護(hù)檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的操作規(guī)程，在檔案借閱、歸還、整理等過(guò)程中，注意保護(hù)檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案存在安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的處理措施。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.電站應(yīng)建立檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括借閱審批手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常、檔案使用是否符合規(guī)定等。2.定期對(duì)檔案借閱記錄進(jìn)行抽查，核實(shí)借閱人是否按照規(guī)定使用檔案，是否存在違規(guī)借閱、轉(zhuǎn)借、丟失檔案等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令借閱人整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.鼓勵(lì)電站員工對(duì)檔案借閱過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益，不得對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)。（二）考核辦法1.將檔案借閱管理工作納入電站各部門的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案借閱制度執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案借閱制度的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核指標(biāo)主要包括檔案借閱審批的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、檔案歸還的按時(shí)率、檔案使用的合規(guī)率、檔案安全事故發(fā)生率等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由電站根據(jù)實(shí)際情況制定，并在每年年初公布。3.對(duì)于在檔案借閱管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金等；對(duì)于違反檔案借閱制度，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的部門和個(gè)人，除責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任外，還將給予警告、記過(guò)、降職、撤職等行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的將