檔案制度編寫(xiě)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作活動(dòng)，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案的完整和安全。3.編制檔案檢索工具，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案工作情況。（二）檔案管理人員檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，熱愛(ài)檔案管理工作。2.具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.經(jīng)過(guò)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得檔案管理崗位資格證書(shū)。（三）各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)集中保管。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改檔案，不得泄露檔案信息。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門(mén)查閱檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括但不限于以下幾類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：上級(jí)機(jī)關(guān)文件、公司/組織文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研資料、廣告宣傳材料、客戶資料等。5.其他類(lèi)：聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的類(lèi)別和保管期限，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙張破損、字跡模糊的文件材料進(jìn)行修復(fù)和裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。（三）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加。2.銷(xiāo)毀：對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.因工作需要查閱重要檔案的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字。（三）檔案利用檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)可對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研，形成各種專(zhuān)題資料，供公司/組織內(nèi)部人員查閱和利用。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化安全