濮陽檔案局制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)濮陽市檔案局的規(guī)范化管理，提高檔案工作的質(zhì)量和效率，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于濮陽市檔案局全體工作人員以及本局所管理的各類檔案。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。2.統(tǒng)一管理原則：對(duì)本局各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效運(yùn)作。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置濮陽市檔案局設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)本局各科室的檔案工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。5.開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.參與檔案工作的對(duì)外交流與合作，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)本局檔案工作的發(fā)展。三、檔案收集（一）收集范圍1.本局在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、調(diào)研報(bào)告等。2.本局工作人員在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如個(gè)人述職報(bào)告、工作筆記、重要文件的起草稿等。3.本局舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、活動(dòng)方案、培訓(xùn)教材等。4.本局接收上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位發(fā)來的與本局工作相關(guān)的文件材料。5.本局形成的電子文件、照片、錄音、錄像等其他載體的檔案材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保其可讀性和可利用性。4.照片、錄音、錄像等檔案材料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等相關(guān)信息。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年整理歸檔完畢。2.重大活動(dòng)、重要會(huì)議等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議閉幕之日起一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度形式（名稱）進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制檔案目錄。2.科技檔案：對(duì)科技文件材料進(jìn)行整理、組卷、編目、裝訂等工作，建立科技檔案案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、裝訂、編目等工作，建立會(huì)計(jì)檔案目錄。（四）整理質(zhì)量要求1.分類準(zhǔn)確，組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序。2.編號(hào)規(guī)范，編目清晰，裝訂整齊。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，能夠反映本局工作的全貌。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等其他類別檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定原則依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況，從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)保管期限內(nèi)的檔案進(jìn)行定期復(fù)查，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對(duì)鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.利用檔案管理軟件對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)上報(bào)1.檔案管理人員應(yīng)定期將檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并按時(shí)報(bào)送。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)本局工作需要和社會(huì)利用需求，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要等。2.對(duì)重要檔案進(jìn)行匯編，形成檔案文獻(xiàn)集。3.開展檔案信息資源的開發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作研究等提供參考依據(jù)。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)用的原則，確保編研成果的質(zhì)量。2.編研內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，資料來源準(zhǔn)確。3.在編研過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）編研成果管理1.編研成果應(yīng)進(jìn)行登記、編號(hào)、裝訂等工作，并建立編研成果目錄。2.編研成果應(yīng)妥善保管，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和利用。九、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本局檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.社會(huì)公眾因特殊原因需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局批準(zhǔn)，并按照規(guī)定查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。（四）利用反饋1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解檔案利用情況，收集利用者的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案利用工作。2.對(duì)利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。十、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)本局各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本局檔案管理需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和傳輸。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）信息化應(yīng)用1.利用檔案管理系統(tǒng)開展檔案的在線查閱、借閱、編研等工作，提高檔案利用效率。2.通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)，拓展檔案利用渠道。十一、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集整理、保管利用、統(tǒng)計(jì)編研等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。3.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)，解答利用者的咨詢。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)