檔案局庫房制度一、總則（一）目的為加強檔案局庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局庫房的各類檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保護放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和保管，提高管理效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，提供便捷的查閱和利用服務(wù)，滿足檔案利用需求。二、庫房管理（一）庫房選址與建設(shè)1.庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風、排水良好、交通便利且遠離火源、水源、污染源和有害氣體源的地方。2.庫房的建筑應(yīng)符合國家相關(guān)建筑標準和檔案保管要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。（二）庫房布局1.庫房應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限、載體形式等進行合理分區(qū)，設(shè)置檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域。2.檔案存儲區(qū)應(yīng)按照不同的檔案類別和保管期限，采用密集架、檔案柜等存儲設(shè)備進行分類存放，確保檔案存放有序，便于查找和管理。（三）庫房環(huán)境要求1.溫度：庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.通風：庫房應(yīng)具備良好的通風系統(tǒng)，確?？諝饬魍?，排除有害氣體和濕氣。3.照明：庫房照明應(yīng)采用無紫外線的燈具，避免光線對檔案的損害。4.清潔：定期對庫房進行清潔，保持庫房內(nèi)整潔衛(wèi)生，防止灰塵、雜物等對檔案的污染。（四）庫房安全管理1.建立健全庫房安全管理制度，明確安全責任，加強安全防范措施。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等安全設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、防蟲藥品投放裝置等，并確保其正常運行。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。4.嚴格控制庫房人員出入，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。庫房管理人員進入庫房時應(yīng)進行登記，并遵守庫房安全規(guī)定。5.加強對庫房周邊環(huán)境的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.明確檔案收集范圍，包括機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。2.制定檔案收集計劃，定期組織開展檔案收集工作，確保檔案的及時、完整收集。3.加強對檔案形成部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，督促其按時整理和移交檔案。4.對收集到的檔案進行認真核對和清點，確保檔案的真實性、完整性和準確性。（二）檔案整理1.按照國家檔案行業(yè)標準和本單位檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.對破損、褪色、字跡模糊等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理，提高檔案檢索效率。四、檔案存儲與保管（一）檔案存儲1.按照檔案的類別、保管期限、載體形式等，將整理好的檔案進行分類存放，確保檔案存放有序，便于查找和管理。2.檔案存儲應(yīng)采用科學(xué)合理的存儲方式，如密集架存儲、檔案柜存儲等，并根據(jù)檔案的不同特點選擇合適的存儲設(shè)備。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）檔案保管1.建立檔案保管制度，明確檔案保管責任，加強對檔案保管情況的檢查和監(jiān)督。2.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。3.對檔案進行定期檢查和維護，如對紙質(zhì)檔案進行除塵、消毒，對電子檔案進行病毒查殺、數(shù)據(jù)維護等，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。4.對超過保管期限或失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.明確檔案查閱的主體范圍，包括本單位內(nèi)部人員、外單位因工作需要查閱檔案的人員等。2.對不同主體的查閱權(quán)限進行分類設(shè)定，如本單位內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行，外單位查閱檔案應(yīng)出具正式的查閱介紹信，并經(jīng)本單位相關(guān)部門負責人審批同意。（二）查閱程序1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案管理人員對查閱申請表和證明材料進行審核，符合查閱條件的，按照規(guī)定的審批程序進行審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。4.查閱人員查閱檔案時應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用服務(wù)1.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案信息。2.開展檔案編研工作，將檔案中的重要信息進行整理、加工和提煉，形成各種形式的編研成果，如檔案匯編、專題資料、大事記等，為檔案利用者提供便利。3.加強與檔案利用者的溝通與交流，了解其對檔案利用的意見和建議，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持以維護黨和國家及人民群眾的根本利益為出發(fā)點，確保檔案鑒定工作的客觀性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案局負責人、檔案業(yè)務(wù)骨干、相關(guān)部門負責人等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，對檔案鑒定工作進行研究和部署，確保鑒定工作的順利進行。（三）鑒定標準1.根據(jù)國家檔案鑒定標準和本單位檔案保管期限表，對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)進行鑒定，確定是否需要銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清冊報檔案局負責人審批同意后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案局庫房管理工作的需要，合理配備檔案管理人員，確保人員數(shù)量和素質(zhì)滿足工作要求。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，具備較強的責任心和保密意識。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識、信息技術(shù)應(yīng)用等方面，確保檔案管理人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。（三）人員考核