檔案室建檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則檔案的形成過程應(yīng)保持連續(xù)性和完整性，對(duì)公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行全面收集、整理，保證檔案的系統(tǒng)性。4.安全保密原則檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案采取相應(yīng)的保密措施。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全與完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.開展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。6.積極提供檔案利用服務(wù)，編制檔案檢索工具，為公司各部門及員工查閱檔案提供便利，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.加強(qiáng)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解檔案工作的新政策、新要求，不斷改進(jìn)公司檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助檔案室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，督促本部門員工及時(shí)將辦理完畢的文件材料交兼職檔案員整理歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案，確保檔案的安全與保密。4.積極配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)的檔案利用需求信息，支持檔案室開展檔案信息化建設(shè)等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室或私自提供給無關(guān)人員查閱、借閱。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表（包括紙質(zhì)、電子等各種載體形式），如公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、榮譽(yù)證書等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對(duì)外交往中形成的各類文件材料，如信函、傳真、電子郵件、接待記錄等。4.公司員工在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、工作記錄、科研成果、論文著作等。5.反映公司歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其內(nèi)容的原始性和真實(shí)性，同時(shí)做好電子文件的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行初步分類，于每年[具體時(shí)間]前移交檔案室歸檔。（三）歸檔程序1.檔案室收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.對(duì)符合要求的檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)分類、編號(hào)、編目，并填寫檔案盒封面、脊背等相關(guān)信息。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，上架存放，建立檔案檢索目錄，便于查找和利用。4.對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或完善相關(guān)材料后重新移交歸檔。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類原則公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。（二）分類方法1.年度分類按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件材料分別歸類。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問題進(jìn)行分類。例如，可以分為綜合管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、市場營銷類、技術(shù)研發(fā)類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類。3.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三種。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)形式編制。2.全宗號(hào)：暫定為[公司全宗號(hào)]。3.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.保管期限：永久用“Y”表示，長期用“C”表示，短期用“D”表示。5.流水號(hào)：按照檔案整理的先后順序依次編寫，從“0001”開始。例如，一份2023年形成的永久保管的綜合管理類檔案，其編號(hào)為：[公司全宗號(hào)]2023Y0001。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度在[具體溫度范圍]℃，相對(duì)濕度在[具體濕度范圍]%，做到防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體等。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)不同保管期限、不同類別、不同載體的檔案應(yīng)分別存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限的劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、重要的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)表、公司大事記、重要的人事任免文件等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。主要包括一般性的會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)往來信函、一般的財(cái)務(wù)憑證等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有一定查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。主要包括臨時(shí)性的通知、簡報(bào)、一般的工作記錄等。（四）檔案的定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[具體次數(shù)]次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)、字跡褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄，并分析原因，提出改進(jìn)措施，及時(shí)報(bào)告檔案室負(fù)責(zé)人。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析判斷，確定其保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.每年[具體時(shí)間]，由檔案室提出檔案鑒定的初步意見，列出需要鑒定的檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和銷毀范圍，并形成鑒定報(bào)告。3.將鑒定報(bào)告提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀或調(diào)整保管期限等處理。（四）銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，以了解公司歷史情況、工作依據(jù)、業(yè)務(wù)資料等。2.公司員工因個(gè)人工作、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱公司檔案，但須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案室辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案室管理人員同意后，在檔案室指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為通用的電子文檔格式，如PDF等。2.數(shù)據(jù)錄入對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)、來源、內(nèi)容摘要等，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.掛接與存儲(chǔ)將錄入好的檔案信息與掃描圖像進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。檔案信息管理