檔案保管借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案保管與借閱方面的相關(guān)活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案保管（一）保管部門及職責(zé)1.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。集中統(tǒng)一保管公司各類重要檔案，建立健全檔案管理制度和工作流程。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂、上架等日常管理工作。配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對檔案進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案的齊全完整。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照公司檔案管理要求，定期將本部門檔案移交綜合檔案室。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的清查盤點、利用服務(wù)等工作。（二）檔案分類與編號1.檔案分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將公司檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品研發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。每大類下可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如行政管理類可分為文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等小類。2.檔案編號檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”四級編號體系。全宗號：公司檔案的唯一標(biāo)識，暫定為[具體全宗號]。目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每大類檔案對應(yīng)一個目錄號，用三位數(shù)字表示，如行政管理類為“001”。案卷號：按照檔案整理的順序，每一案卷賦予一個案卷號，用四位數(shù)字表示，如“0001”。件號：對于以件為單位整理的檔案，每件賦予一個件號，用兩位數(shù)字表示，如“01”。（三）檔案整理與裝訂1.檔案整理遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、排列、編號、編目等工作，編制檔案目錄。對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案裝訂歸檔文件應(yīng)采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于翻閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對紙張較大的文件應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒一致。（四）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會議決議、董事會決議、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、公司發(fā)展規(guī)劃等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。定期保管的檔案主要包括一般性文件材料、業(yè)務(wù)往來資料、階段性工作計劃與總結(jié)等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實際利用價值確定。（五）檔案保管設(shè)施與環(huán)境1.保管設(shè)施綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜、消毒柜等檔案存儲設(shè)備，以及計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等檔案管理辦公設(shè)備。2.保管環(huán)境檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等，確保檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明庫房的使用范圍、安全注意事項等。三檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要查閱公司檔案資料的公司內(nèi)部員工。2.外單位因合作、調(diào)研、審計等工作需要查閱公司檔案資料，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員。（二）借閱審批1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合檔案室審核。2.外單位人員借閱檔案，需提前向公司提交書面申請，說明借閱檔案的用途、范圍、時間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，借閱期限根據(jù)實際需要確定，最長不超過[X]個工作日。（四）借閱方式1.檔案借閱應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進(jìn)行，借閱人不得將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并在其監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印或摘抄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或用于其他目的。3.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽換等，如有損壞應(yīng)及時向綜合檔案室報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向綜合檔案室報告，并協(xié)助查明原因，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.綜合檔案室在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行核對和整理，確保檔案歸位準(zhǔn)確。四、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正常使用和安全。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部各項工作的需要，為公司的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等提供有力支持。3.在確保公司檔案安全和保密的前提下，積極為外單位提供檔案利用服務(wù)，促進(jìn)公司與外部單位的合作與交流。（二）利用方式1.查閱利用：公司內(nèi)部員工和經(jīng)批準(zhǔn)的外單位人員可到綜合檔案室查閱檔案資料。2.出具證明：根據(jù)工作需要，綜合檔案室可為公司內(nèi)部或外單位出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、有效。3.檔案編研：綜合檔案室應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司提供決策依據(jù)和歷史借鑒。（三）利用登記1.在檔案利用過程中，綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用的時間、地點、人員、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，確保登記信息的完整和可追溯。3.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和特點，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。五、檔案保密（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.對檔案庫房、辦公室等場所采取必要的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.對涉及公司機(jī)密的檔案實行專人專柜保管，嚴(yán)格限制接觸范圍。4.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守借閱審批制度，對借閱人員進(jìn)行保密提醒，防止檔案信息泄露。（二）保密范圍1.公司尚未公開的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營決策、財務(wù)狀況、技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等。2.涉及公司重大項目、重要客戶的檔案資料。3.其他經(jīng)公司認(rèn)定為機(jī)密的檔案信息。（三）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.檔案利用人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。如因違反保密規(guī)定造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時的原則，確保鑒定結(jié)果真實可靠。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行定期鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析和評估，確定檔案的保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值，如無保存必要，應(yīng)予以剔除。3.對于涉及公司重要事項、機(jī)密信息的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，確保檔案的安全和保密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。銷毀過程應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司檔案管理部門。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案保管與借閱情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案保管設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，是否符合檔案安全保管的要求。3.檔案管理人員的工作情況，是否履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)定。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各部門檔案管理情況進(jìn)行實地查看和資料查閱。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和完善。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對存在的問