檔案保密管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在檔案管理工作中涉及的檔案收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識教育，完善保密措施，從源頭上防止檔案信息泄露風(fēng)險。3.全程管控原則：對檔案管理全過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保各個環(huán)節(jié)的保密措施落實到位。4.最小化授權(quán)原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定檔案查閱、使用權(quán)限，確保信息僅在必要范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保密管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中存儲與保管，確保檔案的安全與完整。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行分類、編號、登記，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理與查詢。5.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查與評估，及時發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理與保密工作。3.根據(jù)工作需要，嚴(yán)格按照規(guī)定程序申請查閱、借閱檔案，確保檔案使用過程中的安全與保密。4.配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案信息安全。負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、上架、保管等日常工作，定期對檔案進(jìn)行清查核對，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作，及時更新檔案信息，為檔案查詢、利用提供準(zhǔn)確服務(wù)。嚴(yán)格按照規(guī)定權(quán)限辦理檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對檔案使用情況進(jìn)行跟蹤記錄。做好檔案存儲場所的安全管理工作，定期檢查防火防盜防潮防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全。對在檔案管理工作中知悉的公司機(jī)密信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等公司治理文件，行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等行政事務(wù)文件。2.人事檔案：涵蓋員工入職、離職、調(diào)動、晉升等人事變動資料，員工簡歷、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等個人信息文件。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)核算與管理文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型不同進(jìn)行細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案包括客戶資料、銷售合同、訂單記錄等；采購業(yè)務(wù)檔案有供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單等；項目業(yè)務(wù)檔案涉及項目立項文件、項目計劃、項目報告、項目成果等。5.合同檔案：各類合同文本，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等，以及合同履行過程中的相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等。6.法律檔案：訴訟案件資料、法律咨詢意見、法律文書、合規(guī)審查文件等與法律事務(wù)相關(guān)的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用統(tǒng)一格式，由字母和數(shù)字組合而成，確保每個檔案具有唯一標(biāo)識符。2.編號規(guī)則如下：編號首位字母代表檔案類別，如“A”代表行政檔案，“P”代表人事檔案，“F”代表財務(wù)檔案，“B”代表業(yè)務(wù)檔案，“C”代表合同檔案，“L”代表法律檔案。第二位及以后數(shù)字為順序號，按照檔案形成時間先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。3.例如，行政檔案中第一份文件編號為“A001”，人事檔案中第56份文件編號為“P056”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音、錄像等各種載體形式的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整、準(zhǔn)確地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子檔案，應(yīng)保證其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行裝訂、編頁，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行命名和存儲，確保文件名規(guī)范、易于識別，同時建立相應(yīng)的索引目錄，方便查詢。五、檔案的存儲與保管（一）存儲場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于集中存儲各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置不同類型檔案的存放區(qū)域，按照檔案類別、編號順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。3.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行存儲，確保檔案存放整齊、有序。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲方式，設(shè)置訪問密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。3.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案信息的可讀性。4.加強(qiáng)對檔案庫房及周邊環(huán)境的安全巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施加以解決。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定權(quán)限進(jìn)行申請。一般員工查閱與其工作相關(guān)的檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人查閱本部門及跨部門業(yè)務(wù)相關(guān)檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)查閱涉及公司重要決策、財務(wù)狀況、人事變動等檔案時，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理查閱公司所有檔案不受限制，但應(yīng)遵循檔案查閱的相關(guān)程序。2.外部單位或個人查閱公司檔案，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司法定代表人或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.將申請表提交至相應(yīng)審批人進(jìn)行審批，審批通過后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記本上簽字確認(rèn)。4.查閱人只能在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.借閱檔案必須嚴(yán)格控制，原則上僅限公司內(nèi)部人員因工作需要短期借閱。一般員工借閱與其工作相關(guān)的檔案，借閱期限不得超過[X]個工作日，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人借閱本部門及跨部門業(yè)務(wù)相關(guān)檔案，借閱期限不得超過[X]個工作日，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)借閱涉及公司重要決策、財務(wù)狀況、人事變動等檔案時，借閱期限不得超過[X]個工作日，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.將申請表提交至相應(yīng)審批人進(jìn)行審批，審批通過后交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱檔案進(jìn)行核對、登記，并向借閱人發(fā)放檔案。借閱人應(yīng)在檔案借閱登記本上簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改或損壞檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的利用與保密（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的使用符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.在檔案利用過程中，應(yīng)注重保護(hù)公司商業(yè)秘密和敏感信息，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。在檔案查閱、借閱等過程中，應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人遵守保密規(guī)定。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲等。3.檔案管理人員在工作中接觸到的檔案信息，未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自復(fù)制、傳播或用于其他用途。4.加強(qiáng)對檔案管理工作區(qū)域的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，防止檔案信息在傳輸過程中被竊取。八、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且確無保存價值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致破損、變質(zhì)，無法修復(fù)或失去利用價值的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀鑒定1.檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，提出擬銷毀檔案清單。2.組織公司內(nèi)部相關(guān)部門及專業(yè)人員對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案是否符合銷毀條件，以及銷毀的方式、時間等。（三）銷毀程序1.根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。4.在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、合規(guī)。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行長期保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案保密管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查；內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進(jìn)行專項審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對違反檔案保密管理制度的行為進(jìn)行舉報。對舉報屬實的，給予舉報人適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的崗位職責(zé)履行情況，是否嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.檔案存儲場所的安全狀況，設(shè)施設(shè)備是否正常運行，安全防護(hù)措施是否到位。4.檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，是否存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，操作權(quán)限設(shè)置是否合理。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下