省人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)我省人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我省各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映人員的真實(shí)情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集和整理與人員相關(guān)的各類材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)人員的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)省人力資源和社會(huì)保障廳設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)全省人事檔案的統(tǒng)籌管理工作。各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位的人事檔案管理工作。（二）職責(zé)分工1.省人力資源和社會(huì)保障廳人事檔案管理部門職責(zé)制定全省人事檔案管理的規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全省各級(jí)人事檔案管理工作。負(fù)責(zé)接收、整理、保管和轉(zhuǎn)遞全省副處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部及其他重要人員的人事檔案。開展人事檔案信息化建設(shè)，建立全省人事檔案信息管理系統(tǒng)。組織人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。2.各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織人事檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ寺氊?zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家和省有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度。負(fù)責(zé)本單位人事檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管和轉(zhuǎn)遞工作。辦理本單位人員檔案材料的查閱、借閱和出具證明等手續(xù)。定期對(duì)本單位人事檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整和安全。及時(shí)向省人力資源和社會(huì)保障廳人事檔案管理部門報(bào)送有關(guān)人事檔案管理的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和工作情況。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容人事檔案主要包括以下十類材料：1.履歷材料：個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、工作經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的自傳及相關(guān)材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、專項(xiàng)考察等形成的材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。5.政審材料：政治歷史審查、出國(guó)（境）審查等形成的材料。6.黨團(tuán)材料：入黨、入團(tuán)志愿書，黨團(tuán)組織關(guān)系證明等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)表彰決定、證書等。8.處分材料：黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、解除處分證明等。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國(guó)（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、工作調(diào)動(dòng)介紹信等。（二）檔案分類人事檔案按照干部人事管理權(quán)限，分為正本和副本。正本由主管部門保管，副本由相關(guān)單位保管。副本內(nèi)容根據(jù)工作需要，可適當(dāng)簡(jiǎn)化，重點(diǎn)突出履歷、學(xué)歷、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲等主要材料。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.定期收集：各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期收集本單位人員的檔案材料，并及時(shí)送交人事檔案管理機(jī)構(gòu)。2.及時(shí)收集：對(duì)于人員工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況產(chǎn)生的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集歸檔。3.主動(dòng)收集：人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)收集有關(guān)人員的檔案材料，確保檔案內(nèi)容的完整性。（二）檔案整理1.材料鑒別：對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，確保檔案材料的真實(shí)性和有效性。2.材料分類：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類整理，做到類別清晰、排列有序。3.材料裝訂：將經(jīng)過(guò)分類整理的檔案材料，按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。4.編制目錄：根據(jù)檔案材料的內(nèi)容和排列順序，編制檔案目錄，便于查閱和管理。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所人事檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全設(shè)施。庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在4Op%65%之間。（二）檔案保管方式1.專柜保管：檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，實(shí)行分類存放，便于查找和管理。2.編號(hào)管理：對(duì)每個(gè)檔案柜、每個(gè)檔案盒進(jìn)行編號(hào)，建立檔案存放索引，確保檔案存放有序。3.電子檔案管理：建立人事檔案電子信息庫(kù)，將檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。（三）檔案保護(hù)措施1.防火措施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備消防器材，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。定期對(duì)消防器材進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.防潮措施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝除濕設(shè)備，保持空氣干燥。檔案柜應(yīng)放置在防潮墊板上，防止檔案受潮發(fā)霉。3.防蟲措施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)放置防蟲藥品，定期進(jìn)行檢查和更換。對(duì)檔案材料進(jìn)行防蟲處理，防止蟲害侵蝕。4.防盜措施：庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，確保檔案安全。5.防光措施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)采用防光窗簾和燈具，避免陽(yáng)光直射檔案。對(duì)檔案材料進(jìn)行防光處理，防止檔案褪色老化。6.防高溫措施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備，控制庫(kù)房溫度。在高溫季節(jié)，可采取通風(fēng)降溫等措施，確保檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.組織查閱：各級(jí)組織、人事部門因工作需要，可查閱相關(guān)人員的人事檔案。2.本人查閱：本人可查閱本人的人事檔案，但不得查閱本人及他人的工資、任免、獎(jiǎng)懲等涉及個(gè)人隱私的材料。3.其他查閱：因特殊情況需要查閱人事檔案的，須經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱申請(qǐng)：查閱人事檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章。2.審批手續(xù)：檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱登記：查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。4.查閱監(jiān)督：查閱檔案時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.組織借閱：因工作需要，確需借閱人事檔案的，須經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.其他借閱：因特殊情況需要借閱人事檔案的，須經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的擔(dān)保。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱手續(xù)1.借閱申請(qǐng)：借閱人事檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章。2.審批手續(xù)：檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱登記：借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上登記借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱人等信息。4.借閱監(jiān)督：借閱檔案時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.歸還手續(xù)：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，并在檔案歸還登記簿上登記歸還時(shí)間、歸還人等信息。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.工作調(diào)動(dòng)：人員因工作調(diào)動(dòng)需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照干部人事管理權(quán)限辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.職務(wù)變動(dòng)：人員因職務(wù)變動(dòng)需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照干部人事管理權(quán)限辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.辭職辭退：人員辭職辭退后，其人事檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.轉(zhuǎn)出手續(xù)：檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)轉(zhuǎn)遞要求，填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章。將轉(zhuǎn)遞通知單和檔案一并通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂徒唤o接收單位。2.接收手續(xù)：接收單位收到人事檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)轉(zhuǎn)遞通知單和檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系。接收單位在轉(zhuǎn)遞通知單上簽字蓋章后，將其中一聯(lián)返回轉(zhuǎn)出單位。（三）特殊情況轉(zhuǎn)遞1.出國(guó)（境）人員檔案轉(zhuǎn)遞：出國(guó)（境）人員的人事檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞時(shí)應(yīng)注明出國(guó)（境）人員的姓名、出國(guó)（境）時(shí)間、出國(guó)（境）地點(diǎn)等信息。2.死亡人員檔案轉(zhuǎn)遞：死亡人員的人事檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞時(shí)應(yīng)注明死亡人員的姓名、死亡時(shí)間、死亡原因等信息。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立全省統(tǒng)一的人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理、信息化查詢、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化服務(wù)，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)人事檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，將檔案材料掃描錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、轉(zhuǎn)遞等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，采取防火墻、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立人事檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）應(yīng)用與維護(hù)1.系統(tǒng)應(yīng)用：各級(jí)人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定使用人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。2.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)人事檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，保障檔案信息的安全和準(zhǔn)確。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各級(jí)人事檔案管理機(jī)構(gòu)保管的人事檔案數(shù)量、類別、人員分布等情況。2.檔案變動(dòng)統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)人事檔案的收集、整理、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等變動(dòng)情況。3.檔案利用統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)人事檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：各級(jí)人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并及時(shí)報(bào)送上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)。2.動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)：利用人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)人事檔案的變動(dòng)情況和利用情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）分析與應(yīng)用1.數(shù)據(jù)分析：對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為制定檔案管理政策和措施提供參考。2.應(yīng)用決策：根據(jù)人事檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，制定合理的檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。十、檔案管理人員職責(zé)與培訓(xùn)（一）檔案管理人員職責(zé)1.遵守法規(guī)：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.業(yè)務(wù)工作：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作，確保檔案的完整和安全。3.信息維護(hù)：及時(shí)更新檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.安全保密：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。5.設(shè)施管理：負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房及設(shè)施設(shè)備的管理和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境良好。6.工作記錄：做好檔案管理工作記錄，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高工作水平。（二）檔案管理人員培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)：省人力資源和社會(huì)保障廳人事檔案管理部門應(yīng)定期組織全省人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、操作技能等。2.專項(xiàng)培訓(xùn)：根據(jù)檔案管理工作的需要，適時(shí)組織專項(xiàng)培訓(xùn)，如檔案信息化建設(shè)、檔案統(tǒng)計(jì)分析等。3.培訓(xùn)考核：建立檔案管理人員培訓(xùn)考核制度，對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為檔案管理人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體省人力資源和社會(huì)保障廳人事檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全省各級(jí)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位人事檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各級(jí)人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)本制度的執(zhí)行情況，是否存在違反制度規(guī)定的行為。2.檔案管理情況：檢查人事檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的管理情況，是否符合規(guī)定要求。3.安全保密情況：檢查人事檔案的安全保密措施是否落實(shí)到位，是否存在檔案信息泄露等安全問題。（