英國檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范英國公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，為公司/組織的決策、運營、歷史研究等提供有力支持，符合英國相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。（二）適用范圍本制度適用于英國境內(nèi)本公司/組織各部門、分支機構(gòu)以及全體員工所形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，保證檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和檢索利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露，對涉及公司/組織機密的檔案嚴格保密。5.方便利用原則：建立合理的檔案檢索和利用機制，提高檔案的利用效率，滿足公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)人員對檔案的查閱需求。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。（二）主要職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負責接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照分類標準進行科學整理，編制檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查、清點和維護，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。5.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)人員提供檔案查閱服務。根據(jù)利用需求，及時準確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。6.檔案信息化建設(shè)：推進檔案管理信息化進程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。7.業(yè)務指導與培訓：對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，開展檔案管理知識培訓，提高全體員工的檔案意識和業(yè)務能力。8.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的章程、制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務類型進行分類，如市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、客戶服務檔案等。3.項目檔案：針對公司/組織開展的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.科技檔案：涉及公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、專利文件、設(shè)備檔案等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料，記錄公司/組織的重要活動、事件等。6.電子檔案：以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進行編號。編號采用層次編碼法，由檔案類別代碼、年度代碼、流水號等組成。例如：行政檔案XZ20XX001，其中“XZ”為行政檔案類別代碼，“20XX”為年度代碼，“001”為流水號。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍各部門應按照檔案管理制度的要求，及時將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全，移交檔案管理部門歸檔。（二）收集要求1.及時性：各部門應在文件材料形成后及時整理收集，確保檔案的時效性。2.完整性：收集的檔案應齊全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準確性：檔案內(nèi)容應真實準確，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理要求。（三）歸檔程序1.部門整理：各部門對收集到的檔案材料進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類、排序，編制檔案目錄。2.移交審核：各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和分類是否正確。3.正式歸檔：審核通過后，檔案管理部門將檔案進行正式歸檔，錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案實體和電子目錄。五、檔案整理與編目（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，對歸檔的檔案進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂編頁：對紙張破損、大小不一的檔案進行修補、裱糊，去除金屬物，按照一定順序裝訂成冊，并編寫頁碼。3.排列編號：在分類的基礎(chǔ)上，對每一類檔案進行排列，賦予唯一的編號，形成檔案實體順序。（三）編目要求1.編制目錄：根據(jù)檔案整理結(jié)果，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。2.建立索引：為便于快速檢索檔案，建立檔案索引，如主題索引、人名索引、文號索引等。3.電子編目：將檔案目錄錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理和檢索。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房：檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%。3.安全防護設(shè)施：庫房安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等安全防護設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。（二）保管方式1.實體保管：對紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。對聲像檔案、電子檔案等采用相應的存儲設(shè)備進行保管。2.備份管理：對重要的電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（三）定期檢查1.日常巡查：檔案管理人員每天對檔案庫房進行巡查，檢查檔案存放情況、設(shè)施設(shè)備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.定期盤點：每年對檔案進行一次全面盤點，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案賬實相符。3.專項檢查：根據(jù)實際情況，定期開展檔案安全、保管質(zhì)量等專項檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導的原則，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定標準1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（15年以上）、短期（1至15年）。2.價值判定：對檔案的價值進行綜合評估，判斷其是否具有保存價值，對于已無保存價值的檔案進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一登記，編制銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.審批簽字：銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領(lǐng)導批準簽字后生效。3.實施銷毀：按照批準的銷毀清單，采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.監(jiān)銷確認：銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀記錄上簽字確認，確保銷毀工作徹底、合規(guī)。八、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.紙質(zhì)目錄：編制紙質(zhì)檔案目錄，包括全宗目錄、分類目錄、專題目錄等，為檔案檢索提供基礎(chǔ)依據(jù)。2.電子檢索系統(tǒng)：建立電子檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、題名、日期、編號等多種檢索途徑，快速準確地查找所需檔案信息。（二）利用流程1.利用申請：公司/組織內(nèi)部及外部人員如需查閱檔案，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、查閱內(nèi)容等信息，提交檔案管理部門。2.審批登記：檔案管理部門對利用申請進行審核，根據(jù)利用權(quán)限進行審批。審批通過后，對利用情況進行登記，包括利用人姓名、單位、利用時間、查閱檔案內(nèi)容等。3.提供利用：檔案管理人員按照審批意見，為利用人提供檔案查閱服務。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。4.歸還歸檔：利用完畢后，利用人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損后重新歸檔。（三）利用權(quán)限1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可根據(jù)檔案管理規(guī)定，在權(quán)限范圍內(nèi)進行查閱利用。2.外部利用：外部單位或個人如需查閱檔案，應經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門根據(jù)審批意見提供有限度的查閱服務。九、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.來源渠道：電子檔案主要來源于公司/組織各部門在業(yè)務活動中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔等。2.收集要求：各部門應及時將電子文件收集齊全，確保電子文件的完整性和準確性。電子文件應采用通用格式存儲，便于長期保存和利用。（二）電子檔案整理1.分類存儲：按照檔案分類標準，對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案存儲有序。2.元數(shù)據(jù)著錄：對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應包括文件題名、日期、責任者、格式、大小等信息，以便于電子檔案的檢索和管理。（三）電子檔案保管1.存儲介質(zhì)管理：選擇質(zhì)量可靠、存儲容量大的存儲介質(zhì)存儲電子檔案，并定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。2.備份策略：制定電子檔案備份策略，定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤陣列備份等多種形式。3.安全防護：建立電子檔案安全防護體系，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，防止電子檔案被非法入侵、篡改或刪除。（四）電子檔案利用1.檢索利用：通過電子檔案