檔案堅(jiān)定銷(xiāo)毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷(xiāo)毀工作流程，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門(mén)及涉及檔案管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷(xiāo)毀工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保銷(xiāo)毀行為合法合規(guī)。2.保密性原則：在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，要確保檔案信息不被泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和信息安全。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確鑒定檔案的保存價(jià)值，確保應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案得到及時(shí)、準(zhǔn)確的銷(xiāo)毀。4.可追溯性原則：對(duì)檔案銷(xiāo)毀全過(guò)程進(jìn)行記錄，以便查詢(xún)和追溯。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.法律法規(guī)要求：依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，確定檔案的最低保存期限，超過(guò)保存期限的檔案可考慮銷(xiāo)毀。2.公司/組織規(guī)定：結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，制定本單位檔案的具體保存期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)。3.業(yè)務(wù)需求：根據(jù)公司/組織各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作需要，判斷檔案是否仍具有參考價(jià)值。（三）鑒定流程1.定期鑒定：檔案管理部門(mén)每年定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面清查，整理出擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.初步審核：檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案清單進(jìn)行初步審核，判斷檔案是否符合銷(xiāo)毀條件。3.詳細(xì)審查：對(duì)于初步審核通過(guò)的檔案，檔案鑒定小組進(jìn)行詳細(xì)審查，查閱檔案內(nèi)容，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素，最終確定是否予以銷(xiāo)毀。4.鑒定結(jié)果公示：將鑒定結(jié)果在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日，接受全體員工的監(jiān)督。如員工對(duì)鑒定結(jié)果有異議，可在公示期內(nèi)向檔案鑒定小組提出申訴，檔案鑒定小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)查，并將復(fù)查結(jié)果反饋給申訴人。三、銷(xiāo)毀審批（一）審批流程1.申請(qǐng)：檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、所屬年度、保管期限等信息，并附上檔案鑒定小組的鑒定意見(jiàn)。2.部門(mén)審核：《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審查，確認(rèn)檔案對(duì)本部門(mén)已無(wú)使用價(jià)值，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作的必要性、合規(guī)性進(jìn)行全面審查，簽署審批意見(jiàn)。如分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要進(jìn)一步核實(shí)情況，可要求檔案鑒定小組進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明或重新鑒定。4.重要檔案特殊審批：對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密、重大歷史事件等重要檔案的銷(xiāo)毀，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在充分了解檔案內(nèi)容和銷(xiāo)毀原因的基礎(chǔ)上，做出審慎的決策。（二）審批記錄建立檔案銷(xiāo)毀審批記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一份檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)的審批過(guò)程，包括申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)部門(mén)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)、部門(mén)審核意見(jiàn)、分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)等信息。審批記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。四、銷(xiāo)毀實(shí)施（一）銷(xiāo)毀方式1.物理銷(xiāo)毀：對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。焚燒銷(xiāo)毀應(yīng)選擇符合環(huán)保要求的專(zhuān)業(yè)焚燒設(shè)備，確保檔案徹底焚毀；粉碎銷(xiāo)毀應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)的碎紙機(jī)，將檔案粉碎成無(wú)法恢復(fù)的細(xì)小顆粒。2.電子檔案銷(xiāo)毀：對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。擦除后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等。3.特殊檔案銷(xiāo)毀：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，委托具有保密資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀過(guò)程監(jiān)督1.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在檔案管理部門(mén)或指定的安全場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員應(yīng)全程見(jiàn)證檔案銷(xiāo)毀過(guò)程，確保銷(xiāo)毀方式符合要求，銷(xiāo)毀徹底，無(wú)遺漏。2.視頻記錄：對(duì)檔案銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行視頻記錄，視頻資料應(yīng)保存[X]年以上。視頻記錄應(yīng)清晰顯示檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息，以備日后查閱。3.銷(xiāo)毀人員資質(zhì)：參與檔案銷(xiāo)毀工作的人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，熟悉檔案銷(xiāo)毀流程和安全要求，具備相應(yīng)的操作技能。銷(xiāo)毀人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保銷(xiāo)毀工作安全、順利進(jìn)行。（三）銷(xiāo)毀記錄1.銷(xiāo)毀清單：銷(xiāo)毀工作完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、所屬年度、保管期限以及銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。《檔案銷(xiāo)毀清單》應(yīng)由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員、銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)，并加蓋檔案管理部門(mén)公章。2.銷(xiāo)毀報(bào)告：檔案管理部門(mén)應(yīng)撰寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀報(bào)告》，總結(jié)本次檔案銷(xiāo)毀工作的基本情況，包括銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量、種類(lèi)、鑒定依據(jù)、審批過(guò)程、銷(xiāo)毀實(shí)施情況等內(nèi)容?！稒n案銷(xiāo)毀報(bào)告》應(yīng)報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，并歸檔保存。五、安全與保密（一）安全措施1.場(chǎng)所安全：檔案銷(xiāo)毀場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施，確保銷(xiāo)毀過(guò)程中檔案信息和人員安全。2.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免因設(shè)備故障導(dǎo)致安全事故。3.人員安全培訓(xùn)：對(duì)參與檔案銷(xiāo)毀工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括消防安全知識(shí)、操作規(guī)程、事故應(yīng)急處置等方面。（二）保密要求1.人員保密管理：參與檔案銷(xiāo)毀工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中的任何信息。2.環(huán)境保密措施：檔案銷(xiāo)毀場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保密區(qū)域，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)采取必要的遮擋、屏蔽等措施，防止檔案信息泄露。3.保密監(jiān)督檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作中的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案鑒定、銷(xiāo)毀審批、銷(xiāo)毀實(shí)施等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)重要檔案銷(xiāo)毀、特殊時(shí)期檔案銷(xiāo)毀等情況，可開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案銷(xiāo)毀工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.問(wèn)題整改：對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提交整改報(bào)告，由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)進(jìn)行復(fù)查。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門(mén)檢查：積極配合國(guó)家檔案行政管理部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)等相關(guān)監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案銷(xiāo)毀工作的有關(guān)資料和情況。2.聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)審計(jì)：可定期聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行審計(jì)，借助外部專(zhuān)業(yè)力量，提高檔案銷(xiāo)毀工作的規(guī)