學校節(jié)水檔案制度一、總則（一）目的為加強學校水資源管理，規(guī)范節(jié)水檔案工作，提高水資源利用效率，保障學校教學、科研和生活用水需求，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校內各部門、各單位以及所有涉及用水的場所和活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家和地方有關水資源管理、節(jié)約用水等法律法規(guī)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋學校節(jié)水工作的各個方面，包括用水計劃、計量統(tǒng)計、設施管理、宣傳教育等，做到檔案資料全面、完整。3.科學分類原則：按照節(jié)水工作的流程、環(huán)節(jié)和性質，對檔案進行科學分類，便于查找、使用和管理。4.動態(tài)更新原則：隨著學校節(jié)水工作的推進和變化，及時更新檔案內容，保證檔案信息的時效性和準確性。二、檔案管理職責（一）學校節(jié)水管理部門職責1.負責制定和完善學校節(jié)水檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門、各單位的節(jié)水檔案工作。2.收集、整理、歸檔學校節(jié)水工作的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等，建立學校節(jié)水檔案總庫。3.定期對學校節(jié)水檔案進行審核、檢查和評估，確保檔案質量。4.負責與上級主管部門、相關單位的節(jié)水檔案對接工作，提供必要的檔案資料。（二）各部門、各單位職責1.明確專人負責本部門、本單位的節(jié)水檔案工作，按照學校節(jié)水檔案管理制度的要求，做好檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.及時記錄和整理本部門、本單位的用水計劃執(zhí)行情況、計量統(tǒng)計數(shù)據(jù)、節(jié)水設施運行維護記錄、節(jié)水宣傳教育活動資料等，確保檔案資料真實、準確、完整。3.積極配合學校節(jié)水管理部門的檔案檢查和審核工作，按時提交相關檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熟悉國家有關檔案管理的法律法規(guī)和學校節(jié)水檔案管理制度，掌握檔案管理的基本知識和技能。2.負責本部門、本單位節(jié)水檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的移交、銷毀等工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.用水計劃檔案：包括學校年度用水計劃、各部門用水計劃、用水計劃調整記錄等。2.計量統(tǒng)計檔案：涵蓋學?？傆盟拷y(tǒng)計報表、各部門用水量統(tǒng)計報表、分時段用水量統(tǒng)計數(shù)據(jù)、用水計量器具臺賬等。3.節(jié)水設施檔案：包含節(jié)水器具清單、節(jié)水設備安裝調試記錄、節(jié)水設施運行維護記錄、節(jié)水設施更新改造資料等。4.節(jié)水宣傳教育檔案：有節(jié)水宣傳活動方案、宣傳資料、培訓記錄、節(jié)水主題活動照片和視頻等。5.節(jié)水管理檔案：涉及節(jié)水工作會議記錄、節(jié)水工作檢查記錄、節(jié)水工作考核評價資料、節(jié)水獎勵與處罰記錄等。6.其他相關檔案：如與節(jié)水工作有關的合同協(xié)議、技術文件、科研成果等。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，按照檔案類別進行一級編號，每類檔案下再根據(jù)具體內容進行二級編號。2.用水計劃檔案編號為：YJ001[年份][流水號]，其中“YJ”表示用水計劃檔案，“001”為一級編號，“[年份]”為年份，“[流水號]”為該年份內的流水號。3.計量統(tǒng)計檔案編號為：JL002[年份][流水號]，“JL”表示計量統(tǒng)計檔案，“002”為一級編號。4.節(jié)水設施檔案編號為：JS003[年份][流水號]，“JS”表示節(jié)水設施檔案，“003”為一級編號。5.節(jié)水宣傳教育檔案編號為：JC004[年份][流水號]，“JC”表示節(jié)水宣傳教育檔案，“004”為一級編號。6.節(jié)水管理檔案編號為：GL005[年份][流水號]，“GL”表示節(jié)水管理檔案，“005”為一級編號。7.其他相關檔案編號為：QT006[年份][流水號]，“QT”表示其他相關檔案，“006”為一級編號。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門、各單位應按照學校節(jié)水檔案管理制度的規(guī)定，及時收集本部門、本單位在節(jié)水工作中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，具有保存價值。3.對于重要的節(jié)水文件、資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集復印件，并注明出處和與原件的核對情況。（二）整理要求1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案資料應進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案資料進行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、美觀、便于保管和查閱。4.對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應的電子目錄索引。五、檔案保管與存儲（一）保管期限1.用水計劃檔案、計量統(tǒng)計檔案、節(jié)水設施檔案、節(jié)水管理檔案等應長期保存。2.節(jié)水宣傳教育檔案根據(jù)活動性質和重要程度確定保管期限，一般不少于[X]年。3.其他相關檔案按照其重要性和實際需要確定保管期限。（二）存儲方式1.設立專門的節(jié)水檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案應分類存放于檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲介質進行備份，并存儲于專門的電子檔案存儲設備中，同時建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）檔案保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、損壞等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.學校內部人員因工作需要查閱節(jié)水檔案的，應填寫《節(jié)水檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及學校重要節(jié)水工作信息或機密檔案的查閱，需經(jīng)學校節(jié)水管理部門負責人批準。3.外部單位因工作需要查閱學校節(jié)水檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)學校節(jié)水管理部門負責人批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《節(jié)水檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號及查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案資料。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱完畢后,查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用要求1.學校各部門、各單位應充分利用節(jié)水檔案資料，為學校節(jié)水工作提供決策依據(jù)、技術支持和經(jīng)驗借鑒。2.在利用節(jié)水檔案資料時，應注意保護檔案信息安全，不得擅自公開或泄露檔案內容。如需對外提供檔案資料，應按照學校相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案移交與銷毀（一）移交1.學校內部機構調整、人員變動等原因，涉及節(jié)水檔案移交的，應填寫《節(jié)水檔案移交清單》，辦理檔案移交手續(xù)。2.移交清單應注明檔案名稱、編號、數(shù)量、移交時間、移交人、接收人等信息，并由雙方簽字確認。3.檔案移交后，接收人應按照本制度的要求對檔案進行妥善保管和管理。（二）銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的節(jié)水檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應填寫《節(jié)水檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，