檔案制度前言在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案作為組織和個(gè)人歷史記錄的重要載體，對(duì)于公司/組織的發(fā)展、運(yùn)營(yíng)與管理具有不可替代的價(jià)值。它不僅是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)反映，更是公司/組織決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)驗(yàn)傳承以及合規(guī)運(yùn)營(yíng)的重要依據(jù)。為了確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本檔案制度。本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，提高檔案管理水平，保障檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。通過(guò)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)，加強(qiáng)檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的管理，確保檔案信息的真實(shí)、完整、安全，為公司/組織的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。總則目的本檔案制度的目的在于建立科學(xué)、規(guī)范、高效的檔案管理體系，確保公司/組織檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成的各類檔案?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史發(fā)展過(guò)程。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.可利用性原則：充分發(fā)揮檔案的作用，便于公司/組織內(nèi)部各部門和員工查閱、利用檔案信息。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。4.建立和維護(hù)公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。5.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，辦理檔案移交、接收等相關(guān)事宜。各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司/組織檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行清查和整理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.積極配合公司/組織檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案支持。員工檔案管理職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管自己在工作中形成的各類文件資料，并按照公司/組織檔案管理制度的要求及時(shí)移交本部門檔案管理人員。2.在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得泄露檔案信息。3.積極配合公司/組織檔案管理部門的工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料，協(xié)助做好檔案整理、利用等工作。檔案的收集與整理檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司/組織的各類合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。3.公司/組織的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.公司/組織的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。5.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，包括項(xiàng)目策劃書(shū)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。6.公司/組織的行政管理檔案，包括會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。7.公司/組織的技術(shù)檔案，包括技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。8.公司/組織的其他檔案，包括榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、宣傳資料、客戶資料等。檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門及相關(guān)人員在工作中形成的各類檔案，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要檔案和緊急檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和處理，確保檔案的安全和完整。4.在檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造或擅自銷毀。檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。檔案的保管檔案保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等，以滿足檔案保管的需要。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)的順序排列，存放在檔案密集架或檔案柜中。檔案密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類、編號(hào)和存儲(chǔ)，確保其便于查找和利用。3.特殊載體檔案保管：對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管。照片檔案應(yīng)進(jìn)行沖印和裝裱，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息；錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄和存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引。檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等文件資料，重要的合同、協(xié)議，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司/組織的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)，一般性的合同、協(xié)議，人事檔案等。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年至15年。如公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性的會(huì)議紀(jì)要等。檔案保管期限的確定和調(diào)整1.檔案保管期限由檔案管理部門根據(jù)檔案的重要性、查考利用價(jià)值等因素進(jìn)行確定，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.隨著時(shí)間的推移和公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案的保管期限可能需要進(jìn)行調(diào)整。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出保管期限調(diào)整的建議，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案的利用檔案利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。3.方便利用原則：檔案利用應(yīng)簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門和員工查閱、利用檔案信息。4.安全保密原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要查閱、利用檔案信息。2.公司/組織外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱公司/組織檔案信息，但須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公司/組織檔案信息，須按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司/組織外部單位查閱、利用檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)表等材料，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、查閱人員等信息。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、利用檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)或行政公文，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案利用方式1.查閱：檔案利用人員可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：對(duì)于確需借閱檔案的，檔案利用人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并按照規(guī)定繳納借閱押金，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)檔案利用人員的需求，出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明證明內(nèi)容的出處和日期。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、查考利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。3.在鑒定過(guò)程中，對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)鑒定，視情況決定是否繼續(xù)保管。檔案銷毀工作1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)，確保銷毀的檔案與清冊(cè)一致。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。檔案信息化管理檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.通過(guò)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和共享利用，提高檔案管理工作的效率和水平。2.利用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)等管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和有效利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中的安全可靠。檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息管理系統(tǒng)，并進(jìn)行定制化開(kāi)發(fā)和配置。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過(guò)程信息化。3.在檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，確保檔案信息與紙質(zhì)檔案一致。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案數(shù)字化工作1.對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存和便捷利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引。3.在檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案原件的安全，不得對(duì)檔案原件造成損壞。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的管理，防止數(shù)字化檔案信息的泄露。檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的監(jiān)督和檢查。2.采取有效的技術(shù)措施，保障檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中的安全。如設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的用戶管理