檔案館長審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案管理工作，規(guī)范檔案館長審批流程，確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和安全性，保障檔案信息的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位檔案館內(nèi)各類檔案的審批管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀以及檔案信息的提供利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保審批工作合法合規(guī)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)檔案的重要程度和管理權(quán)限，實(shí)行分級(jí)審批，明確各級(jí)審批人員的職責(zé)。3.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：審批人員應(yīng)認(rèn)真審查檔案管理各環(huán)節(jié)的工作，確保檔案質(zhì)量和管理安全。4.高效便民原則：在保證審批質(zhì)量的前提下，優(yōu)化審批流程，提高工作效率，方便檔案利用。二、審批職責(zé)與權(quán)限（一）檔案館長職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，對(duì)檔案管理工作的整體規(guī)劃、制度建設(shè)、人員配備等負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。2.審批檔案管理工作計(jì)劃、工作總結(jié)、重要檔案管理措施及相關(guān)文件。3.審核檔案收集范圍、保管期限、密級(jí)確定等重大事項(xiàng)。4.審批檔案銷毀清單，對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督。5.協(xié)調(diào)處理檔案管理工作中的重大問題，與其他部門溝通協(xié)調(diào)檔案管理相關(guān)事宜。（二）檔案業(yè)務(wù)主管職責(zé)1.協(xié)助檔案館長開展工作，負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)的具體指導(dǎo)和監(jiān)督。2.審核檔案整理方案、分類標(biāo)準(zhǔn)、編目規(guī)則等業(yè)務(wù)規(guī)范。3.審查檔案數(shù)字化項(xiàng)目計(jì)劃、流程及質(zhì)量控制措施。4.對(duì)檔案鑒定工作提出專業(yè)意見，參與檔案銷毀審批工作。5.定期檢查檔案管理工作情況，向檔案館長匯報(bào)存在的問題及改進(jìn)建議。（三）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案。3.提出本部門檔案保管期限、密級(jí)的初步意見，配合檔案館做好檔案鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案信息的查詢、利用登記工作，為利用者提供必要的幫助。三、檔案收集審批（一）收集范圍確定1.各部門應(yīng)根據(jù)本單位職能和工作實(shí)際，提出檔案收集范圍的建議，報(bào)檔案館審核。2.檔案館結(jié)合國家檔案管理規(guī)定和本單位檔案管理需求，對(duì)各部門提出的收集范圍進(jìn)行綜合審查，確定最終的檔案收集范圍，并報(bào)檔案館長審批。（二）收集工作流程1.各部門檔案管理員按照確定的收集范圍，負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，確保字跡清晰、簽署完備、載體合格。3.檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)重要或疑難問題，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并與檔案館溝通。4.各部門檔案管理員定期將收集的檔案移交至檔案館，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。5.檔案館接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清單和檔案質(zhì)量進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。（三）特殊檔案收集審批對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案的收集，需嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定執(zhí)行。收集前，應(yīng)填寫特殊檔案收集審批表，詳細(xì)說明檔案來源、內(nèi)容、密級(jí)等情況，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、保密部門審核后，報(bào)檔案館長審批。審批通過后方可進(jìn)行收集工作。四、檔案整理審批（一）整理方案制定1.檔案館根據(jù)檔案管理的基本原則和方法，結(jié)合本單位檔案實(shí)際情況，制定檔案整理方案。2.整理方案應(yīng)包括檔案分類方法、編號(hào)規(guī)則、裝訂要求、排列順序等內(nèi)容。3.整理方案初稿完成后，提交檔案業(yè)務(wù)主管審核，審核通過后報(bào)檔案館長審批。（二）整理工作實(shí)施1.各部門檔案管理員按照批準(zhǔn)的整理方案對(duì)本部門移交的檔案進(jìn)行整理。2.在整理過程中，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、裝訂整齊的要求。4.整理工作完成后，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行自查，確保整理質(zhì)量。自查合格后，填寫檔案整理情況報(bào)告，報(bào)檔案館審核。（三）整理結(jié)果驗(yàn)收1.檔案館組織相關(guān)人員對(duì)各部門檔案整理結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照整理方案和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的分類、編號(hào)、裝訂、排列等進(jìn)行檢查。3.驗(yàn)收合格的檔案，辦理交接手續(xù)，正式歸入檔案館保管；驗(yàn)收不合格的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理，直至驗(yàn)收合格。五、檔案保管審批（一）保管場所規(guī)劃1.檔案館根據(jù)檔案數(shù)量、保管期限、利用頻率等因素，規(guī)劃檔案保管場所。2.保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案安全。3.保管場所規(guī)劃方案需報(bào)檔案館長審批，審批通過后組織實(shí)施。（二）檔案上架排列1.檔案上架前，應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案存放有序。2.編制檔案存放位置索引，便于查找和管理。3.檔案上架排列工作完成后，由檔案業(yè)務(wù)主管進(jìn)行檢查，檢查合格后報(bào)檔案館長備案。（三）保管環(huán)境監(jiān)測與維護(hù)1.定期對(duì)檔案保管場所的溫濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)測，記錄監(jiān)測數(shù)據(jù)。2.根據(jù)監(jiān)測結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行環(huán)境調(diào)節(jié)和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.建立檔案保管設(shè)備設(shè)施檢查制度，定期對(duì)檔案架、柜、消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。六、檔案鑒定審批（一）鑒定工作組織1.檔案館定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案館工作人員、檔案業(yè)務(wù)主管及相關(guān)部門代表。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確鑒定方法和程序。（二）鑒定流程1.各部門檔案管理員對(duì)本部門保管期滿的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，并填寫檔案鑒定意見書。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案鑒定意見書，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。3.對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等檔案，如需延長保管期限，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)說明，并報(bào)檔案館長審批。（三）鑒定結(jié)果審批1.檔案鑒定小組形成檔案鑒定報(bào)告，詳細(xì)列出鑒定結(jié)果及理由。2.檔案鑒定報(bào)告報(bào)檔案館長審批，檔案館長根據(jù)鑒定報(bào)告做出最終決定。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，明確檔案的題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息。七、檔案銷毀審批（一）銷毀準(zhǔn)備1.根據(jù)檔案館長批準(zhǔn)的檔案銷毀清單，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保清單準(zhǔn)確無誤。2.選擇符合安全環(huán)保要求的銷毀方式和場所，如采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀。3.準(zhǔn)備好銷毀過程中所需的設(shè)備和工具，并進(jìn)行調(diào)試和檢查。（二）銷毀實(shí)施1.在檔案銷毀現(xiàn)場，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作按規(guī)定進(jìn)行。2.銷毀過程中，應(yīng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案數(shù)量等信息。3.銷毀完成后，對(duì)銷毀設(shè)備和場所進(jìn)行清理，確保無殘留檔案信息。（三）銷毀結(jié)果確認(rèn)1.銷毀工作完成后，由監(jiān)督人員填寫檔案銷毀情況報(bào)告，說明銷毀過程及結(jié)果。2.檔案業(yè)務(wù)主管對(duì)銷毀情況報(bào)告進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)檔案館長備案。3.檔案館長定期對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。八、檔案信息利用審批（一）利用申請(qǐng)受理1.單位內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案館。3.檔案館對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行登記，審核申請(qǐng)內(nèi)容是否符合規(guī)定，申請(qǐng)利用的檔案是否在館內(nèi)保存且具備提供利用條件。（二）利用審批流程1.對(duì)于一般性檔案利用申請(qǐng)，由檔案管理人員根據(jù)檔案開放利用規(guī)定進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后即可提供利用。2.對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案或利用目的較為特殊的申請(qǐng)，需報(bào)檔案業(yè)務(wù)主管審核，檔案業(yè)務(wù)主管審核通過后報(bào)檔案館長審批。3.檔案館長根據(jù)申請(qǐng)情況做出最終審批決定，對(duì)于不符合利用規(guī)定或可能影響檔案安全的申請(qǐng)，予以駁回，并說明理由。（三）利用服務(wù)提供1.經(jīng)審批同意的檔案利用申請(qǐng)，檔案館應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和方式為利用者提供檔案信息服務(wù)。2.提供檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案載體形式，采用原件提供、復(fù)印件提供、數(shù)字化副本提供等方式，并做好利用登記工作。3.利用者應(yīng)在規(guī)定的場所內(nèi)查閱、復(fù)制檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，檔案館定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作全過程進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高其責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）定期檢查與評(píng)估1.制定檔案管理工作定期檢查計(jì)劃，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案實(shí)體質(zhì)量、保管環(huán)境、利用服務(wù)等方面。2.根據(jù)檢查結(jié)果，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。3.將檔案管理工作檢查和評(píng)估結(jié)果納入單位績效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。（三）問題整改與反饋1.對(duì)于檢查和評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案館應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2