檔案離崗審核制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，規(guī)范人員離崗時檔案交接及審核工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及人員，包括但不限于檔案管理人員、各業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面審核原則：對離崗人員所涉及的各類檔案進行全面細致的審核，確保無遺漏、無差錯。3.責任明確原則：明確檔案交接雙方及審核人員的職責，做到責任清晰，便于追究責任。4.安全保密原則：在檔案審核及交接過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案范圍及分類（一）檔案范圍本制度所指檔案包括但不限于公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件、資料、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等具有保存價值的各類材料。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、履歷、考核評價、薪酬福利、培訓記錄、勞動合同等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、項目檔案等，記錄業(yè)務(wù)開展過程中的各類文件和資料。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品設(shè)計等方面的技術(shù)資料、圖紙、專利文件等。三、離崗審核流程（一）離崗申請1.員工因離職、調(diào)動、退休等原因需要離崗時，應(yīng)提前[X]個工作日向所在部門提交書面離崗申請，說明離崗原因、離崗時間等信息。2.所在部門負責人收到申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核，并簽署意見后交至檔案管理部門。（二）檔案清查1.檔案管理部門收到離崗申請后，應(yīng)及時通知離崗人員所在部門，要求其協(xié)助清理該人員所保管的各類檔案。2.離崗人員應(yīng)在接到通知后的[X]個工作日內(nèi)，將本人保管的檔案整理齊全，并填寫《檔案交接清單》，詳細列出檔案名稱、數(shù)量、存放位置等信息。3.所在部門應(yīng)對離崗人員提交的檔案進行初步核對，確保檔案完整、無缺失后，在《檔案交接清單》上簽字確認。（三）檔案審核1.檔案管理部門根據(jù)《檔案交接清單》對檔案進行逐一審核，重點檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性以及保密性等方面。2.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與離崗人員及所在部門溝通，要求其限期整改。整改完成后，重新提交審核。3.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，審核人員應(yīng)采取更加嚴格的審核措施，確保檔案信息安全。（四）檔案交接1.經(jīng)審核無誤的檔案，由檔案管理部門與離崗人員辦理正式交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《檔案交接清單》上簽字確認，并注明交接日期。2.交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量、內(nèi)容等與《檔案交接清單》不符，交接雙方應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)處理。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)備份完整，并進行電子簽名確認交接。同時，交接雙方應(yīng)對電子檔案的存儲介質(zhì)進行檢查，確保其無損壞、無病毒感染等情況。（五）審核記錄與存檔1.檔案管理部門應(yīng)對離崗審核過程中的各項記錄進行整理歸檔，包括離崗申請、檔案清查記錄、審核意見、交接清單等。2.審核記錄應(yīng)保存[X]年，以備后續(xù)查閱和審計。四、審核內(nèi)容及標準（一）完整性審核1.檢查檔案是否齊全，是否涵蓋該人員在工作期間所涉及的各類業(yè)務(wù)活動的相關(guān)文件資料。2.核對檔案目錄與實際檔案內(nèi)容是否一致，確保無漏編、漏存檔案。（二）準確性審核1.審查檔案中的信息是否真實、準確，數(shù)據(jù)是否可靠。2.檢查文件資料的填寫、簽署是否規(guī)范，有無錯別字、涂改、偽造等情況。（三）規(guī)范性審核1.按照公司/組織檔案管理的規(guī)范要求，檢查檔案的格式、裝訂、編號等是否符合標準。2.確保檔案分類合理，存放有序，便于查找和利用。（四）保密性審核1.對于涉及公司/組織機密信息的檔案，檢查是否采取了相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。2.確認離崗人員是否已妥善處理涉及機密信息的文件資料，有無違規(guī)泄露機密的風險。五、審核人員職責（一）檔案管理部門審核人員職責1.負責制定檔案審核計劃和方案，明確審核重點和流程。2.具體實施檔案審核工作，對檔案的完整性、準確性、規(guī)范性和保密性進行全面審查。3.及時與離崗人員及所在部門溝通審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并跟蹤整改情況。4.整理和歸檔審核記錄，建立審核檔案臺賬。（二）所在部門協(xié)助審核職責1.協(xié)助檔案管理部門通知離崗人員清理檔案，并督促其按時完成檔案整理工作。2.對離崗人員提交的檔案進行初步核對，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容基本符合要求。3.配合檔案管理部門對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行調(diào)查和整改，提供必要的支持和信息。（三）監(jiān)督與復(fù)核職責1.公司/組織內(nèi)部審計部門或相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)負責對檔案離崗審核制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保審核工作公正、合規(guī)。2.對審核結(jié)果存在異議的，可以進行復(fù)核，以保證審核結(jié)論的準確性。六、違規(guī)處理（一）對離崗人員的處理1.如發(fā)現(xiàn)離崗人員故意隱瞞、銷毀、篡改檔案或泄露檔案機密信息，公司/組織將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2.給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，離崗人員應(yīng)依法承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）對相關(guān)部門及人員的處理1.對于協(xié)助離崗人員違規(guī)操作或未履行審核監(jiān)督職責的部門及人員，公司/組織將進行批評教育，并責令其限期整改。2.情節(jié)嚴重的，將追究相關(guān)部門負責人及直接責任人的責任，給予相應(yīng)的紀律處分。七、培訓與宣傳（一）培訓1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案離崗審核制度的培訓，提高相關(guān)人員對制度的理解和執(zhí)行能力。2.培訓內(nèi)容包括制度解讀、審核流程、審核標準、案例分析等，確保培訓具有針對性和實用性。（二）宣傳1.通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄、電子郵件等渠道，廣泛宣傳檔案離崗審核制度的重要性和必要性，提高員工的檔案管理意識。2.及時發(fā)布制度更新和執(zhí)行情況等信息，讓員工了解制度的動態(tài)變化，自覺遵守制度規(guī)定。八、附則（一