商會(huì)檔案保管制度一、總則1.目的為加強(qiáng)商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為商會(huì)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于商會(huì)機(jī)關(guān)各部門、所屬各分支機(jī)構(gòu)及全體會(huì)員。3.檔案定義本制度所稱檔案，是指商會(huì)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和商會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.綜合辦公室作為商會(huì)檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作；集中統(tǒng)一管理商會(huì)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作；負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記及統(tǒng)計(jì)工作；定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀；負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確；指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向綜合辦公室移交檔案；配合綜合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作。3.檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程；負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全；積極開展檔案編研工作，為商會(huì)提供檔案信息服務(wù)；參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理1.收集范圍商會(huì)組織建設(shè)方面的文件材料，如章程、會(huì)員名錄、理事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議記錄等。業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。財(cái)務(wù)管理方面的文件材料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。人事管理方面的文件材料，如人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免、獎(jiǎng)懲等文件。對(duì)外聯(lián)絡(luò)方面的文件材料，如與政府部門、其他商會(huì)、企業(yè)等的往來信函、合作協(xié)議、接待安排等。其他具有保存價(jià)值的文件材料，如重要活動(dòng)照片、視頻、榮譽(yù)證書、捐贈(zèng)記錄等。2.收集要求各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。3.整理原則（此處可進(jìn)一步細(xì)化，如按照年度機(jī)構(gòu)問題分類等）遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等類別。編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類方案黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、群團(tuán)工作等方面的檔案。行政管理類：包括商會(huì)行政事務(wù)管理、辦公會(huì)議、規(guī)章制度、安全保衛(wèi)、后勤保障等方面的檔案。業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)商會(huì)的業(yè)務(wù)范圍，進(jìn)一步細(xì)分為經(jīng)濟(jì)合作、行業(yè)調(diào)研、會(huì)展活動(dòng)、會(huì)員服務(wù)等類別。財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)核算、審計(jì)監(jiān)督等方面的檔案。人事管理類：包括人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免、薪酬福利、人事檔案等方面的檔案。2.編號(hào)規(guī)則采用“年度類別順序號(hào)”的編號(hào)方法。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號(hào)為2023XZ05。其中，“年度”為公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示；“類別”用大寫字母表示，如“黨群工作類”為DQ，“行政管理類”為XZ等；“順序號(hào)”用兩位數(shù)字表示，從01開始依次編號(hào)。五、檔案的保管期限與密級(jí)劃分1.保管期限永久保管：凡是反映商會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)商會(huì)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如商會(huì)章程、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大項(xiàng)目合同等。定期保管：分為30年和10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)商會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。其中，反映商會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管；在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，列為10年保管。2.密級(jí)劃分絕密：涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息，一旦泄露會(huì)使國(guó)家、商會(huì)或相關(guān)單位的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案，列為絕密級(jí)。機(jī)密：涉及重要秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家、商會(huì)或相關(guān)單位的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案，列為機(jī)密級(jí)。秘密：涉及一般秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家、商會(huì)或相關(guān)單位的安全和利益遭受一定損害的檔案，列為秘密級(jí)。六、檔案的保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所商會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。3.檔案整理與上架檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行上架排列。上架時(shí)應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，同類檔案集中存放，不同保管期限和密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。4.檔案清點(diǎn)與核對(duì)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。清點(diǎn)核對(duì)工作應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。5.檔案數(shù)字化積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。同時(shí)，要加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)備份、設(shè)置訪問權(quán)限等措施，防止電子檔案信息泄露。七、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限商會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，可以查閱與本部門工作相關(guān)的檔案。涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的檔案查閱，需經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。外部單位查閱商會(huì)檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合辦公室安排專人陪同查閱。查閱內(nèi)容涉及機(jī)密、絕密級(jí)檔案的，須經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。2.查閱程序查閱人員到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的查閱范圍，查找并提供相應(yīng)檔案。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過程中，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、摘錄或復(fù)制內(nèi)容等。利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查詢。4.歸還要求查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)商會(huì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)調(diào)整。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，結(jié)合商會(huì)的實(shí)際情況，按照檔案保管期限表和密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。對(duì)于已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，以及因情況變化需要調(diào)整密級(jí)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定。3.銷毀程序經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由