律師檔案制度講課一、總則（一）目的律師檔案制度是律師事務(wù)所管理的重要組成部分，其目的在于規(guī)范律師檔案的管理，確保律師檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為律師業(yè)務(wù)開展、事務(wù)所管理決策以及司法行政機(jī)關(guān)監(jiān)督檢查提供有力支持。通過建立健全律師檔案制度，能夠有效維護(hù)律師的合法權(quán)益，保障法律服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)律師行業(yè)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體律師及工作人員。律師檔案包括律師個(gè)人執(zhí)業(yè)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類與律師業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：律師檔案應(yīng)如實(shí)反映律師業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，所有歸檔材料必須是原始的、真實(shí)有效的。2.完整性原則：涵蓋律師從執(zhí)業(yè)申請(qǐng)到業(yè)務(wù)辦理全過程的各類文件資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及當(dāng)事人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括檔案分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，保證檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善律師檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.集中統(tǒng)一管理律師事務(wù)所的各類檔案，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，確保檔案管理工作的規(guī)范運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和查詢利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）律師個(gè)人職責(zé)1.律師本人應(yīng)及時(shí)收集、整理與本人業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件資料，并按照檔案管理制度的要求進(jìn)行分類、編號(hào)，定期移交檔案管理部門歸檔。2.在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定妥善保管各類文件資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和信息，確保個(gè)人檔案的準(zhǔn)確、完整。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作，確保業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時(shí)、準(zhǔn)確地移交檔案管理部門。2.對(duì)本部門業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量進(jìn)行初審，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，不符合要求的及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和糾正。3.協(xié)助檔案管理部門做好業(yè)務(wù)檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.律師個(gè)人檔案：包括律師執(zhí)業(yè)申請(qǐng)材料、年度考核材料、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄、業(yè)務(wù)培訓(xùn)證書等與律師個(gè)人職業(yè)發(fā)展相關(guān)的文件資料。2.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型分為訴訟業(yè)務(wù)檔案和非訴訟業(yè)務(wù)檔案。訴訟業(yè)務(wù)檔案又可細(xì)分為刑事訴訟、民事訴訟、行政訴訟等檔案；非訴訟業(yè)務(wù)檔案包括法律顧問、合同審查、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、資產(chǎn)重組等業(yè)務(wù)檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋律師事務(wù)所的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等與財(cái)務(wù)收支相關(guān)的文件資料。4.行政檔案：包括律師事務(wù)所的行政管理文件、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案等與日常管理活動(dòng)相關(guān)的文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.律師個(gè)人檔案編號(hào)：采用“律所代碼+年份+律師序號(hào)”的方式。例如:[律所代碼]2023001，表示本律所2023年申請(qǐng)執(zhí)業(yè)的第1位律師的個(gè)人檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：按照業(yè)務(wù)類型和年份進(jìn)行編制。訴訟業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“律所代碼+年份+業(yè)務(wù)類型代碼+案件序號(hào)”，如[律所代碼]2023C001，表示本律所2023年辦理的第1起民事訴訟案件檔案；非訴訟業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“律所代碼+年份+業(yè)務(wù)類型代碼+業(yè)務(wù)序號(hào)”，如[律所代碼]2023N001，表示本律所2023年辦理的第1項(xiàng)非訴訟業(yè)務(wù)檔案。其中，業(yè)務(wù)類型代碼根據(jù)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行設(shè)定，如C代表民事訴訟，X代表刑事訴訟，F(xiàn)代表非訴訟業(yè)務(wù)等。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用“律所代碼+年份+財(cái)務(wù)類別代碼+檔案序號(hào)”的方式。例如:[律所代碼]2023Z001，表示本律所2023年的第1份財(cái)務(wù)報(bào)表檔案。財(cái)務(wù)類別代碼可根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的具體內(nèi)容設(shè)定，如Z代表財(cái)務(wù)報(bào)表，P代表會(huì)計(jì)憑證等。4.行政檔案編號(hào)：按照年份和檔案類別進(jìn)行編制。行政檔案編號(hào)為“律所代碼+年份+行政類別代碼+檔案序號(hào)”，如[律所代碼]2023A001，表示本律所2023年的第1份行政管理文件檔案。行政類別代碼根據(jù)行政檔案的具體內(nèi)容設(shè)定，如A代表行政管理文件，H代表會(huì)議記錄等。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.律師在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件資料，包括但不限于委托代理合同、授權(quán)委托書、法律文書、證據(jù)材料、庭審記錄、咨詢意見等，應(yīng)及時(shí)收集齊全。2.對(duì)于從外部獲取的與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如政府部門文件、行業(yè)規(guī)范、專家意見等，也應(yīng)一并收集歸檔。3.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將本部門的業(yè)務(wù)檔案收集整理完畢，并移交檔案管理部門。一般訴訟業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在案件結(jié)案后30日內(nèi)移交，非訴訟業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后15日內(nèi)移交。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)將其歸入相應(yīng)的類別。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.去除文件資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)紙張進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小統(tǒng)一，便于裝訂。4.按照文件資料的形成順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案內(nèi)容的邏輯性和連貫性。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等信息，以便于查閱和檢索。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理部門收到各業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行裝訂，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案牢固、整齊。3.將裝訂好的檔案按照編號(hào)順序放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份、編號(hào)范圍等信息。4.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，建立電子檔案索引，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)管理。（二）保管要求1.檔案保管應(yīng)具備專門的場(chǎng)所，檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開保管，避免混淆。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，可采用電子備份或異地存儲(chǔ)等方式，防止檔案丟失或損壞。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本律師事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱檔案的類別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相關(guān)檔案，查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、無缺失。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、借閱檔案的類別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說明理由。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員未按時(shí)歸還檔案或檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及當(dāng)事人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息予以保密。2.在檔案管理過程中，應(yīng)采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止檔案信息泄露。如對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，對(duì)檔案查閱和借閱情況進(jìn)行記錄等。3.未經(jīng)檔案所有者或相關(guān)當(dāng)事人同意，不得擅自向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保檔案安全。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案因保管不善或其他原因?qū)е聡?yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)且無利用價(jià)值的。3.法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的類別、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人審批同意后，成立檔案銷毀工作小組，負(fù)責(zé)具體的銷毀工作。3.檔案銷毀工作小組應(yīng)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，確保銷毀檔案的