檔案簽字蓋章制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和有效性，規(guī)范檔案簽字蓋章行為，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案形成、流轉(zhuǎn)、保管等環(huán)節(jié)的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案簽字蓋章行為合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則簽字蓋章應(yīng)基于真實的業(yè)務(wù)內(nèi)容和事實，保證檔案信息與實際情況相符，不得虛假簽署。3.權(quán)責(zé)明確原則明確各部門及人員在檔案簽字蓋章過程中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，避免推諉扯皮。4.規(guī)范有序原則檔案簽字蓋章流程應(yīng)規(guī)范、有序，確保各個環(huán)節(jié)緊密銜接，提高工作效率和質(zhì)量。二、檔案簽字蓋章的主體與職責(zé)（一）檔案形成部門1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、編制等前期工作，確保檔案內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定對檔案進行初步審核，確認無誤后，由部門負責(zé)人或授權(quán)簽字人進行簽字確認，表明對檔案內(nèi)容負責(zé)。3.根據(jù)檔案的性質(zhì)和流轉(zhuǎn)要求，及時提交檔案至相關(guān)部門或檔案管理機構(gòu)，并配合做好后續(xù)簽字蓋章工作。（二）檔案流轉(zhuǎn)過程中的經(jīng)手部門1.在檔案流轉(zhuǎn)過程中，經(jīng)手部門應(yīng)仔細核對檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性未受影響。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與檔案形成部門溝通協(xié)調(diào)，解決問題后再繼續(xù)流轉(zhuǎn)。3.經(jīng)手部門負責(zé)人或授權(quán)簽字人對檔案在本部門流轉(zhuǎn)期間的真實性、完整性負責(zé)，并在相關(guān)流轉(zhuǎn)記錄上簽字確認。（三）檔案管理機構(gòu)1.負責(zé)制定檔案簽字蓋章的具體操作流程和規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對接收的檔案進行全面審核，包括檔案內(nèi)容、簽字蓋章情況等，確保檔案符合要求。3.根據(jù)檔案管理規(guī)定，對需要蓋章的檔案進行蓋章操作，蓋章應(yīng)清晰、端正，加蓋在規(guī)定位置。4.妥善保管檔案簽字蓋章記錄，建立健全檔案簽字蓋章臺賬，以備查詢和追溯。（四）公司/組織負責(zé)人1.對公司/組織重要檔案的簽字蓋章進行最終審批，確保檔案的簽署符合公司/組織整體利益和相關(guān)規(guī)定。2.對檔案簽字蓋章制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，保證制度的有效落實。三、檔案簽字蓋章的范圍與要求（一）文件類檔案1.各類正式發(fā)文，包括通知、報告、決定、決議等，需經(jīng)起草部門負責(zé)人、審核部門負責(zé)人、簽發(fā)人簽字，并加蓋公司/組織公章。2.內(nèi)部工作文件，如工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要等，由部門負責(zé)人簽字確認即可。重要的內(nèi)部文件，可根據(jù)需要加蓋部門印章。3.涉及對外合作、協(xié)議、合同等文件，必須由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司/組織公章及騎縫章。同時，根據(jù)合同條款要求，可能還需加蓋合同專用章等其他印章。（二）證照類檔案1.營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照的辦理、變更、年檢等相關(guān)文件，需經(jīng)公司/組織負責(zé)人簽字，并加蓋公章。2.涉及公司/組織資質(zhì)證書、榮譽證書等相關(guān)文件，在申請、頒發(fā)、變更等環(huán)節(jié)，應(yīng)按照規(guī)定由相應(yīng)負責(zé)人簽字蓋章。（三）財務(wù)類檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案，由財務(wù)部門負責(zé)人、會計主管、記賬人員等按照財務(wù)管理制度的要求簽字確認。2.財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等重要財務(wù)文件，需經(jīng)財務(wù)負責(zé)人和公司/組織負責(zé)人簽字，并加蓋公司/組織公章。（四）人事類檔案1.員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利文件等，由員工本人簽字確認，人力資源部門負責(zé)人審核簽字，并加蓋部門印章。2.員工晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)文件，需經(jīng)人力資源部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，涉及重要人事變動的，還需公司/組織負責(zé)人簽字。（五）其他類檔案1.工程建設(shè)項目檔案，包括項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等，在項目各階段由項目負責(zé)人、技術(shù)負責(zé)人、質(zhì)量負責(zé)人等簽字確認，并根據(jù)項目管理要求加蓋相關(guān)單位印章。2.科研項目檔案，如研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等，由項目負責(zé)人、科研團隊成員、審核專家等簽字，必要時加蓋科研項目承擔(dān)單位或合作單位印章。（六）簽字蓋章要求1.簽字必須由本人親自簽署，不得代簽。簽字應(yīng)使用黑色或藍色墨水筆書寫，字跡清晰、工整，易于辨認。2.蓋章應(yīng)使用符合規(guī)定的印章，印章應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在錯誤位置。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子簽名法等相關(guān)規(guī)定，采用合法有效的電子簽名方式進行簽字確認。電子簽名應(yīng)與手寫簽名具有同等法律效力。四、檔案簽字蓋章的流程（一）檔案形成部門流程1.檔案承辦人員完成檔案內(nèi)容的起草、整理后，提交部門負責(zé)人進行初步審核。2.部門負責(zé)人對檔案內(nèi)容進行審核，重點檢查檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式規(guī)范等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給承辦人員進行修改完善。3.審核通過后，部門負責(zé)人在檔案相應(yīng)位置簽字確認，表示對檔案內(nèi)容負責(zé)。4.檔案承辦人員將簽字后的檔案按照規(guī)定的流轉(zhuǎn)程序提交至下一環(huán)節(jié)。（二）檔案流轉(zhuǎn)過程中的審核流程1.檔案流轉(zhuǎn)至經(jīng)手部門后，經(jīng)手部門負責(zé)人或指定專人對檔案進行再次審核。2.審核內(nèi)容包括檔案是否符合流轉(zhuǎn)要求、是否存在遺漏或錯誤等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與檔案形成部門溝通協(xié)調(diào)解決。3.經(jīng)手部門審核無誤后，經(jīng)手部門負責(zé)人或授權(quán)簽字人在檔案相關(guān)記錄或流轉(zhuǎn)文件上簽字確認，表明檔案已在本部門順利流轉(zhuǎn)。（三）檔案管理機構(gòu)蓋章流程1.檔案管理機構(gòu)收到需要蓋章的檔案后，首先對檔案進行全面審核，包括檔案內(nèi)容、簽字情況、流轉(zhuǎn)記錄等。2.審核通過后，檔案管理人員按照規(guī)定的蓋章位置和蓋章要求，使用相應(yīng)印章進行蓋章操作。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，加蓋在規(guī)定位置。3.蓋章完成后，檔案管理人員在檔案蓋章記錄上進行登記，注明蓋章日期、蓋章人等信息，并將蓋章后的檔案妥善保管或按照規(guī)定繼續(xù)流轉(zhuǎn)。（四）特殊情況處理流程1.對于緊急情況下需要快速簽字蓋章的檔案，可由相關(guān)負責(zé)人通過電話、郵件等方式進行緊急授權(quán)，但事后應(yīng)及時補辦正式簽字蓋章手續(xù)，并在檔案中注明授權(quán)情況及補辦時間。2.如遇檔案簽字蓋章過程中出現(xiàn)爭議或問題，相關(guān)部門應(yīng)及時溝通協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可提交公司/組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)機構(gòu)或上級領(lǐng)導(dǎo)進行裁決，確保檔案簽字蓋章工作順利進行。五、檔案簽字蓋章的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，成員由檔案管理機構(gòu)、審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對檔案簽字蓋章制度的執(zhí)行情況進行檢查，重點檢查檔案簽字蓋章的流程是否規(guī)范、簽字蓋章是否符合要求、檔案內(nèi)容是否真實完整等方面。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部審計與檢查1.按照國家法律法規(guī)和行業(yè)監(jiān)管要求，定期接受外部審計機構(gòu)的審計以及相關(guān)部門的檢查。2.在審計和檢查過程中，積極配合提供檔案簽字蓋章相關(guān)資料，如實反映檔案管理情況。對于審計和檢查提出的問題，及時進行整改，并將整改情況報告公司/組織管理層。（三）責(zé)任追究1.對于違反檔案簽字蓋章制度的行為，如虛假簽字、違規(guī)蓋章、擅自更改檔案內(nèi)容等，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括批評教育、警告、罰款、降職、撤職等，構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。3.因檔案簽字蓋章違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案簽字蓋章記錄與檔案保管（一）簽字蓋章記錄1.各部門和檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立健全檔案簽字蓋章記錄臺賬，詳細記錄檔案名稱、簽字蓋章日期、簽字人姓名、蓋章人姓名、檔案流轉(zhuǎn)情況等信息。2.簽字蓋章記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合檔案管理規(guī)定，以便于查詢和追溯檔案簽字蓋章的全過程。3.對于電子檔案的簽字蓋章記錄，應(yīng)采用電子存儲方式進行保存，并確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）檔案保管1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)按照檔案保管期限和分類要求，對檔案進行妥善保管。檔案保管應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲等條件，確保檔案的質(zhì)量不受影響。2.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱流程。借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后在規(guī)定時間內(nèi)歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和簽字蓋章情況。3.定期對檔