大學(xué)生檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在大學(xué)生成長(zhǎng)、就業(yè)及學(xué)校各項(xiàng)工作中的重要作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全日制普通高等教育學(xué)生的檔案管理工作，涵蓋從入學(xué)到畢業(yè)離校全過(guò)程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的信息資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息安全，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程，保證檔案質(zhì)量。二、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）入學(xué)材料1.錄取通知書(shū)2.高考報(bào)名登記表3.體檢表4.黨團(tuán)組織關(guān)系材料（二）學(xué)習(xí)成績(jī)材料1.每學(xué)期成績(jī)單2.補(bǔ)考、重修記錄3.學(xué)籍變動(dòng)材料（如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等）（三）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金評(píng)定材料2.各級(jí)各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)及表彰決定3.違紀(jì)處分決定書(shū)及相關(guān)證明材料（四）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料1.實(shí)習(xí)報(bào)告2.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄及證明（五）畢業(yè)材料1.畢業(yè)生登記表2.學(xué)位申請(qǐng)表3.畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）材料4.就業(yè)報(bào)到證存根三、檔案建立與收集（一）新生檔案建立1.新生入學(xué)時(shí)，學(xué)校招生部門(mén)負(fù)責(zé)收集新生的入學(xué)材料，并按班級(jí)整理成冊(cè)，移交至學(xué)生檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)入學(xué)材料進(jìn)行審核，確保材料齊全、真實(shí)有效后，為每位新生建立個(gè)人檔案。（二）在校期間檔案收集1.各教學(xué)單位負(fù)責(zé)組織教師及時(shí)錄入學(xué)生每學(xué)期的學(xué)習(xí)成績(jī)，并將成績(jī)單報(bào)送至檔案管理部門(mén)。2.學(xué)生工作部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料等，并定期移交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)移交的檔案材料進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。四、檔案整理與保管（一）檔案整理1.檔案管理部門(mén)按照檔案內(nèi)容分類(lèi)，對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。2.將檔案材料按照順序依次裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)等信息。（二）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.根據(jù)檔案的重要程度和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。對(duì)永久保存的檔案，應(yīng)專(zhuān)柜保管；對(duì)定期保存的檔案，應(yīng)在保管期限屆滿(mǎn)后，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，但需提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.學(xué)校內(nèi)部因工作需要查閱學(xué)生檔案的，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、范圍和時(shí)間，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。3.校外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案的，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、范圍和時(shí)間，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。查閱過(guò)程中，必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.一般情況下，學(xué)生檔案不對(duì)外借閱。如有特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、范圍和時(shí)間，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.借閱人必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如檔案在借閱期間出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）畢業(yè)轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，檔案管理部門(mén)根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)情況，將檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。2.檔案轉(zhuǎn)遞必須通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門(mén)公章。3.畢業(yè)生就業(yè)單位或畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心收到檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給學(xué)校檔案管理部門(mén)。（二）轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)轉(zhuǎn)遞1.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)學(xué)校相關(guān)部門(mén)的通知，將學(xué)生檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)?；?qū)I(yè)所在部門(mén)。2.檔案轉(zhuǎn)遞程序與畢業(yè)轉(zhuǎn)遞相同，確保檔案安全、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的大學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理數(shù)據(jù)變更情況，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。（三）信息安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案專(zhuān)家組成。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定表。3.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受教育行政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等上級(jí)主管部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議及時(shí)整改落實(shí)。2.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，對(duì)社