村居檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村居檔案室建設(shè)與管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村居各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村居范圍內(nèi)形成的各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。村居檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映村居各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性和安全性。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便村居工作人員和村民查閱利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立村居檔案室，作為本村居檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作與維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作。2.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。配合檔案管理員做好檔案管理的相關(guān)工作，提供檔案利用的必要信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋村居組織建設(shè)、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等文件。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類：涉及本村居經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、招商引資、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)等資料。4.社會(huì)事務(wù)類：包含民政工作、社會(huì)保障、計(jì)劃生育、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)等方面的檔案。5.農(nóng)業(yè)農(nóng)村類：如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、土地管理、水利設(shè)施等相關(guān)文件。6.其他類：對本村居有保存價(jià)值的其他各類文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.對于重要文件和具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門，一份移交檔案室。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年度流水號或分類流水號等方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備適宜的保管條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、鼠夾等。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜架，用于存放檔案。檔案柜架應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映村居主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對村居工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對村居工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對村居工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案保管措施1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.對破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，以延長檔案的使用壽命。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對借閱檔案的人員進(jìn)行登記，確保檔案按時(shí)歸還，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本村居工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案室查閱。2.村民因涉及個(gè)人權(quán)益、歷史遺留問題等原因需要查閱檔案的，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意后，可查閱相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱本村居檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)本村居相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案室查閱檔案原件，檔案管理員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明出處。（三）利用登記對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制的檔案內(nèi)容等。利用登記應(yīng)長期保存，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村居分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見。2.將擬銷毀的檔案清單報(bào)經(jīng)村居主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立村居檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集與錄入1.對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.將掃描后的電子檔案進(jìn)行整理、命名、分類，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案信息化系統(tǒng)管理1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保檔案信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作