檔案規(guī)章制度圖板一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案規(guī)章制度圖板。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作，按照檔案分類標(biāo)準對收集到的檔案進行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.檔案利用與服務(wù)負責(zé)辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用手續(xù)，為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案信息服務(wù)，確保檔案的合理利用。同時，根據(jù)公司/組織工作需要，積極開發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供參考依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)推進檔案管理信息化進程，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序確定檔案保存期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施銷毀工作。7.檔案統(tǒng)計與分析建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。8.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。同時，加強對各部門檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政辦公文件，人事任免、薪酬福利、培訓(xùn)教育等人力資源管理文件，財務(wù)預(yù)算、決算、審計等財務(wù)管理文件，以及其他行政管理活動中形成的各類文件。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)板塊，每個業(yè)務(wù)板塊下再細分具體的業(yè)務(wù)文件類別，如市場調(diào)研報告、銷售合同、生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、技術(shù)方案、采購訂單、客戶投訴處理記錄等。3.項目管理類針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項、可行性研究、項目計劃、項目實施過程中的各類文件（如項目進度報告、項目變更記錄、項目驗收報告等），以及項目結(jié)束后的總結(jié)評估文件等。4.合同協(xié)議類涵蓋公司/組織對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。5.基本建設(shè)類涉及公司/組織基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件，如項目規(guī)劃書、設(shè)計圖紙、工程預(yù)算、施工日志、竣工驗收報告等。6.設(shè)備儀器類包括公司/組織購置、使用、維護、報廢的各類設(shè)備儀器的相關(guān)文件，如設(shè)備采購合同、設(shè)備驗收報告、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報廢申請等。7.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、事件、工程建設(shè)等內(nèi)容的聲像資料，如會議照片、活動錄像、工程建設(shè)影像等。8.電子檔案類存儲在電子介質(zhì)上的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件、電子郵件等，按照電子文件的性質(zhì)和來源進行分類管理。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的四級編號體系，具體說明如下：1.全宗號公司/組織檔案全宗號為[具體全宗號]，代表公司/組織檔案的整體歸屬。2.目錄號根據(jù)檔案分類，每一大類檔案對應(yīng)一個目錄號。例如，行政管理類檔案目錄號為1，業(yè)務(wù)管理類檔案目錄號為2，以此類推。3.案卷號在每一類檔案中，按照形成時間、重要程度等因素，將相關(guān)檔案組成案卷，并賦予案卷號。案卷號采用年度流水編號，每年從001開始編排。4.件號對于案卷內(nèi)的每份文件，按照排列順序賦予件號。件號從001開始，依次遞增。例如，一份行政管理類檔案的編號為：[全宗號]12023001005，表示該檔案屬于公司/組織全宗，行政管理類目錄下，2023年形成的第1個案卷中的第5份文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)各部門負責(zé)本部門在工作活動中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作。部門負責(zé)人應(yīng)指定專人作為兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的日常收集和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下內(nèi)容：本部門制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等文件材料。與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來信函、市場調(diào)研資料、項目文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。涉及本部門人員的人事檔案材料，如員工入職登記表、勞動合同、崗位變動記錄、培訓(xùn)證書、考核評價等。財務(wù)收支憑證、會計報表、審計報告等財務(wù)管理文件。本部門組織或參與的各類活動的文件材料，如活動方案、活動照片、活動總結(jié)等。3.收集時間各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案，并在次年[具體時間]前將上一年度形成的檔案整理移交至檔案管理部門。對于重要緊急的檔案，應(yīng)隨時收集并移交。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準，對收集到的檔案進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。裝訂：對紙張破損、字跡模糊等不符合保存要求的文件材料進行修復(fù)或復(fù)制，然后按照一定順序進行裝訂。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不倒頁、不壓字，便于翻閱。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案上架檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，便于查找和管理。不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、目錄號、案卷號等信息。對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并按照電子檔案管理要求進行分類存儲和備份。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要，涉及公司/組織重大權(quán)益和重要資產(chǎn)的合同協(xié)議等。2.長期保管對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。如公司/組織年度工作計劃、工作總結(jié)，業(yè)務(wù)管理中的重要文件，項目管理中的中期報告等。3.短期保管對公司/組織在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限為[具體年限]年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的工作記錄等。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。檢查周期為每[具體時間周期]一次，如每年進行一次全面檢查。檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門形成的檔案。涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱、借閱應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)本部門員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案供查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱手續(xù)因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案在借閱期間發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，申請人應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門工作人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（四）檔案信息開發(fā)利用檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，根據(jù)公司/組織工作需要，對檔案進行分析研究，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供參考依據(jù)。同時，利用檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案信息資源共享平臺，方便公司/組織內(nèi)部各部門和員工查詢利用檔案信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的價值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細說明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀理由等信息，經(jīng)鑒定工作小組審核簽字后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織信息化建設(shè)提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的集中存儲和管理。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、責(zé)任者、日期等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理工作效率和準確性。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、借閱、修改等操作進行嚴格權(quán)限控制，確保檔案信息安全。5.統(tǒng)計分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機