扶貧檔案收集制度一、總則（一）目的為了規(guī)范扶貧檔案的收集工作，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)反映扶貧工作的全過(guò)程，為扶貧工作的決策、管理、監(jiān)督和研究提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目檔案的收集管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集扶貧工作各環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理檔案，保證檔案與扶貧工作同步推進(jìn)，避免積壓和延誤。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、收集范圍（一）項(xiàng)目規(guī)劃與申報(bào)材料1.扶貧項(xiàng)目申報(bào)書(shū)，包括項(xiàng)目背景、目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施計(jì)劃、預(yù)期效益等。2.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告，含市場(chǎng)分析、技術(shù)方案、財(cái)務(wù)預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。3.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件，上級(jí)主管部門對(duì)項(xiàng)目的審批意見(jiàn)和立項(xiàng)通知。（二）項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件1.項(xiàng)目實(shí)施方案，明確項(xiàng)目具體實(shí)施步驟、責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等。3.項(xiàng)目合同協(xié)議，與項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)的各類合同，如工程建設(shè)合同、物資采購(gòu)合同、技術(shù)服務(wù)合同等。4.項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，定期匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，包括工作完成情況、遇到的問(wèn)題及解決措施等。5.項(xiàng)目資金使用文件，如資金預(yù)算批復(fù)、資金撥付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.項(xiàng)目監(jiān)督檢查記錄，包括上級(jí)部門檢查、內(nèi)部自查、第三方評(píng)估等形成的檢查報(bào)告、整改通知等。（三）扶貧對(duì)象相關(guān)資料1.貧困戶識(shí)別與退出資料，包括貧困戶申請(qǐng)書(shū)、家庭情況調(diào)查表、民主評(píng)議記錄、公示材料、退出審批表等。2.扶貧對(duì)象幫扶記錄，幫扶責(zé)任人幫扶計(jì)劃、幫扶措施落實(shí)情況記錄、幫扶成效評(píng)估等。3.貧困地區(qū)人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如貧困人口數(shù)量、分布、貧困程度變化等統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（四）培訓(xùn)與宣傳資料1.扶貧政策培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)方案、教材、課件、培訓(xùn)記錄等。2.扶貧工作宣傳資料，如宣傳海報(bào)、宣傳冊(cè)、新聞報(bào)道、影像資料等。（五）項(xiàng)目驗(yàn)收與總結(jié)材料1.項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，項(xiàng)目完成后提交的驗(yàn)收申請(qǐng)及相關(guān)說(shuō)明。2.項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收組出具的驗(yàn)收意見(jiàn)，包括項(xiàng)目完成情況、質(zhì)量評(píng)估、效益分析等。3.項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，對(duì)扶貧項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程進(jìn)行全面總結(jié)，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。三、收集要求（一）文件材料齊全完整收集的文件材料應(yīng)涵蓋扶貧工作各個(gè)環(huán)節(jié)，確保能夠全面反映項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程和成效。對(duì)于重要文件的初稿、修改稿、定稿等不同版本均應(yīng)收集保存。（二）內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確文件材料中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、表述等必須真實(shí)可靠，經(jīng)得起核查。涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)與相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目等一致，引用的政策文件應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）格式規(guī)范統(tǒng)一文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格（A4），字跡清晰，圖表工整。文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、印章等格式應(yīng)符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。（四）簽字蓋章手續(xù)完備各類文件材料應(yīng)按照規(guī)定履行簽字、蓋章等手續(xù)，確保文件具有法律效力。合同協(xié)議等重要文件必須由雙方當(dāng)事人簽字并加蓋公章（或手?。?。（五）電子文件與紙質(zhì)文件同步收集對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容保持一致。電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、收集流程（一）明確責(zé)任主體各扶貧項(xiàng)目實(shí)施部門（或團(tuán)隊(duì)）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目相關(guān)檔案的收集工作，并指定專人作為檔案收集責(zé)任人。責(zé)任人應(yīng)熟悉檔案管理要求，具備一定的檔案管理知識(shí)和技能。（二）定期收集檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定期收集項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件材料。一般每月或每季度進(jìn)行一次集中收集，確保檔案不遺漏、不積壓。（三）分類整理收集到的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類整理，按照本制度規(guī)定的收集范圍和類別，將文件材料分別歸入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中。對(duì)于同一類文件，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。（四）審核把關(guān)檔案收集責(zé)任人整理好的文件材料，應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件材料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審核，確保符合要求后簽字確認(rèn)。（五）移交歸檔經(jīng)審核無(wú)誤的文件材料，由檔案收集責(zé)任人及時(shí)移交至公司/組織的檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目、上架等工作，完成正式歸檔。五、收集渠道（一）內(nèi)部產(chǎn)生文件的收集1.項(xiàng)目實(shí)施部門在日常工作中形成的各類文件材料，由部門檔案收集責(zé)任人負(fù)責(zé)收集整理。2.公司/組織內(nèi)部召開(kāi)的與扶貧工作相關(guān)的會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等，由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)收集后移交檔案管理部門。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在扶貧工作中形成的批示、簽報(bào)件、調(diào)研報(bào)告等，由文件承辦部門或個(gè)人及時(shí)送交檔案管理部門。（二）外部文件的收集1.上級(jí)主管部門下發(fā)的與扶貧工作有關(guān)的政策文件、工作部署、通知要求等，由公司/組織辦公室負(fù)責(zé)收集后轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門，并將原件及相關(guān)貫徹落實(shí)情況文件一并移交檔案管理部門。2.與其他單位或部門簽訂的扶貧合作協(xié)議、聯(lián)合開(kāi)展項(xiàng)目的文件材料，涉及雙方各自留存的部分，由本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集歸檔。3.從政府部門、扶貧機(jī)構(gòu)、統(tǒng)計(jì)部門等獲取的扶貧工作統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告、政策解讀等資料，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集整理后移交檔案管理部門。六、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)扶貧檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序及文件性質(zhì)等進(jìn)行分類。具體分類如下：1.項(xiàng)目綜合類：包括項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目總結(jié)等綜合性文件。2.項(xiàng)目實(shí)施類：涵蓋項(xiàng)目實(shí)施方案、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、進(jìn)度報(bào)告、資金使用文件等與項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程相關(guān)的文件。3.扶貧對(duì)象類：包含貧困戶識(shí)別與退出資料、幫扶記錄、人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。4.培訓(xùn)宣傳類：涉及扶貧政策培訓(xùn)和工作宣傳的各類資料。5.項(xiàng)目驗(yàn)收類：項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件。（二）編號(hào)與編目1.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。例如，項(xiàng)目綜合類檔案編號(hào)為“1×××”，項(xiàng)目實(shí)施類檔案編號(hào)為“2×××”等。每一個(gè)編號(hào)下的檔案再按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檢索利用。（三）裝訂與裝盒1.對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件材料進(jìn)行修整，使其符合統(tǒng)一規(guī)格。2.將整理好的文件材料按照編號(hào)順序依次裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。3.裝訂后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫(xiě)檔案類別、編號(hào)、題名、起止日期等信息。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具設(shè)備，如檔案架（柜）、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材等。（二）保管期限扶貧檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：主要包括扶貧項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目總結(jié)、涉及重大政策調(diào)整和資金使用的文件、扶貧對(duì)象識(shí)別與退出的核心資料等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：一般保管期限為30年，包括項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要文件、階段性總結(jié)報(bào)告、扶貧對(duì)象幫扶記錄等。3.短期保管的檔案：保管期限為10年，如一般性的項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、培訓(xùn)宣傳資料等。（三）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲(chóng)藥品、調(diào)整庫(kù)房溫濕度等，并做好檢查記錄。（四）數(shù)字化管理為提高檔案利用效率，便于遠(yuǎn)程查詢和共享，應(yīng)對(duì)重要扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)和管理。建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。八、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱扶貧檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守檔案管理制度，辦理相關(guān)手續(xù)。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和查閱。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門或人員、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。九、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷毀鑒定表。2.組織相關(guān)部門和人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否確無(wú)保存價(jià)值。3.經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。（三）銷毀實(shí)施檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔