榮譽(yù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司榮譽(yù)檔案的管理，規(guī)范榮譽(yù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案在公司文化建設(shè)、員工激勵(lì)、對(duì)外宣傳等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工所獲得的各類榮譽(yù)檔案的管理。（三）定義本制度所稱榮譽(yù)檔案，是指公司及員工在各類評(píng)選、競(jìng)賽、表彰等活動(dòng)中獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)牌匾以及相關(guān)的表彰文件、事跡材料、照片、影像等資料。（四）管理原則榮譽(yù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、真實(shí)完整、科學(xué)規(guī)范、安全保密、高效利用的原則。二、管理職責(zé)（一）公司辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善榮譽(yù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)榮譽(yù)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)建立榮譽(yù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)榮譽(yù)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)工作，并做好相關(guān)記錄。5.定期對(duì)榮譽(yù)檔案進(jìn)行檢查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工榮譽(yù)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交公司辦公室。2.協(xié)助公司辦公室做好榮譽(yù)檔案的相關(guān)管理工作，提供必要的信息和支持。（三）員工個(gè)人1.積極配合公司及部門做好個(gè)人榮譽(yù)檔案資料的收集、整理工作。2.按照公司規(guī)定，妥善保管個(gè)人獲得的榮譽(yù)物品，如有遺失或損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告。三、榮譽(yù)檔案的收集（一）收集范圍1.公司獲得的各級(jí)政府部門頒發(fā)的榮譽(yù)稱號(hào)，如先進(jìn)企業(yè)、優(yōu)秀納稅大戶、文明單位等。2.公司在行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的評(píng)選、競(jìng)賽中獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)，如行業(yè)最佳實(shí)踐獎(jiǎng)、創(chuàng)新成果獎(jiǎng)等。3.員工個(gè)人獲得的各級(jí)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、公司內(nèi)部等頒發(fā)的榮譽(yù)稱號(hào)，如勞動(dòng)模范、優(yōu)秀員工、技術(shù)能手等。4.與榮譽(yù)相關(guān)的表彰文件、事跡材料、新聞報(bào)道、照片、影像等資料。（二）收集時(shí)間1.對(duì)于公司獲得的榮譽(yù)，相關(guān)部門應(yīng)在榮譽(yù)授予后[X]個(gè)工作日內(nèi)將榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物及表彰文件原件移交公司辦公室。2.對(duì)于員工個(gè)人獲得的榮譽(yù)，員工應(yīng)在榮譽(yù)授予后[X]個(gè)工作日內(nèi)將榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀等實(shí)物及事跡材料原件提交所在部門，部門匯總后及時(shí)移交公司辦公室。（三）收集要求1.榮譽(yù)檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。2.榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物應(yīng)保持完好，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。3.表彰文件、事跡材料等應(yīng)提供原件，如有特殊情況無(wú)法提供原件，應(yīng)提供清晰的復(fù)印件，并注明出處。4.照片應(yīng)主題明確、圖像清晰，能夠反映榮譽(yù)獲得的場(chǎng)景或事跡；影像資料應(yīng)內(nèi)容完整、畫(huà)面清晰，能夠真實(shí)記錄榮譽(yù)獲得的過(guò)程。四、榮譽(yù)檔案的整理（一）分類榮譽(yù)檔案按照榮譽(yù)主體分為公司榮譽(yù)檔案和員工個(gè)人榮譽(yù)檔案。公司榮譽(yù)檔案按照榮譽(yù)類別進(jìn)一步細(xì)分，員工個(gè)人榮譽(yù)檔案按照部門和榮譽(yù)類別進(jìn)行分類。（二）編號(hào)1.公司榮譽(yù)檔案編號(hào)格式為：公司簡(jiǎn)稱+榮譽(yù)類別代碼+年份+序號(hào)。例如：[公司簡(jiǎn)稱]GY2023001，其中“GY”為公司榮譽(yù)類別代碼，具體代碼根據(jù)公司榮譽(yù)類別設(shè)定。2.員工個(gè)人榮譽(yù)檔案編號(hào)格式為：部門簡(jiǎn)稱+員工工號(hào)+榮譽(yù)類別代碼+年份+序號(hào)。例如：[部門簡(jiǎn)稱]001RY2023001，其中“RY”為員工個(gè)人榮譽(yù)類別代碼，具體代碼根據(jù)員工個(gè)人榮譽(yù)類別設(shè)定。（三）裝訂1.榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物應(yīng)單獨(dú)存放，并在實(shí)物上粘貼編號(hào)標(biāo)簽。2.表彰文件、事跡材料、照片、影像等資料應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。（四）編目1.編制榮譽(yù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括編號(hào)、榮譽(yù)主體、榮譽(yù)類別、榮譽(yù)授予時(shí)間、榮譽(yù)授予單位、榮譽(yù)證書(shū)編號(hào)、表彰文件標(biāo)題、事跡材料摘要、照片或影像資料說(shuō)明等內(nèi)容。2.建立榮譽(yù)檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和管理。五、榮譽(yù)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所榮譽(yù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)良好。（二）保管方式1.榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物應(yīng)存放在專門的展示柜或保險(xiǎn)柜中，妥善保管，避免損壞或丟失。2.表彰文件、事跡材料、照片、影像等資料應(yīng)存放在檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和利用。（三）保管期限榮譽(yù)檔案的保管期限為長(zhǎng)期，即自榮譽(yù)授予之日起保存[X]年。對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值或特殊意義的榮譽(yù)檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可永久保存。（四）定期檢查公司辦公室應(yīng)定期對(duì)榮譽(yù)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，并做好記錄。六、榮譽(yù)檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱榮譽(yù)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《榮譽(yù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司辦公室辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱榮譽(yù)檔案的，應(yīng)提前向公司辦公室提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱榮譽(yù)檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《榮譽(yù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱榮譽(yù)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《榮譽(yù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司辦公室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.公司外部單位或個(gè)人原則上不得借閱榮譽(yù)檔案，如有特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照查閱申請(qǐng)的程序辦理審批手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）復(fù)印1.公司內(nèi)部員工因工作需要復(fù)印榮譽(yù)檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《榮譽(yù)檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司辦公室辦理復(fù)印手續(xù)。2.公司外部單位或個(gè)人因工作需要復(fù)印榮譽(yù)檔案資料的，應(yīng)按照查閱申請(qǐng)的程序辦理審批手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印時(shí)應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（四）使用限制榮譽(yù)檔案資料的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得用于商業(yè)目的或其他非法活動(dòng)。未經(jīng)公司同意，不得擅自將榮譽(yù)檔案資料提供給第三方或在媒體上公開(kāi)披露。七、榮譽(yù)檔案的銷毀（一）銷毀條件榮譽(yù)檔案保管期滿或因其他原因失去保存價(jià)值的，經(jīng)公司辦公室審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.公司辦公室負(fù)責(zé)編制《榮譽(yù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀榮譽(yù)檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.《榮譽(yù)檔案銷毀清單