反洗錢檔案制度一、總則（一）目的為有效防范洗錢風(fēng)險，規(guī)范公司/組織反洗錢檔案管理工作，確保反洗錢工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及反洗錢工作的各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家反洗錢法律法規(guī)及監(jiān)管要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映反洗錢工作的開展情況。3.保密安全原則：對反洗錢檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.便于查詢原則：檔案管理應(yīng)便于查詢和使用，以滿足反洗錢工作的需要。二、檔案內(nèi)容（一）客戶身份資料1.客戶基本信息：包括客戶的姓名、性別、國籍、職業(yè)、住所地或者工作單位地址、聯(lián)系方式、身份證件或者身份證明文件的種類、號碼和有效期限等。2.客戶身份識別資料：如客戶身份識別的過程記錄、客戶身份核實的相關(guān)文件等。3.客戶身份資料變更記錄：詳細(xì)記錄客戶身份資料的變更情況，包括變更時間、變更內(nèi)容、變更原因等。（二）交易記錄1.交易明細(xì)：逐筆記錄客戶的各類交易信息，包括交易時間、交易金額、交易對手、交易方式等。2.交易監(jiān)測分析記錄：對交易進行監(jiān)測分析的過程記錄，包括可疑交易的篩選、分析、判斷及報告等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。3.大額交易報告記錄：按照規(guī)定向監(jiān)管機構(gòu)提交大額交易報告的相關(guān)記錄，包括報告內(nèi)容、報告時間等。（三）反洗錢工作文件1.法律法規(guī)文件：收集、整理國家及行業(yè)相關(guān)的反洗錢法律法規(guī)、監(jiān)管政策文件等。2.內(nèi)部制度文件：公司/組織制定的反洗錢內(nèi)控制度、操作規(guī)程、工作指引等文件。3.培訓(xùn)資料：反洗錢培訓(xùn)的教材、課件、培訓(xùn)記錄等資料。（四）客戶風(fēng)險等級劃分資料1.風(fēng)險等級劃分標(biāo)準(zhǔn)：明確客戶風(fēng)險等級劃分的依據(jù)、方法和標(biāo)準(zhǔn)。2.客戶風(fēng)險等級評估記錄：對客戶風(fēng)險等級進行評估的過程記錄，包括評估指標(biāo)、評估方法、評估結(jié)果等。3.風(fēng)險等級調(diào)整記錄：記錄客戶風(fēng)險等級調(diào)整的情況，包括調(diào)整時間、調(diào)整原因、調(diào)整后的風(fēng)險等級等。（五）反洗錢檢查與審計資料1.自查報告：公司/組織定期開展反洗錢自查工作的報告，包括自查范圍、自查方法、自查發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。2.監(jiān)管檢查反饋資料：監(jiān)管機構(gòu)對公司/組織反洗錢工作進行檢查后反饋的意見、整改要求及公司/組織的整改落實情況等資料。3.內(nèi)部審計報告：公司/組織內(nèi)部審計部門對反洗錢工作進行審計的報告，包括審計發(fā)現(xiàn)的問題、審計結(jié)論及整改建議等。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善反洗錢檔案管理制度，明確檔案管理的流程和要求。2.組織實施反洗錢檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。3.定期對反洗錢檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)反洗錢檔案的數(shù)字化管理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及反洗錢工作相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.在業(yè)務(wù)操作過程中，嚴(yán)格按照反洗錢規(guī)定和要求，做好客戶身份識別、交易記錄等工作，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好反洗錢檔案的查閱、使用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）人員職責(zé)1.反洗錢工作崗位人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，及時、準(zhǔn)確地記錄和保存反洗錢相關(guān)信息，確保檔案資料的質(zhì)量。2.對涉及反洗錢檔案的信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.按照規(guī)定的流程和要求，配合檔案管理部門做好檔案資料的整理、歸檔等工作。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照反洗錢工作的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的各類反洗錢檔案資料，并確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于外部獲取的反洗錢相關(guān)文件、資料等，應(yīng)及時進行登記和收集，并移交檔案管理部門。3.檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理方法1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照客戶身份資料、交易記錄、反洗錢工作文件、客戶風(fēng)險等級劃分資料、反洗錢檢查與審計資料等類別進行歸檔。2.對每一類檔案資料進行編號，建立檔案索引，以便于查詢和管理。3.對檔案資料中的文件進行排序，按照文件的形成時間、重要程度等進行排列，確保檔案資料的邏輯性和系統(tǒng)性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對整理好的檔案資料進行歸檔保存，歸檔時間不得超過規(guī)定期限。2.歸檔的檔案資料應(yīng)裝訂成冊，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。（二）保管期限1.客戶身份資料和交易記錄的保管期限為自業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束當(dāng)年或者一次性交易記賬當(dāng)年計起至少保存5年。2.反洗錢工作文件、客戶風(fēng)險等級劃分資料、反洗錢檢查與審計資料等檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定執(zhí)行，一般為長期保存。3.對于涉及重大洗錢案件或監(jiān)管要求延長保管期限的檔案資料，應(yīng)按照要求延長保管期限。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行維護和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱反洗錢檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.涉及反洗錢工作的外部監(jiān)管機構(gòu)、司法機關(guān)等需要查閱檔案時，應(yīng)出具相關(guān)的法律文書或證明文件，經(jīng)公司/組織合規(guī)部門審核后，報公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱。3.嚴(yán)禁無關(guān)人員查閱反洗錢檔案。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫查閱申請表，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱申請人將申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進行其他違規(guī)操作。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。（三）使用限制1.查閱人員只能查閱與工作需要相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息。2.如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記和編號，注明復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息。3.涉及反洗錢敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。2.因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因，導(dǎo)致相關(guān)反洗錢檔案資料不再具有保存價值的，可以進行銷毀。3.檔案資料在保管過程中出現(xiàn)損壞、遺失等情況，無法繼續(xù)使用且無保存必要的，可以進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿或不再具有保存價值的檔案資料進行清理，提出銷毀清單，報公司/組織負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，檔案管理部門組織專人對檔案資料進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。3.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除工具，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，并做好相關(guān)記錄。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守反洗錢檔案保密制度，對檔案信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在檔案管理過程中，涉及檔案信息的傳遞、存儲、使用等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密、限制訪問等安全措施。3.對接觸反洗錢檔案的人員進行定期的保密培訓(xùn)，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致信息泄露。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存儲。2.建立檔案安全檢查制度，定期對檔案庫房、存儲設(shè)備等進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對檔案管理系統(tǒng)進行安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)篡改。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對反洗錢檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管與查閱的合規(guī)性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保檔案管理工作的規(guī)范運行。3.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合內(nèi)部監(jiān)督檢查工作，提供必要的協(xié)助和支持，對發(fā)現(xiàn)的問