檔案室借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室檔案資料的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案資料的借閱行為，充分發(fā)揮檔案資料的作用，特制定本借閱制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案室檔案資料的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案資料的借閱應(yīng)遵循必要、合理、安全的原則，以滿足工作需要為前提，同時(shí)保障檔案資料的安全。3.借閱檔案資料必須履行規(guī)定的手續(xù)，嚴(yán)格登記，按時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案資料。二、借閱申請(qǐng)與審批（一）借閱申請(qǐng)1.各部門及員工因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案資料的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，以證明借閱需求的合理性及必要性。（二）審批流程1.一般檔案資料的借閱申請(qǐng)，由檔案室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料。2.涉及重要、機(jī)密檔案資料的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案室工作人員在收到分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的申請(qǐng)表后，方可辦理借閱手續(xù)。3.對(duì)于涉及公司/組織核心機(jī)密或商業(yè)秘密的檔案資料，如技術(shù)研發(fā)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等，借閱申請(qǐng)必須經(jīng)公司/組織最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)批示辦理借閱事宜，并對(duì)借閱過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控。三、借閱權(quán)限與范圍（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部正式員工因工作需要，經(jīng)審批后可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.臨時(shí)工作人員如需借閱檔案資料，應(yīng)由其所在部門負(fù)責(zé)人出具書面說(shuō)明，并經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。3.外單位人員因特殊原因需要借閱本公司/組織檔案資料的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱范圍1.各類文件、報(bào)告及會(huì)議記錄，包括但不限于公司/組織的年度計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、決議等。2.業(yè)務(wù)檔案，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、銷售記錄、采購(gòu)憑證等，與各部門業(yè)務(wù)工作緊密相關(guān)的資料。3.人事檔案，僅限與員工個(gè)人工作經(jīng)歷、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄等相關(guān)且符合規(guī)定查閱范圍的部分。4.財(cái)務(wù)檔案，根據(jù)財(cái)務(wù)管理制度及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，允許借閱的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)及審計(jì)報(bào)告等資料。5.其他經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人認(rèn)定與工作相關(guān)且符合借閱條件的檔案資料。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限為[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.重要、機(jī)密檔案資料的借閱期限根據(jù)具體情況由審批領(lǐng)導(dǎo)確定，原則上不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需繼續(xù)使用，借閱人應(yīng)重新辦理借閱申請(qǐng)手續(xù)。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還所借檔案資料。如遇節(jié)假日，歸還日期順延至節(jié)后第一個(gè)工作日。2.歸還檔案資料時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案資料的完整性和整潔性，不得有涂改、損壞、缺頁(yè)等情況。檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人提出并記錄在案。五|借閱登記與管理（一）借閱登記1.檔案室工作人員應(yīng)建立《檔案借閱登記冊(cè)》，對(duì)每一次檔案資料的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案資料名稱及數(shù)量、審批意見(jiàn)、歸還日期等信息。2.借閱登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱和核對(duì)。借閱登記信息應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便對(duì)檔案資料的借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。（二）借閱跟蹤1.檔案室工作人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案資料的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)于逾期未歸還的借閱人及時(shí)進(jìn)行提醒和催還。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人有違反本制度規(guī)定的行為，如擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案資料等，檔案室工作人員應(yīng)立即采取措施，停止該借閱人的借閱權(quán)限，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案資料的使用與保護(hù)（一）使用要求1.借閱人應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱和使用檔案資料，不得將檔案資料帶出檔案室。如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案資料的安全。2.借閱人在使用檔案資料過(guò)程中，應(yīng)保持安靜，不得對(duì)檔案資料進(jìn)行折疊、裁剪、污損等操作。如需復(fù)印或摘錄檔案資料內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案資料的內(nèi)容。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密或商業(yè)秘密的檔案資料，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）保護(hù)措施1.檔案室應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全保存。2.檔案資料應(yīng)按照分類、編號(hào)等方式進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和整理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案資料存在損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置合理的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案資料。2.超出規(guī)定的借閱權(quán)限借閱檔案資料。3.擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案資料。4.未在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案資料，且未辦理延期手續(xù)。5.違反檔案資料使用要求和保密規(guī)定，泄露檔案資料內(nèi)容。（二）處理措施1.對(duì)于首次違反本制度規(guī)定的借閱人，檔案室將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.如借閱人再次出現(xiàn)違規(guī)行為，檔案室將視情節(jié)輕重給予書面警告、暫停借閱權(quán)限[X]個(gè)月至[X]年不等的處理，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.對(duì)于造成檔案資料嚴(yán)重?fù)p毀、丟失或泄露公司/組織機(jī)密信息的借閱人，將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。同時(shí)，公司/組織將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問(wèn)責(zé)。