檔案科各項制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案科負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類檔案的管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、科研開發(fā)等過程中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案科職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核，提出改進意見和建議。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、應用和維護，提高檔案管理工作效率和水平。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務能力。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案科的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案科集中管理，并配合檔案科做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、報告等材料。2.公司在生產(chǎn)活動中形成的技術(shù)文件、工藝文件、產(chǎn)品圖紙、檢驗記錄等資料。3.公司在科研開發(fā)過程中形成的項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、專利證書等檔案。4.公司在行政管理、黨群工作等方面形成的文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等材料。5.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等個人資料。6.其他與公司業(yè)務相關的具有保存價值的文件、資料和實物。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的各類檔案材料，并確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應做到及時、準確、完整，不得遺漏重要檔案信息。對于重要文件和資料，應實行跟蹤收集，確保在文件形成后及時歸檔。3.收集的檔案材料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有破損或字跡不清的檔案，應及時進行修復或復制。4.各部門應定期對本部門的檔案進行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將清理核對情況報檔案科備案。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分不同價值和保管期限，對檔案進行分類整理，確保重要檔案得到妥善保管。3.按照統(tǒng)一的分類標準和編號規(guī)則，對檔案進行編號、編目，便于查找和管理。（二）分類方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類，即先按年度將檔案分為不同年份，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，最后按機構(gòu)（問題）進行細分。例如：2023年永久行政部、2023年長期財務部等。2.科技檔案按照項目類別階段分類，即先按項目名稱進行分類，再根據(jù)檔案類別如科研項目、產(chǎn)品項目等進一步細分，最后按項目進展階段分為立項、研究、驗收等。例如：[項目名稱]科研項目立項階段、[項目名稱]產(chǎn)品項目研究階段等。3.會計檔案按照年度類別分類，即先按年度將會計檔案分為不同年份，再根據(jù)檔案類別分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等。例如：2023年會計憑證、2023年會計賬簿等。4.人事檔案按照類別個人進行分類，即先按檔案類別分為履歷材料、自傳材料、考核材料等，再以個人為單位進行整理。例如：履歷材料[姓名]、自傳材料[姓名]等。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用“年度+保管期限代碼+流水號”的形式，如“2023Y001（永久）”“2023C002（長期）”“2023D003（短期）”，其中“Y”代表永久，“C”代表長期，“D”代表短期。2.科技檔案編號采用“項目編號+類別代碼+順序號”的形式，如“[項目編號]K001（科研項目立項）”“[項目編號]P002（產(chǎn)品項目研究）”，其中“K”代表科研項目，“P”代表產(chǎn)品項目。3.會計檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的形式，如“2023Z001（會計憑證）”“2023B002（會計賬簿）”，其中“Z”代表會計憑證，“B”代表會計賬簿。4.人事檔案編號采用“類別代碼+個人編號”的形式，如“L001[個人編號]（履歷材料）”“Z002[個人編號]（自傳材料）”，其中“L”代表履歷材料，“Z”代表自傳材料。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應清晰、準確地反映檔案的內(nèi)容和存放位置。2.案卷目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目；卷內(nèi)文件目錄應包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。3.檔案編目應使用統(tǒng)一的格式和字體，確保目錄的規(guī)范性和可讀性。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案科負責人擔任組長，各部門檔案管理員為成員。鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，制定檔案保管期限表。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。2.對檔案的存毀價值進行鑒定時，應綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其是否具有歷史查考價值、憑證價值和現(xiàn)實利用價值。3.對于涉及公司核心業(yè)務和重要決策的檔案，以及具有重要歷史意義和文化價值的檔案，應列為永久保管；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為長期或短期保管；對于已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準后予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案科定期組織各部門檔案管理員對到期檔案進行初步鑒定，提出存毀意見，并填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對各部門提交的檔案鑒定表進行審核，召開鑒定會議，對檔案的存毀價值進行集體討論和審議。3.根據(jù)鑒定小組的審議結(jié)果，編制檔案鑒定報告，明確檔案的存毀清單，并報公司領導審批。4.經(jīng)公司領導批準后，對擬銷毀的檔案進行登記造冊，辦理銷毀手續(xù)。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案科應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機（器）、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案的整齊有序和便于查找。2.檔案裝具應根據(jù)檔案的分類和編號進行合理排列，標識清晰，便于識別和管理。3.定期對檔案裝具進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)損壞及時修復或更換，確保檔案裝具的安全可靠。（三）檔案保管期限1.按照檔案鑒定標準確定的保管期限，對檔案進行分類存放和管理。2.定期對檔案保管期限進行檢查和核對，對于到期檔案及時進行鑒定和處理，確保檔案保管期限的準確性。（四）檔案數(shù)字化1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.制定檔案數(shù)字化工作規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。數(shù)字化檔案應與紙質(zhì)檔案同步更新，保持內(nèi)容一致。3.加強電子檔案的存儲和管理，采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，定期進行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、檔案利用（一）利用范圍及方式1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案科辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應提前與公司檔案科聯(lián)系，提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案科安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.檔案利用方式包括查閱、借閱、復印、摘錄等。對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用，限制查閱范圍和使用方式。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息，并在指定地點進行查閱。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案科，并在登記薄上注明歸還日期。2.借閱檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案科負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。3.復印、摘錄檔案時，應經(jīng)檔案科負責人批準，并在檔案利用申請表上注明復印、摘錄的內(nèi)容和用途。復印、摘錄的檔案應加蓋檔案科公章，確保其真實性和有效性。（三）利用監(jiān)督1.檔案科應加強對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對檔案查閱、借閱登記薄進行核對，確保檔案利用手續(xù)齊全、規(guī)范。2.對于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案科應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。情節(jié)嚴重的，應依法追究相關人員的責任。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，包括查閱、借閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，包括檔案庫房溫濕度、設備運行情況、檔案裝具損壞情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進行記錄和統(tǒng)計。2.檔案科應每月對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計報表，報公司領導和上級主管部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報或漏報。九、檔案保密（一）保密措施1.加強檔案保密教育，提高公司員工的保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任和義務。2.對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案，實行專人專管，嚴格限制接觸范圍。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.在檔案庫房、查閱場所等區(qū)域設置保密標識，加強安全防范措施，防止檔案信息泄露。4.對檔案數(shù)字化過程中的信息安全進行嚴格管理，采取加密存儲