國(guó)稅局檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)稅局檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)稅局機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：國(guó)稅局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置國(guó)稅局設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。（二）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為機(jī)關(guān)各部門(mén)和社會(huì)提供檔案查閱服務(wù)。5.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理。6.及時(shí)更新檔案管理信息，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、執(zhí)法文書(shū)等。3.本局在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等資料。4.本局工作人員參加各類(lèi)培訓(xùn)、會(huì)議、調(diào)研等活動(dòng)形成的材料。5.本局獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件完整，不得擅自涂改、剪裁、抽取。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等信息。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成收集整理工作。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，按照一定規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)。4.科技檔案：按照項(xiàng)目、階段等進(jìn)行分類(lèi)。5.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類(lèi)。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：對(duì)收集的文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制案卷目錄。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，進(jìn)行整理裝訂，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。4.科技檔案：對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。5.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，編制聲像檔案目錄。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類(lèi)準(zhǔn)確，編號(hào)規(guī)范，編目清晰，裝訂整齊。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保數(shù)據(jù)的完整性和可檢索性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防磁等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種載體，異地存放。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式進(jìn)行妥善保管，照片、底片應(yīng)分別存放，錄音、錄像帶應(yīng)定期檢查。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（四）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格控制檔案查閱和利用范圍，防止檔案丟失和損壞。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類(lèi)檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括查閱檔案的人次、卷次等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：包括檔案的完好率、破損率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作，如實(shí)填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本局檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本局相關(guān)檔案。（二）利用程序1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前與本局檔案室聯(lián)系，提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)本局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、污損。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立國(guó)稅局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息和元數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。（三）信息系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案檢索：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的檔案檢索。2.檔案利用：利用信息系統(tǒng)提供的在線(xiàn)查閱、下載、打印等功能，為用戶(hù)提供便捷的檔案利用服務(wù)。3.權(quán)限管理：對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保檔案信息安全。（四）信息化安全保障1.建立信