檔案制度合同管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織的檔案制度合同管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范合同簽訂、履行、存檔等流程，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門在檔案管理和合同管理方面的工作，包括但不限于各類文件、資料、合同、協(xié)議等的生成、收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案制度合同管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料和合同內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整安全原則：保證檔案資料的完整性，防止丟失、損壞或泄露，確保檔案信息安全。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案資料和合同的作用，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工的入職、離職、薪資、考核、培訓(xùn)等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報表、審計(jì)報告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)成果、技術(shù)方案、工藝流程、設(shè)備資料等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的各類文件、資料及時收集齊全。2.收集到的檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無關(guān)的部分，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對整理后的檔案資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，以便于查找和管理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查閱。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場所，嚴(yán)禁涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。4.因工作需要復(fù)印、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)，注明用途、歸還時間等，并確保復(fù)印件與原件一致。（五）檔案銷毀1.對于超過保管期限、已無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.申請表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核，報公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量等。三、合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本，確保合同條款明確、具體、合法，避免模糊不清或歧義性條款。2.合同審核：合同初稿完成后，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，同時提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核，確保合同符合法律法規(guī)和公司/組織利益。審核部門應(yīng)出具審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。3.合同審批：修改后的合同提交至公司/組織管理層進(jìn)行審批，審批通過后方可簽訂。審批過程中應(yīng)明確各審批環(huán)節(jié)的責(zé)任人和審批標(biāo)準(zhǔn)，確保合同簽訂前經(jīng)過全面審查。4.合同簽訂：合同由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司/組織公章或合同專用章。簽訂后的合同文本應(yīng)一式多份，分別交由相關(guān)部門執(zhí)行和存檔。（二）合同履行1.合同簽訂后，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)變更、解除等情況，應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議，明確變更或解除的條款和責(zé)任。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（三）合同存檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議等整理歸檔，移交至檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.檔案管理部門應(yīng)按照合同類別和編號進(jìn)行存放，建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。3.合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、履行記錄、變更或解除協(xié)議等相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性。（四）合同糾紛處理1.如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時報告公司/組織管理層，并與法務(wù)部門共同研究解決方案。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況，收集相關(guān)證據(jù)，分析法律風(fēng)險，制定應(yīng)對策略。3.在處理合同糾紛時，應(yīng)盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決，如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)，通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案制度合同管理監(jiān)督小組，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對檔案制度合同管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，合同簽訂、履行、存檔等流程是否規(guī)范。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.制定檔案制度合同管理考核指標(biāo)體系，對各部門在檔案管理和合同管理方面的工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時性，合同簽訂的合規(guī)性、履行情況、糾紛處理情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對未達(dá)標(biāo)的部門提出警告，責(zé)令限期改進(jìn)，情節(jié)嚴(yán)重的進(jìn)行相應(yīng)處罰。五、