檔案安全規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效保護和利用檔案資源，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保障檔案安全。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理部門，負責統(tǒng)一管理公司各類檔案。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確其職責分工。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理負責收集公司各部門形成的具有保存價值的文件、資料、圖表等，確保檔案的齊全完整。按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目等整理工作，便于查找和利用。2.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案存放環(huán)境符合安全要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如破損、褪色等。3.檔案利用與借閱管理建立檔案利用制度，根據(jù)工作需要，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。嚴格履行檔案借閱手續(xù)，對借閱檔案的人員進行登記，明確借閱期限和歸還要求，確保檔案按時歸還。4.檔案安全監(jiān)控負責檔案管理場所的安全監(jiān)控工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，實時掌握檔案管理場所的情況。對發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時報告并采取措施進行處理，確保檔案管理場所的安全。5.檔案信息化管理推進檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。負責電子檔案的安全維護，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。6.檔案鑒定與銷毀根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀，確保銷毀過程的安全和規(guī)范。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷方案、客戶資料、合同協(xié)議、項目文檔、產(chǎn)品研發(fā)資料等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：如技術(shù)圖紙、實驗報告、技術(shù)標準、專利文件等。4.其他類檔案：包括公司榮譽證書、宣傳資料、照片、音像資料等具有保存價值的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保本部門形成的檔案及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認真收集各類檔案，不得遺漏重要文件資料。3.對收集到的檔案，應(yīng)進行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，手續(xù)完備。（三）檔案整理標準1.分類標準：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類等，每個類別下再細分若干二級類目。2.編號規(guī)則：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查找和管理。3.編目要求：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，目錄應(yīng)清晰、準確，便于查閱。4.裝訂規(guī)范：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案保管（一）檔案保管場所建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案安全。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于操作。（二）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，標識清晰。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、音像資料等特殊載體檔案應(yīng)按照其特點進行妥善保管，如照片應(yīng)沖印成冊或進行數(shù)字化存儲，音像資料應(yīng)刻錄光盤并標注相關(guān)信息。（三）檔案保管期限與密級劃分1.保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，將檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案應(yīng)長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下。2.密級劃分：根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度，將檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。絕密級檔案是最重要的公司機密，泄露會使公司的利益遭受特別嚴重的損害；機密級檔案是重要的公司機密，泄露會使公司的利益遭受嚴重的損害；秘密級檔案是一般的公司機密，泄露會使公司的利益遭受一定的損害。（四）檔案定期檢查與維護1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案破損、褪色、字跡模糊等，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。3.定期對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和調(diào)節(jié)，確保溫濕度符合檔案保管要求。一般檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.每年對檔案進行一次全面的清點和核對，確保檔案賬實相符。五、檔案利用與借閱管理（一）檔案利用制度1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或損壞的，查閱人員應(yīng)及時向檔案管理部門報告。（二）檔案借閱管理1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責任。六、檔案安全監(jiān)控與應(yīng)急處置（一）檔案安全監(jiān)控措施1.在檔案管理場所安裝安全監(jiān)控設(shè)備，包括攝像頭、門禁系統(tǒng)、防盜報警裝置等，確保檔案管理場所24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.安全監(jiān)控設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責安全監(jiān)控工作，實時查看監(jiān)控畫面，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并采取措施進行處理。（二）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置流程和責任分工。2.定期組織檔案管理人員進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效措施進行搶救和處理，最大限度地減少損失。同時，應(yīng)及時向上級主管部門報告事故情況，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。七、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護機制，防止電子檔案數(shù)據(jù)的泄露、篡改等情況發(fā)生。3.對電子檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保其性能穩(wěn)定、功能完善。（二）電子檔案的錄入與存儲1.按照檔案整理標準，將紙質(zhì)檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，確保其溫濕度、電力供應(yīng)等條件符合要求。（三）電子檔案的利用與安全管理1.公司內(nèi)部各部門及員工可通過電子檔案管理系統(tǒng)進行電子檔案的查閱、借閱等操作。查閱、借閱電子檔案的程序與紙質(zhì)檔案相同。2.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作電子檔案。3.定期對電子檔案進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)遭受病毒攻擊或損壞。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負責人等。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐卷鑒定，提出檔案存毀意見。3.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）檔案銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核同意后，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等