開發(fā)公司檔案制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.負責建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責向公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供支持。5.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向綜合管理部移交。2.設(shè)立兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，積極支持和參與公司檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章、人事檔案等。2.經(jīng)營管理類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告等。3.項目開發(fā)類：包括項目立項、規(guī)劃設(shè)計、工程施工、竣工驗收等項目全過程檔案。4.技術(shù)資料類：包括技術(shù)研發(fā)、工藝文件、產(chǎn)品圖紙、質(zhì)量檢驗等技術(shù)方面的檔案。5.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、思想政治工作、工會活動、企業(yè)文化建設(shè)等方面的檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.行政管理類：代碼為XZ，如XZ2023001表示2023年第1份行政管理類檔案。2.經(jīng)營管理類：代碼為JY，如JY2023002表示2023年第2份經(jīng)營管理類檔案。3.項目開發(fā)類：代碼為XM，如XM2023003表示2023年第3份項目開發(fā)類檔案。4.技術(shù)資料類：代碼為JS，如JS2023004表示2023年第4份技術(shù)資料類檔案。5.黨群工作類：代碼為DQ，如DQ2023005表示2023年第5份黨群工作類檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、報告、成果等。4.公司舉辦的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的相關(guān)材料。5.公司獲得的榮譽證書、獎勵文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，及時收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，并確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實行雙套制保存，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保存。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案材料的分類和標識，便于后續(xù)整理工作。（三）整理原則1.遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時間順序進行整理，同一類文件按發(fā)文時間或重要程度排列。2.經(jīng)營管理類檔案：按照合同協(xié)議、市場調(diào)研、營銷策劃、財務(wù)報表等類別分別整理，每類檔案按時間順序排列。3.項目開發(fā)類檔案：按照項目生命周期的不同階段進行整理，包括項目立項、規(guī)劃設(shè)計、工程施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)的文件材料，每個環(huán)節(jié)的文件按時間順序和重要程度排列。4.技術(shù)資料類檔案：按照技術(shù)研發(fā)、工藝文件、產(chǎn)品圖紙、質(zhì)量檢驗等類別分別整理，每類檔案按專業(yè)和時間順序排列。5.黨群工作類檔案：按照黨組織建設(shè)、思想政治工作、工會活動、企業(yè)文化建設(shè)等類別分別整理，每類檔案按時間順序排列。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，標識清晰，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標識和說明。（三）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案鑒定與銷毀1.綜合管理部應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行綜合評估，提出存毀意見。3.需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部指定專人負責銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理復(fù)制手續(xù)。2.綜合管理部應(yīng)根據(jù)檔案的密級和重要程度，確定是否允許復(fù)制以及復(fù)制的份數(shù)和方式。對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格控制復(fù)制范圍，并進行登記備案。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期和出處。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，并按規(guī)定向上級主管部門報送。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)進行管理，明確保密責任，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱、復(fù)制等過程中，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。3.對于因工作需要接觸公司機密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責任。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜報警裝置、消防器材等，確保檔案庫房的安全。2.