公開(kāi)檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司公開(kāi)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要借閱公開(kāi)檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.服務(wù)工作原則：以滿(mǎn)足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求為出發(fā)點(diǎn)，提高檔案利用效率。二、檔案定義與范圍（一）檔案定義本制度所指公開(kāi)檔案是公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，經(jīng)過(guò)整理、歸檔后可供公司內(nèi)部相關(guān)人員查閱利用的各類(lèi)文件、資料、記錄等。（二）檔案范圍1.行政管理檔案：包括公司的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：涵蓋公司各業(yè)務(wù)板塊的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)資料等。3.財(cái)務(wù)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人力資源檔案：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.其他檔案：如公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)文件、項(xiàng)目資料等與公司運(yùn)營(yíng)相關(guān)的各類(lèi)檔案。三、借閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.借閱人需填寫(xiě)《公開(kāi)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。（二）審批權(quán)限1.一般性公開(kāi)檔案借閱申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批即可。2.涉及重要機(jī)密、核心業(yè)務(wù)或多部門(mén)聯(lián)合查閱的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于涉及公司重大決策、關(guān)鍵信息且可能對(duì)公司產(chǎn)生重大影響的檔案借閱申請(qǐng)，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知借閱人辦理借閱手續(xù)。2.如審批未通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)向借閱人說(shuō)明原因。四、借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人憑審批通過(guò)的《公開(kāi)檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)借閱人的身份信息、借閱檔案信息進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門(mén)、聯(lián)系方式、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。（二）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門(mén)向借閱人發(fā)放《公開(kāi)檔案借閱憑證》，借閱人需妥善保管該憑證，以便在歸還檔案時(shí)作為核對(duì)依據(jù)。（三）檔案交付檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表上的內(nèi)容，向借閱人交付所借閱的檔案，并與借閱人共同核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等。五、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.一般性公開(kāi)檔案的借閱期限原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于重要業(yè)務(wù)檔案或時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，借閱期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人需確保檔案的完整性、整潔性，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取、調(diào)換等操作。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性以及借閱憑證，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記記錄上注明歸還日期。六、借閱檔案的使用規(guī)范（一）使用場(chǎng)所限制借閱的檔案僅限在公司內(nèi)部指定的查閱場(chǎng)所使用，不得攜帶出公司。如因特殊工作需要確需帶出公司的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案安全。（二）使用行為規(guī)范1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或在檔案上圈劃、批注、污損、折角等。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、摘錄的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.在使用檔案過(guò)程中，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等信息。七、檔案的保管與維護(hù)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立健全檔案保管制度，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問(wèn)題，如破損、霉變等。3.采取必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保障檔案的安全。（二）借閱人在保管期間的責(zé)任1.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得將檔案隨意擱置或交予無(wú)關(guān)人員代管。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查借閱手續(xù)是否完備、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門(mén)有權(quán)責(zé)令借閱人限期改正。2.如因借閱人的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失、損壞等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、罰款、辭退等；如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、附則（一）解