檔案保管制度文字一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案采取保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用體系，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用檔案。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。檔案管理部應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引、指南等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作，確保檔案的實(shí)體安全。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的合理利用和及時(shí)歸還。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。9.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、制度、規(guī)定、辦法等；會(huì)議文件、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等文件；行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、辦公用品管理等文件。2.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件；工會(huì)工作文件，如工會(huì)組織建設(shè)、職工權(quán)益維護(hù)、工會(huì)活動(dòng)等文件；共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)組織建設(shè)、青年活動(dòng)等文件。3.經(jīng)營(yíng)管理類包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理等文件；財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)制度等文件；人力資源管理文件，如招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等文件；物資采購、庫存管理、設(shè)備管理等文件；生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制等文件；企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、項(xiàng)目管理等文件。4.業(yè)務(wù)技術(shù)類包括公司/組織主營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、操作規(guī)程、研究報(bào)告、技術(shù)合同、專利證書、商標(biāo)注冊(cè)文件等。5.基本建設(shè)類包括公司/組織新建、擴(kuò)建、改建等基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.會(huì)計(jì)檔案類包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。7.聲像檔案類包括公司/組織各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.電子檔案類包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報(bào)表、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，確保每個(gè)檔案都有一個(gè)唯一的編號(hào)，便于檔案的識(shí)別、管理和查詢。2.檔案編號(hào)采用層次分類編號(hào)法，由全宗號(hào)、類別號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、流水號(hào)組成。全宗號(hào)：公司/組織檔案管理部門為公司/組織編制的唯一標(biāo)識(shí)符，用于區(qū)分不同的全宗檔案。類別號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)各類檔案賦予的代碼，如行政管理類為“XZ”，黨群工作類為“DQ”，經(jīng)營(yíng)管理類為“JY”，業(yè)務(wù)技術(shù)類為“JS”，基本建設(shè)類為“JS”，會(huì)計(jì)檔案類為“KJ”，聲像檔案類為“SX”，電子檔案類為“DZ”。年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示檔案形成的年度，如“2XXX”。保管期限號(hào)：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，設(shè)定不同的保管期限，并用代碼表示，如“永久”為“YJ”，“長(zhǎng)期”為“CQ”，“短期”為“DQ”。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，對(duì)同一類別、年度、保管期限的檔案賦予的順序號(hào)，從“0001”開始依次編號(hào)。3.例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，保管期限為長(zhǎng)期，其編號(hào)為：XZ.2023.CQ.0001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、完整。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式的文件材料。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全。3.各部門在工作中形成的重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)向檔案管理部門移交，不得自行留存或銷毀。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理工作包括分類、組卷、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類，確定檔案所屬類別。組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，如按年度、問題、保管期限等進(jìn)行組卷。組卷時(shí)應(yīng)注意卷內(nèi)文件的數(shù)量適中，厚度均勻，一般不超過20mm。編目：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編目，編制卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保卷內(nèi)文件目錄準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容和排列順序。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固、美觀。3.電子檔案整理應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保電子文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)檔案建立準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)關(guān)系。五、檔案的歸檔與移交（一）檔案歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期向檔案管理部門歸檔，歸檔時(shí)間一般為每年的上半年。對(duì)于重要的緊急檔案，應(yīng)隨時(shí)歸檔。2.檔案管理部門在接收歸檔檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3．歸檔檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，作為檔案檢索的重要依據(jù)。（二）檔案移交1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案移交登記制度，對(duì)檔案的移交時(shí)間、移交人、接收人、檔案名稱、數(shù)量等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案上架保管，并更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫房的環(huán)境安全和穩(wěn)定。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，便于檔案的管理和利用。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制，確保電子檔案的安全。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式進(jìn)行分類保管，如照片應(yīng)沖洗或掃描成電子文件后進(jìn)行存儲(chǔ)，錄像帶、錄音帶等應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，確保聲像檔案的質(zhì)量和完整性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重要會(huì)議文件、重大決策文件、重要人事任免文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性會(huì)議文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、一般人事檔案材料等。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為15年以下。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的工作記錄等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定，并在檔案整理和編目時(shí)予以標(biāo)注。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、利用情況等。2.檔案實(shí)體檢查應(yīng)每年進(jìn)行一次，主要檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，以及檔案的裝訂、編目、存儲(chǔ)等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.檔案保管環(huán)境檢查應(yīng)每月進(jìn)行一次，重點(diǎn)檢查檔案庫房?jī)?nèi)的溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防鼠等情況，確保檔案保管環(huán)境符合要求。4.檔案利用情況檢查應(yīng)定期進(jìn)行，主要檢查檔案借閱登記、歸還情況，以及檔案利用效果反饋等，確保檔案的合理利用和安全歸還。5.每次檢查應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。檢查記錄和整改情況應(yīng)歸檔保存。七、檔案的利用（一）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、類別、年度、保管期限、借閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)檔案借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況，確定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的借閱，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案借閱申請(qǐng)人經(jīng)批準(zhǔn)后，持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并填寫檔案借閱登記薄，詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（二）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱重要檔案時(shí)，查閱人員如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得泄露。3.外單位人員因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（三）檔案出具證明1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要出具檔案證明的，應(yīng)填寫檔案證明申請(qǐng)表，注明出具證明的內(nèi)容、用途、所需檔案名稱等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對(duì)檔案證明申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，確定是否出具證明。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案出具證明的，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)審核結(jié)果出具檔案證明，檔案證明應(yīng)加蓋公司/組織檔案管理部門印章，并注明出具日期。檔案證明應(yīng)一式兩份，一份交申請(qǐng)人，一份存檔。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定意見書，詳細(xì)記錄鑒定的過程、結(jié)果和依據(jù)。檔案鑒定意見書應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀工作應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由檔案管理部門填寫檔