檔案制度發(fā)文通知一、總則1.目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等日常管理工作。對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。做好檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，及時提供檔案利用信息。對本部門員工進行檔案管理知識宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，如章程、協(xié)議、批文、營業(yè)執(zhí)照等。公司/組織各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同、協(xié)議、計劃、總結(jié)、報告、報表、會議記錄、紀(jì)要等。公司/組織財務(wù)活動中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司/組織人事管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、任免文件、考核記錄、獎懲決定等。公司/組織科研、技術(shù)、生產(chǎn)等活動中形成的文件材料，如項目立項報告、研究成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品圖紙等。公司/組織對外宣傳、交流活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、接待記錄等。公司/組織其他活動中形成的具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。對辦理完畢的文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時整理歸檔，不得積壓、拖延。收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。便于保管和檢索，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、科研項目類、基本建設(shè)類、會計檔案類、人事檔案類等類別。編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.保管要求檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，排列整齊，便于查找。對電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.檔案的安全保密檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全保密制度，加強對檔案工作人員的安全保密教育。嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、摘抄檔案。對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內(nèi)容、價值等方面進行綜合分析。注重檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案專業(yè)人員組成。3.鑒定方法定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。對檔案的保管期限進行審查，確定檔案的存毀。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。對已過保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單。4.銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，簽署意見。報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。銷毀后，在檔案銷毀清單上注明銷毀日期、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。公司/組織員工因個人需要查閱本人檔案。外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記。復(fù)制：對需要復(fù)制的檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行復(fù)制，并收取一定的費用。借閱：對需要借閱的檔案，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用要求利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。未經(jīng)檔案管理部門同意，利用者不得擅自將檔案帶出檔案庫房。利用完畢后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化檔案的收集與整理對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案管理信息系統(tǒng)功能檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等。檢索查詢：提供多種檢索查詢方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進行檢索，方便利用者查找檔案。借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。安全保密：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息進行加密存儲，確保檔案信息的安全保密。4.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的