醫(yī)院檔案室制度一、總則1.目的醫(yī)院檔案室制度的建立旨在規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管和利用等工作。真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供給利用者，滿足醫(yī)院工作和社會(huì)利用的需求。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程利用。按照規(guī)定的期限和范圍，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。積極開展檔案利用工作，為醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，同時(shí)做好利用登記和反饋工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全院員工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。參與醫(yī)院重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。完成醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。2.各科室、部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并將檔案管理工作納入部門日常工作范疇。按照醫(yī)院檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案收集齊全、整理規(guī)范后移交檔案室。在檔案形成過程中，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)重要文件和資料應(yīng)及時(shí)備份，防止丟失或損壞。積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料，并協(xié)助做好利用登記和反饋工作。對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案管理工作符合醫(yī)院要求。三、檔案的收集與整理1.收集范圍醫(yī)院檔案的收集范圍涵蓋醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種門類和載體的文件材料，主要包括但不限于以下幾類：醫(yī)療檔案：包括門診病歷、住院病歷、手術(shù)記錄、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、護(hù)理記錄等。教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績記錄、教學(xué)評(píng)估材料等?？蒲袡n案：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果報(bào)告、論文發(fā)表等。行政管理檔案：醫(yī)院紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。黨團(tuán)工作檔案：黨組織文件、黨員檔案、團(tuán)組織活動(dòng)記錄等。其他檔案：醫(yī)院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈(zèng)協(xié)議、各類榮譽(yù)證書等。2.收集要求各科室、部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和時(shí)間順序，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失文件材料。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照醫(yī)院電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，相互對(duì)應(yīng)。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案管理和利用。分類科學(xué)合理，便于查找和統(tǒng)計(jì)。醫(yī)院檔案一般按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。每份文件材料應(yīng)齊全完整，對(duì)于文件材料中的附件、定稿等應(yīng)一并歸檔，不得遺漏。整理后的檔案應(yīng)編目準(zhǔn)確，裝訂整齊，編目信息應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時(shí)間各科室、部門應(yīng)在每年的[具體日期]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交檔案室。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[規(guī)定期限]內(nèi)及時(shí)歸檔。2.歸檔程序各科室、部門檔案管理人員按照整理要求對(duì)檔案進(jìn)行初步整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案室。檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清單與檔案實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。核對(duì)無誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次整理和編目，并按照分類方案進(jìn)行上架存放，建立檔案保管賬目。3.保管期限醫(yī)院檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括醫(yī)院重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、重要科研成果、涉及醫(yī)院權(quán)益和患者權(quán)益的重要文件等。長期保管的檔案一般保管期限為[具體年限]，主要包括醫(yī)院一般性的行政管理文件、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)檔案等。短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括臨時(shí)性的文件材料、一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.保管要求檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，以確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放架位和順序。對(duì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行搶救。做好檔案的防火、防潮防、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，電源切斷。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的安全管理制度，防止電子檔案數(shù)據(jù)的丟失、損壞和泄露。五、檔案的利用1.利用范圍醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門及員工因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱醫(yī)院檔案。外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，須經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格限制利用范圍，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱。2.利用方式查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場提供協(xié)助，并做好查閱登記工作。借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。檔案室根據(jù)利用者的需求進(jìn)行復(fù)制，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在科室、部門、利用日期、利用方式、檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。4.利用反饋檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的頻率、范圍、效果等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并提出改進(jìn)措施。鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題或?qū)n案管理工作的建議進(jìn)行反饋，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待利用者的反饋意見，及時(shí)進(jìn)行處理和回復(fù)。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和醫(yī)院檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.鑒定組織成立醫(yī)院檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)科室、部門的檔案管理人員和業(yè)務(wù)骨干。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行定期鑒定，制定鑒定計(jì)劃，組織實(shí)施鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。3.鑒定方法鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于仍有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各方面的意見，特別是檔案形成部門和利用部門的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案室編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過檔案信息化建設(shè)，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的信息化發(fā)展。2.數(shù)字化檔案采集按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)醫(yī)院紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定要求，確保掃描圖像清晰可讀。在數(shù)字化掃描過程中，應(yīng)做好檔案原件的保護(hù)工作，避免對(duì)檔案造成損壞。同時(shí)，對(duì)掃描圖像應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量符合要求。對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名、分類、標(biāo)注等處理，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，以便于檔案的檢索和利用。3.檔案信息化系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。系統(tǒng)應(yīng)提供靈活多樣的檢索方式，如按檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。具備檔案借閱流程管理功能，實(shí)現(xiàn)借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的信息化操作，確保檔案借閱的規(guī)范有序。能夠?qū)n案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。支持檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。同時(shí)，應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。4.信息化安全管理建立健全檔案信息化安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、檔案管理人員等相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范操作流程。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。對(duì)檔案信息化