檔案移交審批制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案移交審批流程，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部單位之間檔案移交的審批管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交審批工作應嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案移交必須保證檔案內(nèi)容真實、完整，不得擅自篡改、銷毀或遺漏重要檔案信息。3.及時準確原則：檔案移交應按照規(guī)定的時間和要求進行，確保信息傳遞及時、準確，避免延誤和錯誤。4.責任明確原則：明確檔案移交過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人，便于監(jiān)督和考核。二、檔案移交的范圍（一）公司內(nèi)部檔案移交范圍1.行政管理檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計劃與總結(jié)等。2.人力資源檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升、培訓、考核等人事檔案，勞動合同，薪酬福利資料，社會保險及公積金相關(guān)材料等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表，財務審計報告，稅務申報資料，資金往來記錄等。4.業(yè)務檔案：市場營銷、銷售合同、客戶資料，采購訂單、供應商檔案，生產(chǎn)計劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄，研發(fā)項目文檔、技術(shù)資料等。5.其他檔案：公司各類證照、印章管理記錄，固定資產(chǎn)檔案，信息化建設(shè)文檔，對外合作協(xié)議等。（二）公司與外部單位檔案移交范圍1.向政府部門移交檔案：根據(jù)政府部門要求，提供企業(yè)注冊登記、稅務繳納、環(huán)保、安全生產(chǎn)等相關(guān)檔案資料。2.向合作單位移交檔案：在合作項目開展過程中，按照合同約定向合作單位提供項目相關(guān)的技術(shù)資料、業(yè)務數(shù)據(jù)、財務信息等檔案。3.向?qū)徲?、評估等中介機構(gòu)移交檔案：為配合審計、評估工作，提供公司相關(guān)財務、業(yè)務等檔案資料。三、檔案移交審批流程（一）提出移交申請1.內(nèi)部移交：公司各部門因工作需要進行檔案移交時，由移交部門填寫《檔案移交申請表》，詳細說明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交原因、接收部門等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.外部移交：公司與外部單位進行檔案移交時，由相關(guān)業(yè)務部門負責填寫《檔案移交申請表》，注明移交檔案的具體內(nèi)容、移交對象、移交依據(jù)等，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導審核簽字后提交檔案管理部門。（二）檔案管理部門審核1.檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，對移交檔案的完整性、準確性、規(guī)范性進行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案是否經(jīng)過整理、編目，是否符合檔案保管期限要求，是否涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)保護等問題，并對檔案的密級進行確定。3.如發(fā)現(xiàn)移交檔案存在問題，檔案管理部門應及時與移交部門溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息，直至檔案符合移交要求。（三）審批1.內(nèi)部移交：經(jīng)檔案管理部門審核通過的內(nèi)部檔案移交申請，由檔案管理部門負責人簽字審批。審批通過后，移交部門方可進行檔案移交。2.外部移交：對于與外部單位的檔案移交申請，檔案管理部門審核通過后，需提交公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理根據(jù)公司利益、法律法規(guī)要求等因素進行綜合考量，做出審批決定。（四）檔案移交實施1.移交清單編制：移交部門按照審批通過的《檔案移交申請表》，編制《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、檔案編號等信息，并與接收部門進行核對。2.檔案交接：移交部門與接收部門按照《檔案移交清單》進行檔案實物交接，雙方在交接清單上簽字確認。交接過程中，應確保檔案安全、完整，避免出現(xiàn)丟失、損壞等情況。3.電子檔案移交：對于電子檔案，移交部門應按照公司電子檔案管理規(guī)定，將電子檔案存儲介質(zhì)或通過網(wǎng)絡傳輸給接收部門，并確保電子檔案的可讀性和可用性。接收部門應及時對電子檔案進行備份和妥善保管。（五）備案檔案管理部門負責對檔案移交情況進行備案，將《檔案移交申請表》、《檔案移交清單》等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。備案內(nèi)容應包括移交時間、移交檔案名稱及數(shù)量、移交部門與接收部門、審批情況等信息。四、檔案移交過程中的責任界定（一）移交部門責任1.負責整理、編目擬移交的檔案，確保檔案內(nèi)容真實、完整、準確。2.按照規(guī)定的流程和時間要求提交檔案移交申請，并配合檔案管理部門進行審核工作。3.在檔案移交過程中，對移交檔案的真實性和完整性負責，不得隱瞞或提供虛假信息。4.負責與接收部門進行檔案實物交接，并確保交接過程順利進行，如有問題及時與接收部門溝通解決。（二）接收部門責任1.對接收的檔案進行認真核對，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與《檔案移交清單》一致。2.負責接收檔案后的妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進行整理、存儲和利用，不得擅自更改、銷毀或丟失檔案。3.在檔案接收過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門聯(lián)系，共同協(xié)商解決。如因接收部門原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題，接收部門應承擔相應責任。（三）檔案管理部門責任1.對檔案移交申請進行審核，確保移交檔案符合法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司檔案管理要求。2.指導和監(jiān)督檔案移交工作，協(xié)調(diào)移交部門與接收部門之間的關(guān)系，解決檔案移交過程中出現(xiàn)的問題。3.負責檔案移交情況的備案工作，對檔案移交過程進行記錄和跟蹤，確保檔案管理工作的連續(xù)性和規(guī)范性。（四）審批人員責任1.對檔案移交申請進行審批，根據(jù)公司利益、法律法規(guī)等因素做出合理的審批決定。2.對審批結(jié)果負責，如因?qū)徟д`導致公司利益受損或違反法律法規(guī)規(guī)定，審批人員應承擔相應責任。五、檔案移交的保密要求（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的檔案，包括產(chǎn)品配方、客戶信息、市場策略、財務數(shù)據(jù)等。2.涉及公司知識產(chǎn)權(quán)的檔案，如專利技術(shù)、商標、著作權(quán)等相關(guān)資料。3.其他按照公司保密制度規(guī)定應予以保密的檔案信息。（二）保密措施1.在檔案移交過程中，移交部門和接收部門應嚴格遵守公司保密制度，對涉及保密的檔案采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。2.移交部門和接收部門應對參與檔案移交工作的人員進行保密教育，明確保密責任，防止因人員疏忽導致保密信息泄露。3.對于向外部單位移交的檔案，如涉及保密內(nèi)容，應在移交前與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務，確保公司保密信息得到有效保護。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案移交審批制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查檔案移交流程是否合規(guī)、責任是否落實、檔案管理是否規(guī)范等。2.檔案管理部門應定期對檔案移交情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案移交過程中存在的問題，并向上級領(lǐng)導匯報自查結(jié)果。（二）外部監(jiān)督1.接受政府檔案管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案管理相關(guān)資料，配合政府部門的工作。2.在與外部單位進行檔案移交時，接受合作單位、審計機構(gòu)等相關(guān)方的監(jiān)督，確保檔案移交工作合法、合規(guī)、透明。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案移交審批制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)行為導