如何使用檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理與使用，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障，促進(jìn)公司/組織的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位及其工作人員在檔案管理與使用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理與使用活動合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的實際工作情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，信息完整可靠。3.安全保密原則加強檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失，對涉及公司/組織機密的檔案嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案的查詢、借閱等使用效率，為工作提供便利。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，管理制度，行政公文，工作計劃與總結(jié)，資質(zhì)證書，榮譽證書等。2.人事檔案類員工個人基本信息檔案，入職、離職手續(xù)文件，勞動合同，薪酬福利記錄，培訓(xùn)記錄，績效考核檔案，獎懲記錄，職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。3.財務(wù)檔案類會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)預(yù)算與決算文件，審計報告，稅務(wù)資料，資金往來記錄等。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案包括客戶資料、銷售合同、訂單記錄、市場調(diào)研報告等；研發(fā)業(yè)務(wù)檔案包括項目立項報告、研發(fā)方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等；生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等。5.合同檔案類各類合同文本，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等，以及合同的審批、執(zhí)行、變更、終止等相關(guān)文件。6.其他檔案類除上述類別外的其他重要檔案，如重大項目檔案、對外合作檔案、會議紀(jì)要、工作匯報、重要文件的收發(fā)記錄等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式。2.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用兩位大寫字母表示，如行政檔案類為“XZ”，人事檔案類為“RS”，財務(wù)檔案類為“CW”，業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)具體業(yè)務(wù)細(xì)分用相應(yīng)兩位字母表示，合同檔案類為“HT”，其他檔案類為“QT”。3.年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政檔案中的公司章程，其編號為“XZ2023001”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類文件、資料及時、完整地收集上來。2.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由相關(guān)接收人員負(fù)責(zé)收集，并及時傳遞給檔案管理人員。3.員工個人在工作中形成的重要文件，如工作報告、項目成果等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交給所在部門的檔案收集人員。（二）整理方法1.檔案管理人員收到收集上來的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。對于紙張破損、字跡模糊的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案保管期限的要求，將檔案分別存放于不同的存儲設(shè)備或區(qū)域。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，并按照檔案類別和編號進(jìn)行有序排列。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久保管、定期保管兩種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東名冊、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要會議記錄、重大合同、財務(wù)決算報告等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限如下：行政檔案類：一般性行政公文保管3年，重要行政決策文件保管10年，資質(zhì)證書、榮譽證書等永久保管。人事檔案類：員工個人基本信息檔案、勞動合同等永久保管，培訓(xùn)記錄、績效考核檔案等保管5年，離職手續(xù)文件等保管3年。財務(wù)檔案類：會計憑證、賬簿、報表等保管15年，財務(wù)預(yù)算與決算文件等保管10年，審計報告、稅務(wù)資料等保管10年。業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)業(yè)務(wù)特點確定保管期限，如銷售業(yè)務(wù)檔案中的客戶資料、銷售合同等保管5年，研發(fā)業(yè)務(wù)檔案中的項目立項報告、技術(shù)文檔等保管10年，生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案中的生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗記錄等保管3年。合同檔案類：各類合同文本及其相關(guān)文件按照合同履行完畢后的保管期限執(zhí)行，一般保管5年至10年不等。其他檔案類：重大項目檔案、對外合作檔案等根據(jù)項目重要程度和實際需要確定保管期限，一般保管5年至20年不等，會議紀(jì)要、工作匯報等保管3年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.對到期的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和保管期限要求，確定是否繼續(xù)保管、銷毀或延長保管期限。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲于不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。五、檔案的使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人查閱檔案，需持有正式的查閱函，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，將申請表提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案。5.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失等情況后，將檔案歸位。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱份數(shù)等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織機密的檔案，借閱申請人需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人借閱檔案，需持有正式的借閱函，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，將申請表提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的借閱信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.借閱人員與檔案管理人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時間、檔案保管責(zé)任等。5.借閱人員領(lǐng)取檔案，并在檔案借閱登記本上記錄借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱人等信息。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。7.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失等情況后，將檔案歸位，并解除借閱協(xié)議。（五）復(fù)印與摘錄1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印摘錄申請表》，注明復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織機密的檔案，復(fù)印或摘錄申請人需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的復(fù)印或摘錄信息，對檔案進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋檔案管理專用章。4.復(fù)印或摘錄人員應(yīng)在檔案復(fù)印摘錄登記本上記錄復(fù)印或摘錄時間、復(fù)印或摘錄內(nèi)容、復(fù)印或摘錄人等信息。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有長期保存價值、使用頻率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括但不限于重要的行政文件、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、合同檔案等。2.優(yōu)先對紙質(zhì)檔案中難以長期保存、易損壞的部分進(jìn)行數(shù)字化，如歷史悠久的文件、褪色或字跡模糊的檔案等。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描選擇專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，確保掃描圖像清晰、完整。根據(jù)檔案的紙張大小、厚度等因素，調(diào)整掃描參數(shù)，如分辨率、色彩模式等。一般掃描分辨率不低于300dpi，色彩模式為24位真彩色。對掃描后的圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)與檔案編號相對應(yīng)，確保圖像與原始檔案的一致性。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。對于多頁檔案，按照正確的順序進(jìn)行拼接，確保圖像的連貫性。3.數(shù)據(jù)錄入根據(jù)檔案內(nèi)容，錄入相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等。對圖像中的文字信息進(jìn)行識別和錄入，建立電子索引，方便后續(xù)查詢和利用。4.存儲與管理將數(shù)字化后的檔案存儲于專門的電子檔案管理系統(tǒng)中，按照檔案分類和編號進(jìn)行有序存儲。對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，要做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。(三)數(shù)字化檔案的使用1.數(shù)字化檔案的查閱、借閱、復(fù)印與摘錄等使用流程與紙質(zhì)檔案相同，但需通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。2.查閱人員在電子檔案管理系統(tǒng)中輸入查閱關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動檢索并顯示相關(guān)檔案信息，查閱人員可根據(jù)需要在線查看、下載或打印檔案內(nèi)容。3.借閱人員如需借閱數(shù)字化檔案，應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中提交借閱申請，經(jīng)審批通過后，系統(tǒng)生成借閱授權(quán)碼，借閱人員可在規(guī)定期限內(nèi)通過授權(quán)碼訪問和下載檔案。4.復(fù)印與摘錄數(shù)字化檔案時，系統(tǒng)記錄操作信息，并對摘錄內(nèi)容進(jìn)行水印處理，防止非法使用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司/組織內(nèi)部的檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限要求，對到期檔案進(jìn)行逐一審查。2.審查檔案是否仍具有保存價值，如是否涉及公司/組織的重要歷史資料、法律糾紛、知識產(chǎn)權(quán)等。3.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如檔案內(nèi)容是否齊全、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、字跡是否清晰等。（三）銷毀流程1.檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、鑒定意見等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交給公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保