檔案利用開放制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用與開放工作，充分發(fā)揮檔案的價值，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案的利用與開放管理，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用與開放工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用與開放過程中，始終將檔案安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織內(nèi)部工作需求及相關(guān)合法利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。4.合理利用原則鼓勵對檔案進(jìn)行合理利用，充分發(fā)揮檔案的作用，但嚴(yán)禁利用檔案從事違法違規(guī)或損害公司/組織利益的活動。二、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員為開展日常工作，如查閱業(yè)務(wù)資料、參考?xì)v史文件、核實(shí)人事信息等，可申請利用相關(guān)檔案。因工作需要進(jìn)行項(xiàng)目研究、撰寫報告、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等，可查閱與項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料。參與公司/組織內(nèi)部審計(jì)、調(diào)查等工作，可根據(jù)工作要求查閱相應(yīng)檔案。2.外部單位或個人因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法執(zhí)行公務(wù)需要，按照法定程序可查閱公司/組織相關(guān)檔案。與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴，在簽訂合作協(xié)議或履行合作事項(xiàng)過程中，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱必要的檔案資料。其他符合法律法規(guī)規(guī)定的外部單位或個人，經(jīng)公司/組織審核同意后，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.申請公司/組織內(nèi)部人員如需利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案名稱及內(nèi)容等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。外部單位或個人申請利用檔案，應(yīng)提交正式的申請函，注明利用目的、所需檔案范圍、查閱時間等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明文件（如司法機(jī)關(guān)的協(xié)助調(diào)查函、合作協(xié)議等），經(jīng)公司/組織檔案管理部門審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請人的利用目的及工作實(shí)際需求，對《檔案利用申請表》進(jìn)行審批。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，并簽署明確意見。公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)對外部單位或個人的檔案利用申請進(jìn)行最終審批。審批通過后，將申請材料返回檔案管理部門。3.查閱檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱場所的管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)立即報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用期限1.公司/組織內(nèi)部人員因日常工作需要查閱檔案，一般應(yīng)在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱，并及時歸還。如需延長查閱期限，應(yīng)重新辦理申請審批手續(xù)。2.外部單位或個人查閱檔案的期限，根據(jù)具體審批情況確定。一般情況下，查閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。三、檔案開放（一）開放范圍1.依據(jù)國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，可以向社會開放的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行開放。開放檔案的范圍應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整，確保符合國家政策和公司/組織發(fā)展需求。2.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私、國家安全等敏感信息的檔案，不得開放。（二）開放方式1.網(wǎng)站公開對于部分可以公開的檔案信息，可在公司/組織官方網(wǎng)站上設(shè)立檔案開放專欄，按照規(guī)定的格式和要求，將檔案目錄或摘要進(jìn)行公開。公開的檔案信息應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，并注明查閱方式和獲取途徑。2.現(xiàn)場查閱設(shè)立專門的檔案查閱場所，向社會公眾提供現(xiàn)場查閱服務(wù)。社會公眾可按照規(guī)定的程序，申請查閱開放檔案。在查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提供必要的指導(dǎo)和幫助。3.信息發(fā)布根據(jù)檔案內(nèi)容及社會需求，整理編寫相關(guān)檔案信息資料，通過新聞媒體、行業(yè)刊物、專題報告等形式向社會發(fā)布。發(fā)布的檔案信息應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保信息真實(shí)、客觀、合法。（三）開放程序1.審核檔案管理部門對擬開放的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查檔案內(nèi)容是否符合開放條件，是否涉及敏感信息等。審核通過后，填寫《檔案開放審核表》，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案開放申請進(jìn)行審批。審批通過后，確定檔案開放的方式、范圍、時間等具體事項(xiàng)，并將審批結(jié)果反饋給檔案管理部門。3.實(shí)施檔案管理部門按照審批結(jié)果，組織實(shí)施檔案開放工作。對于網(wǎng)站公開的檔案信息，應(yīng)及時更新維護(hù)；對于現(xiàn)場查閱服務(wù)，應(yīng)做好接待和管理工作；對于信息發(fā)布，應(yīng)按照規(guī)定的渠道和方式進(jìn)行發(fā)布。4.記錄與反饋建立檔案開放記錄制度，對每一次檔案開放的申請、審核、審批、實(shí)施等過程進(jìn)行詳細(xì)記錄。同時，收集社會公眾對檔案開放工作的意見和建議，及時反饋給檔案管理部門，以便不斷改進(jìn)工作。四、檔案利用與開放的監(jiān)督管理（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案利用與開放監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案利用與開放工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案利用申請審批情況、查閱過程合規(guī)情況、檔案歸還情況、開放檔案審核與實(shí)施情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用與開放工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并將自查情況報告公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)。3.公司/組織審計(jì)部門可根據(jù)工作需要，對檔案利用與開放工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案利用與開放過程中的合規(guī)性、安全性及效益性等方面。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，擅自利用檔案或開放檔案的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處理措施。2.對于因違規(guī)利用檔案或開放檔案，導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改、丟失或給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.對于在檔案利用與開放工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司/組織將給予表彰和獎勵，以激勵全體員工積極做好檔案利用與開放工作。五、檔案利用與開放的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用與開放管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢統(tǒng)計(jì)、利用申請審批、開放信息發(fā)布等功能模塊，提高檔案管理工作的效率和信息化水平。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織內(nèi)部其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與交互，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力的支持。（二）電子檔案利用與開放1.對于已數(shù)字化的電子檔案，利用人員可通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱、下載、打印等操作。在利用電子檔案過程中，應(yīng)遵守系統(tǒng)的操作規(guī)范和安全保密要求，確保電子檔案的安全。2.電子檔案的開放應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行審核和審批。審核通過后，可通過檔案管理系統(tǒng)或公司/組織官方網(wǎng)站等渠道向社會公眾提供電子檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。定期對電