文明單位檔案制度一、總則（一）目的為加強文明單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文明單位建設(shè)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本文明單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本單位在各項工作中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由單位綜合檔案室負責(zé)集中管理本單位各類檔案。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確反映本單位工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理本單位工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案利用服務(wù)。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識。（二）各部門檔案員1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。4.負責(zé)本部門檔案的日常保管，并配合綜合檔案室做好檔案安全檢查等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文、來函、批示、通知等文件材料。2.本單位形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、紀要、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.本單位各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、項目方案及相關(guān)資料等。4.本單位組織的各類會議材料，包括會議通知、議程、報告、講話、決議等。5.本單位開展的各類活動資料，如宣傳活動、文化活動、志愿服務(wù)活動等相關(guān)材料。6.[具體列舉一些其他可能涉及的領(lǐng)域，如人事檔案（干部任免、考核、培訓(xùn)、獎懲等材料）、財務(wù)檔案（會計憑證、賬簿、報表等）、設(shè)備檔案（設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維修等資料）等]7.本單位獲得的各類榮譽證書、獎牌、獎杯等實物及相關(guān)證明材料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對辦理完畢的文件材料，應(yīng)及時進行整理，按照檔案分類要求進行分類存放，并定期移交至綜合檔案室。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理，確保檔案的真實、準確和完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理。將同一年度形成的文件材料，按照永久、長期、短期三種保管期限分別整理，再按照不同機構(gòu)或問題進行組卷。2.科技檔案：按照項目分類，每個項目內(nèi)再按照文件形成的時間順序排列。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別分別整理，按照時間順序裝訂成冊。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立個人檔案盒，將各類材料有序存放。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.文書檔案：分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類等一級類目，每個一級類目下再根據(jù)實際情況設(shè)置若干二級類目和三級類目。2.科技檔案：分為基本建設(shè)項目檔案、設(shè)備儀器檔案、科研項目檔案等一級類目，每個一級類目下再按照項目或設(shè)備的具體情況進行細分。3.會計檔案：分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等一級類目。4.人事檔案：分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、其他材料等一級類目。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用“年度+保管期限+流水號”的方式。例如，2023年永久保存的第10卷文書檔案編號為“2023YJ010”。2.科技檔案編號：按照項目或設(shè)備編號進行編制，在項目或設(shè)備編號后加上檔案分類代碼和流水號。例如，某項目編號為“XM202301”，該項目下的技術(shù)文件第5份檔案編號為“XM202301J005”。3.會計檔案編號：按照會計年度和檔案類別進行編號。例如，2023年的會計憑證第3冊編號為“2023KZ003”。4.人事檔案編號：按照個人檔案編號進行編制，在檔案編號后加上檔案材料類別代碼和流水號。例如，某人檔案編號為“RS2023001”，其入黨申請書編號為“RS2023001D001”。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)置專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準。2.對電子檔案，應(yīng)配備專用的存儲設(shè)備，并進行異地備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：保管期限為30年。主要是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管：保管期限為10年。主要是在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.電子檔案應(yīng)定期進行備份，并進行數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱本單位檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱本單位檔案。4.其他經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準的查閱利用情況。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱人員可直接到綜合檔案室查閱紙質(zhì)檔案。查閱時，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體時長]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人批準，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。（三）利用審批1.本單位內(nèi)部查閱檔案，由查閱部門填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，即可到綜合檔案室查閱。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信，并經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理審批手續(xù)，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。（四）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、利用方式、審批情況等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負責(zé)人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干為成員。負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對雖未超過保管期限，但因機構(gòu)變動、職能調(diào)整等原因，已失去利用價值的檔案，也可進行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定其保存價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由鑒定工作小組全體成員簽字確認。3.將《檔案銷毀鑒定表》報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。《檔案銷毀清冊》應(yīng)詳細記錄銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，與《檔案銷毀鑒定表》一并歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，并進行分類存儲。2.檔案信息錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和管理。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能模塊，方便檔案管理人員進行日常操作和管理。4.安全管理：建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施