巡察檔案制度一、總則（一）目的為加強公司巡察檔案管理，確保巡察工作檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮巡察檔案在公司監(jiān)督管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部開展的各類巡察工作所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則巡察檔案由公司指定的專門部門或機構集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映巡察工作的全過程，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密、敏感信息的巡察檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案整理應科學合理，便于查詢、借閱和使用，以滿足公司內部對巡察工作信息的需求。二、檔案管理職責（一）巡察工作領導小組職責1.領導和監(jiān)督巡察檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司整體要求和相關法律法規(guī)。2.審批巡察檔案管理工作的重要制度、規(guī)定和工作計劃。3.協(xié)調解決巡察檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。（二）巡察工作部門職責1.負責巡察工作的組織實施，在巡察過程中及時收集、整理各類文件資料，確保檔案資料的原始性和完整性。2.對巡察檔案進行初步分類、編號和裝訂，按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交檔案。3.配合檔案管理部門做好巡察檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理部門職責1.制定和完善巡察檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。2.接收巡察工作部門移交的檔案，對檔案進行全面審核、整理、編目、上架等工作，確保檔案質量符合要求。3.建立巡察檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.負責巡察檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、維護，確保檔案實體安全。5.按照規(guī)定提供巡察檔案的查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.組織開展巡察檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報經批準后實施銷毀。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.巡察工作方案、計劃、通知等文件材料。2.巡察組人員組成及分工文件。3.被巡察單位的基本情況資料，包括組織機構、人員名單、財務報表等。4.巡察工作中形成的各類談話記錄、調查問卷、會議紀要、工作底稿等。5.巡察報告、反饋意見、整改方案及整改報告等。6.與巡察工作相關的其他文件、資料。（二）收集要求1.巡察工作部門應在巡察工作結束后[X]個工作日內，將巡察期間形成的各類文件資料收集齊全，進行初步整理。2.收集的文件資料應保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應及時進行修復和補充。3.對于電子文件，應確保其格式正確、內容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.分類巡察檔案按照文件材料的來源、時間、內容等進行分類，一般分為綜合類、巡察組工作類、被巡察單位情況類、巡察報告及反饋類、整改類等類別。2.編號對每一份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號可采用年度+類別+順序號的方式，如“20XXZH001”表示20XX年度綜合類第001號文件。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括文件編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字，保持文件的原貌。四、檔案保管（一）保管期限巡察檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司重大決策、重要人事任免、重大財務收支等具有長遠歷史查考價值的檔案，應永久保管。2.長期保管對公司監(jiān)督管理、業(yè)務發(fā)展等有重要參考作用的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管在一定時期內具有查考價值，但保管期限較短的檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保紙質檔案的安全保管。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設備，對電子檔案進行備份存儲。同時，制定電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.嚴格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。五、檔案利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱巡察檔案的，應填寫《巡察檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密、敏感信息的巡察檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，經公司分管領導批準后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持審批后的《巡察檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內容，查找并提供相應的檔案資料。2.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。3.查閱過程中，檔案管理人員應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱結束后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進行核對、清點。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱巡察檔案的，應填寫《巡察檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，報公司分管領導批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。借閱結束后，應按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人員的責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立巡察檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、巡察工作部門相關人員及公司內部有關專家組成，負責對巡察檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和保存價值，對檔案進行逐份審查，確定其是否仍具有保存價值。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，可列入銷毀范圍。3.對于涉及公司機密、敏感信息的檔案，在鑒定銷毀時應嚴格按照保密規(guī)定進行處理。（三）銷毀程序1.鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報經公司分管領導批準。2.檔案管理部門按照批準的銷毀清單，對檔案進行清點、登記，確保銷毀檔案的準確性。3.采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信