重新修訂檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管與維護(hù)：建立檔案庫(kù)房及相關(guān)設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案保管期限和利用價(jià)值，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，利用信息技術(shù)手段提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政辦公文件，人事管理文件，財(cái)務(wù)管理文件，審計(jì)監(jiān)察文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷文件，客戶關(guān)系管理文件，項(xiàng)目管理文件，生產(chǎn)管理文件，質(zhì)量管理文件，采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理文件，研發(fā)與技術(shù)管理文件等。3.合同協(xié)議類：各類合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等。4.基本建設(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件。5.設(shè)備儀器類：設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等相關(guān)文件。6.會(huì)計(jì)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料。7.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用層次分類編號(hào)法，按照檔案分類類別進(jìn)行編號(hào)。例如，行政管理類檔案編號(hào)為XZGL001，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案編號(hào)為YWJY001等。每一類檔案再根據(jù)形成時(shí)間、順序等進(jìn)行流水編號(hào)。2.編號(hào)示例：如行政管理類中2023年第10份文件，編號(hào)為XZGL2023010。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)及時(shí)將在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.收集要求：歸檔材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料。電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。3.收集時(shí)間：各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案材料整理后移交檔案管理部門。對(duì)于重要項(xiàng)目或緊急事件形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。（二）檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.編目裝訂：對(duì)每一份檔案編制目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱。電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的格式進(jìn)行存儲(chǔ)和命名，建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、交通便利的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放場(chǎng)所。2.建筑要求：庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，采用堅(jiān)固耐用的建筑材料，確保庫(kù)房結(jié)構(gòu)安全。3.設(shè)施設(shè)備配備：配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，滿足檔案存放需求。安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境的適宜和安全。（二）檔案保管措施1.上架存放：檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。2.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.溫濕度控制：根據(jù)檔案保管要求，合理調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)庫(kù)房安全管理，嚴(yán)格門禁制度，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。做好消防、防盜、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。六、檔案檢索與利用（一）檔案檢索1.檢索工具建設(shè)：建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)目錄索引、電子檢索數(shù)據(jù)庫(kù)等，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。2.檢索途徑：提供多種檢索途徑，如檔號(hào)檢索、題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等，滿足不同用戶的檢索需求。3.檢索效率提升：不斷優(yōu)化檢索系統(tǒng)，提高檢索速度和準(zhǔn)確性。定期對(duì)檢索工具進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檢索信息的完整性和時(shí)效性。（二）檔案利用1.利用申請(qǐng)：公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、檔號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門辦理。2.利用審批：檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況，確定是否提供利用以及利用方式。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批。3.利用方式：檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案一般不得超過[規(guī)定借閱期限]，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.利用登記：檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱、檔號(hào)等信息，以便跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。5.歸還與驗(yàn)收：借閱檔案到期后，利用人應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定程序：檔案鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出存毀意見。對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、檔號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好相關(guān)記錄。3.銷毀監(jiān)督：檔案銷毀過程應(yīng)由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)督，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.總體目標(biāo)：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、檢索、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。3.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）電子檔案管理1.電子文件歸檔：各部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將電子文件及時(shí)歸檔到檔案管理信息系統(tǒng)中。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.電子檔案整理：檔案管理部門對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)提供電子檔案的檢索和利用服務(wù)，用戶可以在線查閱、下載電子檔案。對(duì)于涉及電子檔案的利用申請(qǐng)、