檔案安全監(jiān)察制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案安全監(jiān)察制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案安全管理監(jiān)察工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全各項(xiàng)檔案安全管理制度和措施，加強(qiáng)對檔案形成、保管、利用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.全面管理原則對公司各類檔案的安全管理進(jìn)行全面覆蓋，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等不同載體形式，確保檔案安全無死角。3.責(zé)任追究原則對違反檔案安全規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.定期對公司檔案安全狀況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患。3.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理檔案安全事故，及時(shí)向上級主管部門報(bào)告。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案安全。2.建立健全本部門檔案安全管理制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案安全管理。3.配合公司檔案管理部門開展檔案安全檢查和評估工作，落實(shí)整改措施。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、上架、存儲等，確保檔案存放有序、安全。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作。三、檔案安全管理措施（一）檔案實(shí)體安全管理1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等功能，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案存儲檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。檔案存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃易爆物品。3.檔案搬運(yùn)與運(yùn)輸在檔案搬運(yùn)和運(yùn)輸過程中，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，確保檔案不受損壞。搬運(yùn)檔案時(shí)應(yīng)輕拿輕放，避免碰撞、擠壓，運(yùn)輸車輛應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、受損。（二）檔案信息安全管理1.電子檔案管理建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲和利用。電子檔案應(yīng)采用加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全技術(shù)措施，確保電子檔案的安全性和完整性。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)更新殺毒軟件和防火墻，防止病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.檔案信息保密嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案信息保密的法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、國家機(jī)密等重要檔案信息進(jìn)行保密管理。明確檔案信息的保密范圍和保密期限，對接觸檔案信息的人員進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，限制無關(guān)人員訪問檔案信息。加強(qiáng)對檔案信息利用過程的監(jiān)督，確保檔案信息在合法、合規(guī)的前提下使用。（三）檔案安全應(yīng)急管理1.應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。2.應(yīng)急處置措施發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，最大限度地減少損失。對受損檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡可能恢復(fù)檔案的原貌和完整性。及時(shí)向上級主管部門報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。四、檔案安全監(jiān)察內(nèi)容（一）制度執(zhí)行情況監(jiān)察1.檢查公司檔案安全管理制度的制定和完善情況，是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。。2.監(jiān)督各部門及檔案管理人員對檔案安全管理制度的執(zhí)行情況，是否嚴(yán)格按照制度規(guī)定開展檔案管理工作。（二）檔案庫房安全監(jiān)察1.檢查檔案庫房的選址、建設(shè)是否符合安全要求，庫房的安全設(shè)施是否齊全、有效。2.查看檔案庫房的溫濕度、清潔衛(wèi)生狀況，是否滿足檔案存儲條件。3.檢查檔案的存放是否規(guī)范，有無亂堆亂放、損壞丟失等情況。（三）檔案信息安全監(jiān)察1.檢查電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否到位，是否存在安全漏洞。2.監(jiān)督檔案信息的保密管理情況，是否存在檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。3.查看檔案信息利用過程中的審批和登記記錄，是否符合規(guī)定要求。（四）檔案安全應(yīng)急管理監(jiān)察1.檢查檔案安全應(yīng)急預(yù)案的制定和演練情況，是否具有針對性和可操作性。2.了解應(yīng)急處置物資和設(shè)備的配備情況，是否滿足應(yīng)急處置需要。3.查看檔案安全事故的報(bào)告和處理情況，是否及時(shí)、有效。五、檔案安全監(jiān)察方式（一）定期檢查公司檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案安全檢查，對各部門的檔案安全管理情況進(jìn)行檢查評估。（二）不定期抽查公司檔案管理部門不定期對各部門的檔案安全管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）專項(xiàng)檢查針對檔案安全管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵問題，適時(shí)開展專項(xiàng)檢查，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。（四）自我檢查各部門應(yīng)定期開展檔案安全自我檢查，對本部門的檔案安全管理情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。六、檔案安全問題整改（一）問題發(fā)現(xiàn)與記錄在檔案安全監(jiān)察過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，詳細(xì)描述問題的性質(zhì)、地點(diǎn)、責(zé)任人等信息。（二）整改措施制定針對發(fā)現(xiàn)的問題，由檔案管理部門會同相關(guān)部門制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。（三）整改實(shí)施與跟蹤相關(guān)責(zé)任人按照整改措施要求認(rèn)真組織實(shí)施整改，檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作按時(shí)完成。（四）整改結(jié)果驗(yàn)收整改完成后，由檔案管理部門組織對整改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可銷號。對整改不到位的，應(yīng)責(zé)令重新整改，直至達(dá)到要求。七、檔案安全責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因違反檔案安全管理制度，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等安全事故的，根據(jù)事故的嚴(yán)重程度和責(zé)任大小，確定相關(guān)責(zé)任人。2.對在檔案安全管理工作中存在失職、瀆職行為的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對違反檔案安全規(guī)定的責(zé)任人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降職、撤職等行政處分。2