辦公文件檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦公過程中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公文件檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件檔案的安全和保密。4.便于利用原則：文件檔案的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、文件檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司辦公文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類文件檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。3.對(duì)文件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，確保文件檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)文件檔案的存儲(chǔ)、保管，確保文件檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限對(duì)文件檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。6.提供文件檔案的查詢、借閱等服務(wù)，滿足公司各部門及員工的工作需要。7.定期對(duì)公司文件檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估，不斷改進(jìn)管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司辦公文件檔案管理制度，確保本部門文件檔案的規(guī)范管理。3.配合檔案管理部門做好文件檔案的查詢、借閱等工作，及時(shí)歸還所借文件檔案。4.對(duì)本部門文件檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓文件檔案。（三）文件檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守公司辦公文件檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)文件檔案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管等。3.熟練掌握文件檔案管理知識(shí)和技能，不斷提高工作水平。4.保守公司文件檔案機(jī)密，不得泄露公司文件檔案內(nèi)容。5.積極配合公司各部門及員工的文件檔案查詢、借閱等工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.公司各部門及員工在工作過程中應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定和工作需要，及時(shí)形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件形成應(yīng)使用公司統(tǒng)一格式的紙張和文具，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件的形成應(yīng)符合公司電子文件管理規(guī)定，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保本部門文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括文件的正本、副本、草稿、附件等，確保文件的完整性。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并送交檔案管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.檔案管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.整理文件時(shí)，應(yīng)按照文件的類別、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類，確保文件的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件目錄，便于查詢和管理。4.對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性。（二）文件歸檔1.整理后的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案管理的要求進(jìn)行存儲(chǔ)。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和利用。3.建立電子檔案庫(kù)，將電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。五、文件檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放辦公文件檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保文件檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.公司辦公文件檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文件檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的文件檔案保管期限為10年至永久，主要包括公司一般性的文件材料、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的文件檔案保管期限為1年至10年，主要包括公司臨時(shí)性的文件材料、會(huì)議記錄等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行檢查，確保文件檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子文件檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放，確保電子文件檔案的安全性。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，防止文件檔案泄露。六、文件檔案的利用（一）查詢1.公司各部門及員工因工作需要查詢文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容、查詢目的等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查詢，并按照規(guī)定提供文件檔案復(fù)印件或原件。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查詢，不得擅自將文件檔案帶出檔案庫(kù)房。（二）借閱1.公司各部門及員工因工作需要借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱內(nèi)容、借閱期限等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)文件檔案的保管期限和重要程度進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還所借文件檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借文件檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞文件檔案。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）復(fù)制1.公司各部門及員工因工作需要復(fù)制文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制目的等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門收到復(fù)制申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)文件檔案的保管期限和重要程度進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可復(fù)制。3.復(fù)制文件檔案應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定格式的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制件的質(zhì)量和清晰度。4.復(fù)制后的文件檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和管理，并與原件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)制件的準(zhǔn)確性。七、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的文件檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件檔案的價(jià)值和歷史意義等因素，綜合考慮是否需要繼續(xù)保存。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）銷毀1.對(duì)經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的文件檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀內(nèi)容、銷毀原因等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)安排專