檔案部規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的全過(guò)程，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.負(fù)責(zé)公司檔案的安全管理，確保檔案的安全與完整。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整與安全。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案部移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合檔案部做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。4.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票等。4.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等方面形成的文件、圖紙、資料等。6.公司行政辦公、人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷等方面形成的文件、資料等。7.公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的文件、資料、照片、音像資料等。8.公司員工個(gè)人檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案的規(guī)范性。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案部，不得擅自留存或銷毀。4.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）收集時(shí)間1.公司各類文件、資料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，一般不得超過(guò)一個(gè)月。2.公司員工個(gè)人檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)移交檔案部。3.其他特殊情況的檔案收集時(shí)間，由檔案部根據(jù)實(shí)際情況確定。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保管和利用，符合檔案管理的要求。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，以便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案整理的質(zhì)量。2.檔案整理應(yīng)按照規(guī)定的方法和要求進(jìn)行，不得隨意更改。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得損壞檔案。4.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)將檔案移交檔案部保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放公司各類檔案。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全與完整。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案庫(kù)房的正常運(yùn)行。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)的順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等方式進(jìn)行保管，并定期進(jìn)行備份。3.檔案庫(kù)房應(yīng)建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司一般性活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。5.檔案保管期限的確定，由檔案部根據(jù)檔案的重要性、價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。2.對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止檔案受潮、發(fā)霉。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，不得在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司的整體利益出發(fā)進(jìn)行鑒定。3.嚴(yán)格按照鑒定程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的價(jià)值和保管期限。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值和保管期限。（四）鑒定程序1.檔案部定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)。2.成立檔案鑒定小組，由檔案部負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，對(duì)檔案部提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核。3.檔案鑒定小組根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的存毀意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和匯總，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和合法性。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案部查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，須經(jīng)檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.復(fù)制：檔案利用者因工作需要確需復(fù)制檔案的，須填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案利用者歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案部，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、檔案保密（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。3.檔案利用者查閱、借閱、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格